Kompetenz im Team finanzieren: QCG, Qualifizierungsgeld, Steuer

Software lässt sich kaufen, Kompetenz im Team nicht. Viele Digitalisierungsprojekte im Mittelstand stocken genau an dieser Stelle: Das neue System ist bezahlt, aber kaum jemand im Betrieb kann es wirklich nutzen. Für diesen Teil, die Weiterbildung der eigenen Beschäftigten, gibt es staatliche Förderung, die von vielen Betrieben gar nicht als Digitalisierungsförderung wahrgenommen wird, weil sie aus dem Arbeitsförderungsrecht kommt.

Hier geht es deshalb nur um eine Frage: Wie finanzierst du Weiterbildungen zu Digitalisierung, KI, Cloud-Diensten oder Automatisierung für dein Team, und welcher Förderweg passt zu welchem Fall?

Drei Wege für Beschäftigte

Für Menschen, die bei dir angestellt bleiben, kommen im Kern drei Wege in Betracht. Die Förderung nach § 82 SGB III, bekannt als Qualifizierungschancengesetz, übernimmt Lehrgangskosten und zahlt Zuschüsse zum Arbeitsentgelt. Das Qualifizierungsgeld nach § 82a SGB III ersetzt einen Teil des Lohns, wenn der Strukturwandel einen größeren Teil der Belegschaft trifft. Und wenn der Betrieb die Weiterbildung selbst bezahlt, bleibt sie für die Beschäftigten unter den Voraussetzungen von § 3 Nr. 19 EStG steuerfrei.

Der Bildungsgutschein nach § 81 SGB III ist dagegen für Menschen gedacht, die arbeitslos sind oder denen Arbeitslosigkeit droht. Für die reguläre Qualifizierung eines Teams ist er der falsche Weg.

Wann die Agentur Weiterbildung im Betrieb fördert

§ 82 Abs. 1 SGB III nennt die Bedingungen ziemlich genau. Die Weiterbildung muss Kenntnisse vermitteln, die über eine ausschließlich arbeitsplatzbezogene, kurzfristige Anpassungsfortbildung hinausgehen. Der Berufsabschluss des Beschäftigten liegt in der Regel mindestens zwei Jahre zurück, und in den letzten zwei Jahren vor dem Antrag gab es keine Förderung nach dieser Vorschrift. Die Maßnahme dauert mehr als 120 Stunden, und Maßnahme wie Träger sind für die Förderung zugelassen. Ausgeschlossen sind Schulungen, zu denen der Arbeitgeber auf Grund bundes- oder landesrechtlicher Regelungen verpflichtet ist.

Eine Einweisung in das neue Warenwirtschaftssystem an zwei Nachmittagen fällt also heraus. Eine mehrmonatige Qualifizierung zu Prozessautomatisierung, Datenschutz im digitalen Arbeitsalltag oder Cloud-Anwendungen kann dagegen passen, wenn der Kurs zugelassen ist. Ob das zutrifft, siehst du an der Maßnahmennummer im Angebot des Trägers.

Was die Förderung ungefähr bringt

Wie viel die Agentur übernimmt, hängt von der Größe des Betriebs ab. Unter 50 Beschäftigten soll sich der Arbeitgeber nicht an den Lehrgangskosten beteiligen, zum Arbeitsentgelt sind Zuschüsse bis 75 Prozent möglich. Bei 50 bis 499 Beschäftigten trägt der Arbeitgeber 50 Prozent der Lehrgangskosten, der Entgeltzuschuss liegt bei bis zu 50 Prozent. Ab 500 Beschäftigten trägt der Betrieb 75 Prozent der Kurskosten, der Zuschuss zum Entgelt liegt bei bis zu 25 Prozent. Mit einer Betriebsvereinbarung oder einem Tarifvertrag zur Weiterbildung verschieben sich beide Werte um fünf Prozentpunkte zugunsten des Betriebs.

Eine ausführliche Rechnung mit Beispielen, auch zur Frage, wie Teilzeitkräfte bei der Betriebsgröße zählen, steht in unserem Beitrag QCG-Förderhöhe nach Betriebsgröße berechnen.

Qualifizierungsgeld bei größerem Umbruch

Wenn die Digitalisierung ganze Tätigkeitsfelder im Betrieb verändert, kann das Qualifizierungsgeld der passendere Weg sein. Es beträgt 60 Prozent der Nettoentgeltdifferenz, 67 Prozent für Beschäftigte, die beim Arbeitslosengeld den erhöhten Satz bekämen (§ 82b SGB III). Die Lehrgangskosten zahlt hier der Arbeitgeber selbst, die Beschäftigten dürfen daran nicht beteiligt werden.

Die Hürden liegen woanders. Der strukturwandelbedingte Qualifizierungsbedarf muss mindestens 20 Prozent der Belegschaft betreffen, in Betrieben unter 250 Beschäftigten reichen 10 Prozent. Nötig ist eine Betriebsvereinbarung oder ein Tarifvertrag, in Betrieben mit weniger als zehn Beschäftigten genügt eine schriftliche Erklärung des Arbeitgebers. Wurden für dieselbe Maßnahme schon Leistungen nach § 82 beantragt, ist das Qualifizierungsgeld ausgeschlossen (§ 82a Abs. 5 SGB III). Du musst dich also vorher entscheiden.

Wenn der Betrieb selbst zahlt

Nicht jede sinnvolle Schulung erfüllt die Förderbedingungen. Kurze Workshops, Herstellerschulungen oder Kurse mit höchstens 120 Stunden finanzierst du in der Regel selbst. Für die Beschäftigten ist das kein geldwerter Vorteil, solange die Weiterbildung der Verbesserung ihrer Beschäftigungsfähigkeit dient und keinen überwiegenden Belohnungscharakter hat (§ 3 Nr. 19 EStG). Für den Betrieb sind die Kosten Betriebsausgaben. Mehr dazu steht im Glossar unter Weiterbildung als Betriebsausgabe.

Und wenn doch gefördert werden soll, kommt es auf die Reihenfolge an.

Wer einen Förderweg nutzt, stellt den Antrag vor Beginn der Weiterbildung beim Arbeitgeber-Service der Agentur für Arbeit. Sollen mehrere Beschäftigte mit vergleichbarem Weiterbildungsbedarf in dieselbe Maßnahme, kann der Arbeitgeber einen Sammelantrag stellen, wenn die Beschäftigten oder die Betriebsvertretung einverstanden sind (§ 82 Abs. 5 SGB III). Bescheid und Förderleistungen gehen dann an den Betrieb.

Welche Inhalte sich lohnen

Aus unseren Gesprächen mit Betrieben ziehen wir eine klare Lehre: Gefördert wird am leichtesten, was sich an einer echten Aufgabe im Betrieb festmachen lässt. Ein Antrag mit dem Satz „wir wollen digitaler werden“ überzeugt den Arbeitgeber-Service selten. Ein Antrag, der sagt, welche Abläufe künftig automatisiert laufen und wer sie betreuen soll, schon. Wir raten deshalb, vor der Kurswahl zwei oder drei konkrete Prozesse aufzuschreiben, an denen die Weiterbildung später gemessen wird. Das hilft beim Antrag und hinterher bei der Frage, ob sich die Zeit gelohnt hat. Für Beschäftigte mit wenig digitaler Erfahrung passt eher ein breiter Einstieg wie unsere Maßnahme Digitale Grundkompetenzen im Arbeitsalltag. Wer schon sicher im Büroalltag arbeitet und Abläufe mit KI umbauen soll, ist beim KI-Prozessmanager besser aufgehoben.

Förderprogramme für Investitionen, also Zuschüsse für Hardware, Software, IT-Sicherheit oder Beratung aus Bund und Ländern, sind ein eigenes Thema. Sie haben wir in der Übersicht Fördermittel für die Digitalisierung: Programme für Unternehmen zusammengestellt.

Häufige Fragen

Gibt es staatliche Förderung für Cloud-Computing-Fortbildungen?

Ja, wenn die Fortbildung die Bedingungen des § 82 SGB III erfüllt: mehr als 120 Stunden, zugelassener Träger und zugelassene Maßnahme, Inhalte über eine reine Einweisung hinaus. Den Antrag stellt der Arbeitgeber vor Beginn bei der Agentur für Arbeit.

Kann ich Qualifizierungschancengesetz und Qualifizierungsgeld kombinieren?

Für dieselbe Maßnahme nicht. § 82a Abs. 5 SGB III schließt das Qualifizierungsgeld aus, wenn für die gleiche Maßnahme bereits Leistungen nach § 82 beantragt wurden. Welcher Weg günstiger ist, hängt von Betriebsgröße und Anteil der betroffenen Beschäftigten ab.

Wer stellt den Antrag, der Betrieb oder der Beschäftigte?

Beim Qualifizierungschancengesetz kann der Arbeitgeber den Antrag stellen, bei mehreren vergleichbaren Beschäftigten als Sammelantrag mit deren Einverständnis. Das Qualifizierungsgeld beantragt immer der Arbeitgeber schriftlich, mit der Zustimmung der Beschäftigten, die teilnehmen sollen (§ 323 Abs. 3 SGB III).

Muss der Beschäftigte die Förderung zurückzahlen, wenn er kündigt?

Das Gesetz sieht für die Förderung nach § 82 keine Rückzahlung durch den Beschäftigten vor. Ob der Betrieb mit dem Beschäftigten eine Bindungsvereinbarung trifft, ist eine arbeitsvertragliche Frage und sollte vorher geklärt werden.