KI-Prozessmanager

Für wen ist der KI-Prozessmanager gedacht?

Für Mitarbeiter aus Fachabteilungen, Verwaltung und kaufmännischen Bereichen kleiner und mittlerer Betriebe, die zum internen Ansprechpartner für Prozessautomatisierung mit KI werden sollen. Gerade kleinere Betriebe ohne eigene IT-Abteilung besetzen diese Rolle aus der eigenen Belegschaft.

Und für Beschäftigte, deren Arbeit viele wiederkehrende Verwaltungs-, Dokumentations- und Bearbeitungsaufgaben enthält. Für sie ist die Weiterbildung der Schritt von der ausführenden zur gestaltenden Rolle im eigenen Betrieb.

Am meisten bringt sie, wenn Ihr Betrieb konkrete Vorhaben vor sich hat: Angebots- und Auftragsbearbeitung, Rechnungs- und Belegverarbeitung, Kundenanfragen, Berichtswesen oder interne Dokumentation.

Wer selbst arbeitsuchend ist, ist hier falsch, denn gefördert wird über den Arbeitgeber. Für Arbeitsuchende ist der Digitalisierungsmanager mit Bildungsgutschein der passende Weg.

Welche Zugangsvoraussetzungen gelten?

• eine abgeschlossene Berufsausbildung oder mindestens drei Jahre einschlägige Berufspraxis
• sicherer Umgang mit PC oder Laptop, Internet und E-Mail
• Deutschkenntnisse mindestens auf Niveau B2
• ein internetfähiges Endgerät mit Browser, Mikrofon und stabiler Internetverbindung

KI-Vorkenntnisse und Programmierkenntnisse werden ausdrücklich nicht vorausgesetzt, alle eingesetzten Werkzeuge sind visuell bedienbar. Die Eignung klären wir vorab in einem Beratungsgespräch.

Welche Module umfasst die Weiterbildung?

• M1 Digitale Geschäftsprozesse im Betrieb · 27 UE
• M2 Prozessaufnahme und Prozessdarstellung · 36 UE
• M3 Prozessanalyse und Auswahl von Automatisierungsvorhaben · 36 UE
• M4 Einführung in die KI-gestützte Automatisierung · 36 UE
• M5 Workflow-Automatisierung ohne Programmierung · 108 UE
• M6 Große Sprachmodelle im Unternehmenseinsatz · 72 UE
• M7 KI-gestützte Dokumentenverarbeitung · 63 UE
• M8 Chatbots und KI-Assistenten · 63 UE
• M9 Datenanalyse und Berichtswesen · 45 UE
• M10 Veränderungsmanagement im Betrieb · 36 UE
• M11 Projektmanagement für Automatisierungsvorhaben · 27 UE
• M12 Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance · 36 UE
• M13 Betriebliches Praxisprojekt und Zertifikatsvorbereitung · 117 UE

Der rote Faden ist der eigene Betrieb. Jeder Teilnehmer bringt zu Beginn ein bis zwei Arbeitsprozesse aus seinem Arbeitsumfeld mit. In den Modulen M1 bis M3 werden sie aufgenommen und bewertet, in M5 bis M9 Schritt für Schritt automatisiert und in M10 im Team eingeführt.

Im Praxisprojekt M13 entsteht daraus eine dokumentierte Gesamtlösung: umgesetzt und getestet, mit dem Prozess vor und nach der Automatisierung, Datenschutz-Dokumentation, Einführungsplan und Abschlusspräsentation. In vier Betriebswerkstätten von je neun Unterrichtseinheiten, verteilt auf zwei aufeinanderfolgende Unterrichtstage, arbeiten die Teilnehmer angeleitet nur an ihrem eigenen Fall. Vertrauliche oder personenbezogene Betriebsdaten bleiben dabei draußen, gearbeitet wird mit anonymisierten Prozessdaten oder mit den Fallstudien-Betrieben des Trägers.

Jeder Teilnehmer bekommt eine eigene Instanz der Automatisierungsplattform n8n, dazu Zugang zu aktuellen Sprachmodellen über unsere Plattform chat.skill-sprinters.de, eine Vektor-Datenbank für wissensbasierte Assistenten, das Auswertungswerkzeug Metabase und das Modellierungswerkzeug bpmn.io.

Die Kosten der KI-Nutzung trägt der Träger, eigene kostenpflichtige Zugänge sind nicht nötig. Allein das Modul zur Workflow-Automatisierung umfasst 108 Unterrichtseinheiten, wer also eine gründliche n8n-Schulung für einen Mitarbeiter sucht, findet sie hier als Teil des Ganzen.

Teilzeit vormittags oder nachmittags

Den KI-Prozessmanager gibt es nur in Teilzeit, in zwei Tageslagen mit gleichem Umfang. Die Maßnahme ist nach AZAV zugelassen, beide Teilzeitformen sind in Vorbereitung.

Feiertage verlängern die Dauer, sie verkürzen den Unterricht nie.

So läuft ein Unterrichtstag

Unterricht ist von Montag bis Freitag, wahlweise vormittags von 8:00 bis 12:00 Uhr mit einer Pause von 9:30 bis 9:45 Uhr oder nachmittags von 13:00 bis 17:00 Uhr mit einer Pause von 14:30 bis 14:45 Uhr.

Das sind 5 Unterrichtseinheiten à 45 Minuten je Tag und 25 je Woche, zusammen 141 Unterrichtstage in rund 28 Wochen; der letzte Tag hat 2 Unterrichtseinheiten. Die Lage legen wir vor Beginn fest, eine Gruppe bleibt durchgehend darin. Fällt ein Unterrichtstag auf einen Feiertag, wird er am Ende angehängt, damit die vollen 702 UE erteilt werden.

Diese Teilzeitform ist in Vorbereitung. Eine Vollzeitform gibt es für den KI-Prozessmanager bewusst nicht.

Der erste Block mit 2 Unterrichtseinheiten beginnt mit einer kurzen Wiederholung des Vortags, klärt offene Fragen und bringt den neuen Stoff mit Live-Demonstrationen. Im zweiten Block mit 3 Unterrichtseinheiten wird geübt und am eigenen Betriebsfall gearbeitet, einzeln und in Gruppenräumen, mit dem Dozenten direkt dabei. Verpflichtende Aufgaben außerhalb der Unterrichtszeit gibt es keine.

Ein halber Tag an fünf Tagen klingt unscheinbar. Über rund 28 Wochen sind es trotzdem 702 Unterrichtseinheiten, und wir halten den Umfang für ehrlich. Wer einen Ablauf im eigenen Betrieb nicht nur skizzieren, sondern automatisieren, testen und im Team einführen soll, braucht Übungszeit mit jemandem daneben, der hilft, wenn etwas hakt.

Der Rhythmus hat einen Vorteil, den Betriebe oft unterschätzen: Der Mitarbeiter ist an jedem Tag für die andere Hälfte im Betrieb erreichbar. Was im Unterricht entsteht, probiert er am selben Tag am echten Ablauf aus, und am nächsten Morgen bringt er die Fragen mit, die dabei aufgekommen sind.

Wie wird die Weiterbildung gefördert?

Der Förderweg für Beschäftigte im bestehenden Arbeitsverhältnis ist § 82 SGB III, das Qualifizierungschancengesetz. Die Agentur für Arbeit kann die Lehrgangskosten ganz oder teilweise übernehmen und dem Arbeitgeber Zuschüsse zum Arbeitsentgelt für die Unterrichtszeiten zahlen. Wie viel, hängt von der Betriebsgröße ab:

• Unter 50 Beschäftigte: Die Agentur soll von einer Kostenbeteiligung des Arbeitgebers absehen, übernimmt also in der Regel die vollen Lehrgangskosten. Dazu kommt ein Zuschuss zum Arbeitsentgelt von bis zu 75 Prozent.
• 50 bis unter 500 Beschäftigte: Der Arbeitgeber trägt in der Regel 50 Prozent der Lehrgangskosten, die Agentur den Rest. Zuschuss zum Arbeitsentgelt bis zu 50 Prozent.
• Ab 500 Beschäftigte: Der Arbeitgeber trägt in der Regel 75 Prozent, die Agentur 25 Prozent. Zuschuss zum Arbeitsentgelt bis zu 25 Prozent.
• Mit einer Betriebsvereinbarung über berufliche Weiterbildung oder einem Tarifvertrag, der sie betriebsbezogen vorsieht, sinkt der Arbeitgeberanteil um 5 Prozentpunkte; der Zuschuss zum Arbeitsentgelt kann um 5 Prozentpunkte steigen.
• In Betrieben unter 500 Beschäftigten soll die Agentur ganz auf den Arbeitgeberanteil verzichten, wenn der Mitarbeiter bei Beginn mindestens 45 Jahre alt oder schwerbehindert ist.

Beim einzelnen Mitarbeiter prüft die Agentur außerdem zwei Punkte: Ein vorhandener Berufsabschluss liegt in der Regel mindestens zwei Jahre zurück, und in den letzten zwei Jahren wurde keine andere Weiterbildung nach § 82 gefördert.

Die Förderung ist eine Ermessensleistung, über die Bewilligung entscheidet die Agentur für Arbeit im Einzelfall. Einen Überblick über die Regeln gibt unser Beitrag zum Qualifizierungschancengesetz für Arbeitgeber, ausführlicher mit dem Antragsweg der Ratgeber Qualifizierungschancengesetz: Förderung für Arbeitgeber.

Wann und wo muss der Förderantrag gestellt werden?

Den Förderantrag stellt der Arbeitgeber beim Arbeitgeberservice der Agentur für Arbeit, und zwar vor Beginn der Weiterbildung. Sollen mehrere Beschäftigte in dieselbe Maßnahme, geht das als Sammelantrag nach § 82 Abs. 5 SGB III; dafür ist das Einverständnis der Betroffenen oder der Betriebsvertretung nötig.

Bewilligungsbescheid und Rechnung gehen an den Arbeitgeber. Dem Mitarbeiter stellt die Agentur dafür in der Regel einen Bildungsgutschein aus (§ 82 Abs. 6 in Verbindung mit § 81 Abs. 4 SGB III); beim Sammelantrag oder wenn Arbeitgeber und Mitarbeiter einverstanden sind, kann sie darauf verzichten.

Bis zum ersten Unterrichtstag sind es vier Stationen. Im Beratungsgespräch klären wir, welche Mitarbeiter teilnehmen sollen und welche Form zu Ihrem Betrieb passt.

Danach bekommen Sie von uns das Angebot und die Unterlagen zur Maßnahme, die der Arbeitgeberservice für den Antrag braucht. Sie stellen den Antrag vor Beginn, und sobald der Bewilligungsbescheid da ist, legen wir gemeinsam den Starttermin fest.

Gibt es eine Alternative zu § 82 SGB III?

Besteht im Betrieb ein strukturwandelbedingter Qualifizierungsbedarf, der mindestens 20 Prozent der Belegschaft betrifft (in Betrieben unter 250 Beschäftigten reichen 10 Prozent), kommt das Qualifizierungsgeld nach § 82a SGB III in Betracht. Voraussetzung ist außerdem eine Betriebsvereinbarung oder ein Tarifvertrag dazu; in Betrieben mit weniger als zehn Beschäftigten genügt eine schriftliche Erklärung des Arbeitgebers.

Dann trägt der Arbeitgeber die Lehrgangskosten, und die Agentur für Arbeit zahlt für die ausfallende Arbeitszeit einen Lohnersatz von 60 Prozent der Nettoentgeltdifferenz, mit Kind 67 Prozent. Wurde für dieselbe Maßnahme schon eine Förderung nach § 82 beantragt, ist das Qualifizierungsgeld ausgeschlossen; welcher Weg für Ihren Betrieb rechnet, klären wir im Gespräch.

Maßnahme und Träger sind nach AZAV zugelassen (DEKRA, Trägerzulassung 31T0922097). Beides ist Fördervoraussetzung, ebenso wie ein Umfang von mehr als 120 Stunden, den die 702 UE deutlich erfüllen.

Prüfung und Zertifikat

Die Schulung macht SkillSprinters, die Prüfung und das Zertifikat kommen von TÜV Rheinland PersCert, der Personenzertifizierungsstelle von TÜV Rheinland. Zum Ende der Weiterbildung legen die Teilnehmer dort die Prüfung ab: 30 Multiple-Choice-Aufgaben und zwei offene Fallfragen in 75 Minuten.

Das Modul M13 bereitet mit einer strukturierten Wiederholung aller Module und einer Probeprüfung gezielt darauf vor. Mit Bestehen erhalten die Teilnehmer das Personenzertifikat „Manager:in für KI-Prozessautomatisierung mit TÜV Rheinland geprüfter Qualifikation“. Die Prüfungsgebühr ist in den Kurskosten enthalten.

Von SkillSprinters erhalten die Teilnehmer mit bestandener Prüfung und mindestens 80 Prozent Anwesenheit zusätzlich das Maßnahmezertifikat des Trägers mit Ausweis aller Module und Unterrichtseinheiten. Wer die Weiterbildung vorzeitig beendet, erhält eine Teilnahmebescheinigung mit Angaben zu Inhalt, zeitlichem Umfang und Ziel.

Artikel 4 der EU-KI-Verordnung verlangt von Anbietern und Betreibern von KI-Systemen, Maßnahmen zu ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Für Sie als Arbeitgeber ist die Weiterbildung dafür ein strukturierter Baustein, die vermittelten Inhalte werden in einem dokumentierten Schulungsnachweis des Trägers festgehalten.

Starttermine

Feste Starttermine gibt es derzeit nicht, wir planen die Gruppen auf Anfrage. Weil der Förderantrag vor Beginn der Weiterbildung vorliegen muss, lohnt sich ein frühes Gespräch.

Beratung zu Ablauf und Förderung

Wir beraten Sie zu Ablauf, Förderweg und Antragstellung. Am einfachsten bitten Sie über unser Kontaktformular um einen Rückruf, dann melden wir uns.

Sie können auch direkt einen Termin vereinbaren oder uns anrufen unter 0160 1215470 (Mo bis Fr, 8:30 bis 12:15 Uhr), per E-Mail erreichen Sie uns unter info@skillsprinters.de. Zu Ihrem gebuchten Termin rufen Sie uns an, die Nummer steht in Ihrer Terminbestätigung.