KI-Schulung im Betrieb planen: Inhalte, Formate, Dokumentation

Sobald Mitarbeiter mit KI-Assistenten Texte schreiben, Daten auswerten oder Kundenanfragen vorsortieren, stellt sich die Frage, wie man sie dafür schult. Eine Folienpräsentation zum Thema „Was ist KI?“ reicht dafür nicht. Dieser Beitrag zeigt, wie eine Schulung aufgebaut ist, die im Alltag wirkt, und wie du sie ohne großen Aufwand festhältst.

Welche rechtlichen Pflichten Arbeitgeber rund um Weiterbildung und KI haben und wie die Förderung über das Qualifizierungschancengesetz läuft, steht im Beitrag Weiterbildungspflicht für Arbeitgeber: Was KI und der AI Act ändern. Hier geht es um die Umsetzung.

Was Artikel 4 der KI-Verordnung verlangt

Artikel 4 gilt seit dem 2. Februar 2025. In der seit Ende Juli 2026 geltenden Fassung verpflichtet er Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, Maßnahmen zu ergreifen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals unterstützen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau muss der Arbeitgeber nicht garantieren, eine Nachweispflicht enthält der Verordnungstext nicht, und an Artikel 4 knüpft kein Bußgeld an.

Das nimmt Druck heraus, macht die Aufgabe aber nicht überflüssig. Wer KI im Betrieb einsetzt, will, dass die Leute damit richtig umgehen. Fehler mit vertraulichen Daten oder ungeprüft übernommene falsche Antworten kosten mehr als eine gute Schulung.

Inhalte nach Rolle statt Einheitskurs

Der häufigste Fehler ist ein einziger Kurs für alle. Der Sachbearbeiter im Einkauf braucht etwas anderes als der Vertriebsleiter oder die IT. Sinnvoll ist eine gemeinsame Grundschulung für alle, die KI-Werkzeuge nutzen, ergänzt um Module je Einsatzgebiet.

Die Grundschulung klärt, wie Sprachmodelle arbeiten und warum sie überzeugend falsch liegen können. Sie zeigt, welche Werkzeuge im Betrieb freigegeben sind und welche Daten dort hineindürfen. Und sie übt das Prüfen von Ergebnissen an echten Beispielen aus dem eigenen Haus. Zwei bis vier Stunden reichen dafür oft, wenn geübt statt nur vorgetragen wird.

Die Vertiefung richtet sich nach der Aufgabe. Im Kundenservice geht es um Antwortentwürfe und den Ton gegenüber Kunden. In der Buchhaltung um Belegerkennung und Plausibilitätsprüfung. Im Marketing um Texte, Bilder und die Kennzeichnung KI-erzeugter Inhalte. Führungskräfte brauchen zusätzlich einen Blick auf Einsatzentscheidungen, Risiken und die Frage, welche Anwendungen der Betrieb überhaupt zulässt.

Formate, die im Alltag funktionieren

Für die Grundschulung eignen sich kurze Live-Sitzungen mit Übungen, online oder vor Ort. Entscheidend ist, dass jeder Teilnehmer selbst etwas ausprobiert, am besten mit einer Aufgabe aus seinem eigenen Arbeitsalltag. Ein Beispiel aus dem Innendienst: Die Gruppe lässt einen KI-Assistenten eine Antwort auf eine echte, anonymisierte Kundenbeschwerde entwerfen. Danach wird gemeinsam geprüft, was an dem Entwurf stimmt, was fehlt und was schlicht erfunden ist. Diese Übung dauert eine Viertelstunde und bleibt länger im Kopf als jede Folie über Halluzinationen. Sie zeigt auch sofort, welche Daten in das Werkzeug gehören und welche nicht. Wer dagegen nur zusieht, vergisst.

Für die Vertiefung haben sich Lernpfade bewährt, die über einige Wochen laufen und in denen Mitarbeiter eigene Aufgaben mitbringen. Hier entsteht der eigentliche Nutzen. Wir sehen in unseren Kursen regelmäßig, dass der Knoten platzt, sobald jemand eine eigene, lästige Routineaufgabe mit KI erledigt hat. Theorie allein erreicht das selten. Für einzelne Mitarbeiter, die zu internen Ansprechpartnern werden sollen, lohnt eine längere Weiterbildung mit Schwerpunkt Prozessautomatisierung.

Dokumentation mit Augenmaß

Weil Artikel 4 keinen Nachweis vorschreibt, gibt es auch kein Pflichtformular. Eine schlichte Liste genügt: Datum, Thema, Dauer, Teilnehmer und die Werkzeuge, um die es ging. Das hilft bei neuen Mitarbeitern, bei Rückfragen von Kunden oder Auftraggebern und bei der Planung der nächsten Runde. Vorlagen findest du im Beitrag zur Dokumentation von KI-Schulungen.

Sonderfall Versicherungsvermittlung: KI-Schulung und IDD

Versicherungsvermittler und ihre unmittelbar an der Vermittlung beteiligten Angestellten müssen sich nach § 34d Abs. 9 GewO jedes Kalenderjahr 15 Zeitstunden weiterbilden. Die Einzelheiten regeln § 7 und die Anlagen 3 und 4 der Versicherungsvermittlungsverordnung. Anerkannt werden Inhalte mit Bezug zur Vermittlung oder Beratung, und die Maßnahme muss die Qualitätsanforderungen der Anlage 3 erfüllen.

Eine allgemeine KI-Grundschulung ohne diesen Bezug lässt sich deshalb nicht ohne Weiteres auf die 15 Stunden anrechnen. Anders kann es aussehen, wenn die Schulung den Einsatz von KI in der Kundenberatung oder bei der Bedarfsermittlung behandelt. Im Zweifel klärt die zuständige IHK, was zählt.

Kosten und Förderung

Kurze Grundschulungen trägt meist der Betrieb selbst. Für längere Weiterbildungen einzelner Beschäftigter kommt das Qualifizierungschancengesetz in Frage, bei dem die Agentur für Arbeit in Betrieben mit weniger als 50 Beschäftigten die Lehrgangskosten vollständig übernehmen kann. Voraussetzungen und Antragsweg beschreibt der oben verlinkte Förderartikel.

Häufige Fragen

Wie lange sollte eine KI-Grundschulung für Mitarbeiter dauern?

Zwei bis vier Stunden reichen oft für die Grundlagen, wenn die Teilnehmer selbst üben. Vertiefungen je Abteilung kommen dazu und laufen besser über einige Wochen mit eigenen Aufgaben.

Muss ich KI-Schulungen nach Artikel 4 nachweisen?

Der Verordnungstext schreibt keinen Nachweis vor. Eine formlose Liste mit Datum, Thema, Dauer und Teilnehmern ist trotzdem sinnvoll, weil sie die interne Planung erleichtert.

Zählt eine KI-Schulung zur IDD-Weiterbildungspflicht?

Nur, wenn sie Bezug zur Versicherungsvermittlung oder -beratung hat und die Qualitätsanforderungen der Anlage 3 der Versicherungsvermittlungsverordnung erfüllt. Eine allgemeine KI-Grundschulung erfüllt das nicht ohne Weiteres.

Brauchen alle Mitarbeiter dieselbe Schulung?

Nein. Eine gemeinsame Grundschulung für alle Nutzer von KI-Werkzeugen plus Module je Aufgabe wirkt besser als ein Einheitskurs.

Wenn du vor der Planung selbst erleben willst, wie eine praxisnahe KI-Schulung aussieht, starte mit dem kostenlosen KI-Schnupperkurs.