Mahnungen mit KI schreiben
Drei Mahnstufen entworfen, Tonalität stufenweise verschärft, Rechtshinweise korrekt eingebaut.
Auf einen Blick
Mit KI arbeiten heißt, wiederkehrende Bürotätigkeiten an ein Sprachmodell auszulagern und das Ergebnis selbst zu verantworten.
Drei Stufen:
- Routinetexte (Mahnungen, Angebote, Stellenanzeigen) entwerfen lassen.
- Lange Dokumente (Verträge, Protokolle) zusammenfassen.
- Recherche und Auswertungen vorbereiten.
Die Tool-Auswahl 2026: ChatGPT Plus für 23 Euro pro Monat ist der Allrounder, Claude Pro für 20 US-Dollar pro Monat zuzüglich Steuer spielt seine Stärke bei langen Texten aus.
Microsoft Copilot Business kostet als Zusatz zu Microsoft 365 ab 15,60 Euro netto pro Nutzer und Monat, Google AI Pro (früher Gemini Advanced) 22 Euro im Google-Umfeld. DeepSeek V4 eignet sich für den Eigenbetrieb.
Pflichtteil: Seit 2. Februar 2025 verlangt Art. 4 KI-Verordnung Maßnahmen zur KI-Kompetenz der Mitarbeiter, ein dokumentierter Schulungsstand ist dafür der praktische Beleg. Dazu DSGVO-konformer Einsatz, Auftragsverarbeitungsvertrag, klare Regeln zu Mandantengeheimnis und Geschäftsgeheimnissen.
Was heißt mit KI arbeiten eigentlich?
KI im Büro ist kein Ersatz für Mitarbeiter, sondern ein Werkzeug. Wer einen Hammer in die Hand nimmt, schlägt damit nicht den Mietvertrag ab. Genauso wenig schreibt ein Sprachmodell die Mahnung allein zu Ende, ohne dass jemand drüberschaut.
Was sich aber verändert: Die Bearbeitungszeit pro Routine-Vorgang sinkt deutlich. Bei einer Mahnung, die du sonst in zehn Minuten formulierst, schreibt die KI in dreißig Sekunden den Erstentwurf. Du liest, korrigierst, gibst frei. Aus zehn Minuten werden drei.
Dieser Hebel ist überall dort interessant, wo der Inhalt vorhersehbar ist.
Mahnstufen folgen Mustern. Angebote bauen auf Bausteinen. Stellenanzeigen haben eine Struktur. Protokolle eine Form.
KI ist gut darin, Vorhersehbares zu produzieren. Sie ist schlecht darin, Fälle zu beurteilen, die rechtlich oder fachlich heikel sind. Genau diese Trennung musst du verstanden haben, bevor du Geld in eine Lizenz steckst.
Eine zweite Beobachtung: Wer mit KI arbeitet, lernt nebenbei besser zu schreiben. Die KI braucht klare Anweisungen, sonst liefert sie generischen Text. Wer ein gutes Briefing formuliert (Kontext, Zielgruppe, Ton, Länge, was vermeiden), bekommt brauchbare Entwürfe.
Das ist das gleiche, was wir Sachbearbeitern beibringen, wenn sie an Praktikanten delegieren. Nur, dass der Praktikant in diesem Fall sieben Tage die Woche arbeitet und nichts vergisst.
Tools im Vergleich: Stand September 2026
Der Markt hat sich konsolidiert. Fünf Anbieter decken im Büro-Alltag den Großteil der Fälle ab.
Euro-Preise sind brutto und gerundet. Wo ein Anbieter nur Netto- oder Dollarpreise nennt, steht das dabei. Stand September 2026.
| Tool | Preis pro Monat | Stärke | Schwäche | Wann sinnvoll |
|---|---|---|---|---|
| ChatGPT Plus | 23 Euro | Breiteste Tool-Integration, Bilder, Web, Daten | Datenhaltung in den USA | Allrounder für Erstabos |
| ChatGPT Pro | 229 Euro | Höchste Limits, längste Reasoning-Zeit | Preis für KMU schwer zu rechtfertigen | Komplexe Auswertungen, sehr lange Dokumente |
| Claude Pro | 20 US-Dollar zzgl. Steuer (17 bei Jahreszahlung) | Lange Dokumente, sauberes Deutsch, Trainingsnutzung der Chats abschaltbar | Weniger Tools als ChatGPT | Vertragsprüfung, Protokolle, lange Texte |
| Claude Max | ab 100 US-Dollar zzgl. Steuer | Höhere Limits, Vorrang in Lastspitzen | Lohnt sich erst bei sehr hoher Nutzung | Power-User in Kanzleien und Agenturen |
| Google AI Pro (früher Gemini Advanced) | 22 Euro | Direkt in Google Docs, Sheets, Gmail | Funktioniert nur sinnvoll im Google-Workspace | Wenn das Unternehmen auf Workspace lebt |
| Microsoft Copilot Business | 15,60 bis 21,84 Euro netto pro Nutzer | Integration in Word, Excel, Outlook, Teams | Voraussetzt eine bestehende M365-Lizenz | Klassischer Microsoft-Mittelstand |
| DeepSeek V4 (Cloud) | 0,60 bis 1,20 USD pro Mio. Output-Token (Flash) bzw. 1,98 bis 3,96 USD (Pro), je nach Tageszeit | Open Source, MIT-Lizenz, lokal betreibbar | Kein fertiges Frontend, IT-Setup nötig | Eigenbetrieb, Datenhaltung in Deutschland |
Zur Tabelle: Copilot Business kostet laut Microsoft 18,20 Euro pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, bis 31.12.2026 im Aktionspreis 15,60 Euro, und 21,84 Euro bei monatlicher Abrechnung, jeweils zuzüglich Mehrwertsteuer. ChatGPT Pro für 229 Euro pro Monat ist auf Reasoning-Aufgaben zugeschnitten und in einem Büro-Alltag selten gerechtfertigt.
Seit Herbst 2025 kann Anthropic Chats aus Claude Free, Pro und Max fürs Training nutzen, wenn der Nutzer das nicht in den Datenschutz-Einstellungen abschaltet. Für Firmendaten gehört diese Einstellung vor dem ersten Einsatz geprüft.
EU AI Act: KI-Kompetenz der Mitarbeiter seit 2025
Art. 4 der KI-Verordnung gilt seit dem 2. Februar 2025. Unternehmen, die KI in eigenen Prozessen einsetzen, ergreifen Maßnahmen, um die KI-Kompetenz der beteiligten Mitarbeiter zu fördern. So steht es seit der Neufassung durch die Verordnung (EU) 2026/1744, die am 27. Juli 2026 in Kraft trat.
Ein bestimmtes Kompetenzniveau oder eine Nachweispflicht schreibt der Text nicht vor.
In der Praxis hat sich eine Mindestliste etabliert: Funktionsweise von Sprachmodellen, Halluzinationen erkennen, Datenschutz beim Prompten, Fälle für den menschlichen Sign-off. Ein dokumentierter Schulungsstand pro Mitarbeiter hält fest, dass das vermittelt wurde.
Art. 4 ist nicht direkt bußgeldbewehrt. Die Wirkung kommt über die zivilrechtliche Sorgfaltspflicht: Wer KI einsetzt, ohne belegen zu können, dass die Mitarbeiter eingewiesen wurden, steht im Schadensfall schlecht da.
Bei sensibleren Bereichen wie Recruiting oder Bonitätsprüfung greifen zusätzliche Pflichten für Hochrisiko-Systeme nach Art. 6 ff. KI-VO. Nach der Verschiebung durch den Digital Omnibus gelten sie ab 02.12.2027 (Anhang III) bzw. 02.08.2028 (Anhang I).
Praktisch: Eine halbtägige Inhouse-Schulung mit schriftlicher Teilnehmerliste ist für kleine Teams ein guter Anfang. Bei größeren Belegschaften lohnt sich ein gestuftes Programm, was das jeweils kostet, zeigt unser Beitrag zu den Kosten einer KI-Schulung pro Mitarbeiter.
Wir bieten dafür einen kostenlosen Schnupperkurs als Einstieg. Wer den Pflichtteil tiefer abdecken will, findet in unserem Digitalisierungsmanager-Programm ein vollwertiges Curriculum.
Datenschutz: Was du eingeben darfst und was nicht
Wer mit KI arbeitet, verarbeitet Daten. Sobald die Daten personenbezogen sind, greift die DSGVO. Die zwei zentralen Artikel: Art. 6 DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung (Vertrag, berechtigtes Interesse, Einwilligung) und Art. 28 DSGVO für den Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Tool-Anbieter.
ChatGPT Team und Enterprise sowie die OpenAI API stellen einen AVV zur Verfügung. Der private Plus-Account dagegen nicht.
Drei Fälle, die in der Praxis regelmäßig schief laufen:
- Mandantendaten in den freien ChatGPT-Account bei Steuerberatern und Anwälten. Verstoß gegen § 203 StGB, § 57 StBerG, § 43a BRAO. Auch ohne dass jemand klagt: Bei einer Pflichtprüfung der Kammer kann das teuer werden.
- Bewerberdaten in ein Tool, das zum Training nutzt. Bewerber haben ein berechtigtes Interesse, dass ihre Lebensläufe nicht in Trainingsdaten landen. Tools, bei denen die Trainingsnutzung ausgeschlossen oder abgeschaltet ist (ChatGPT Team und höher, Copilot Enterprise, Claude mit deaktivierter Trainingsnutzung), sind hier sauber.
- Geschäftsgeheimnisse in der Cloud. Konstruktionszeichnungen, interne Kalkulationen, Quellcode. Hier helfen entweder europäische Anbieter (Aleph Alpha, Mistral) oder lokal betriebene Open-Source-Modelle wie DeepSeek V4. Ein KMU-Server reicht; eine RTX 4090 führt brauchbare Modelle aus.
Praxisempfehlung: Schreib eine einseitige KI-Richtlinie für dein Unternehmen. Vier Punkte: Welche Tools sind freigegeben, welche Datenarten dürfen rein (öffentlich, intern, vertraulich), wer prüft das Ergebnis, wo werden Schulungsnachweise geführt. Diese Richtlinie ist die Grundlage für Art. 4 KI-VO und für den DSGVO-Nachweis bei Prüfungen.
23 Anwendungen nach Aufgabe
Die folgenden zwölf Aufgaben kommen in fast jedem Büro vor. Jeder Link führt zu einem ausführlichen Artikel mit Vorlagen, Prompts und konkreten Beispielen.
Angebote mit KI erstellen
Aus Briefing, Preisliste und Vorlage in Minuten ein verkaufsfertiges Angebot mit klarem Nutzen.
Stellenanzeigen mit KI texten
AGG-konform, ohne Floskeln, mit Hooks die Bewerber wirklich anziehen statt abschrecken.
Verträge mit KI prüfen
Erstprüfung von Mietverträgen, AGB, Kaufverträgen. Risiken markiert, Klauseln eingeordnet.
Protokolle mit KI erstellen
Aus einer Tonaufnahme oder Notizen ein strukturiertes Protokoll mit klaren Beschlüssen.
Pressemitteilungen mit KI
Klassischer Aufbau, Zitat eingebaut, Versandfertige Variante in DIN 5008 oder Inverted Pyramid.
Reklamationen mit KI beantworten
Empathisch im Ton, klar in der Sache, juristisch sauber. Drei Eskalationsstufen vorbereitet.
Geschäftsbriefe mit KI
DIN 5008, Pflichtangaben, korrekte Anrede, je nach Anlass: Anfrage, Bestellung, Bestätigung.
Rechtssicher übersetzen
Verträge und Geschäftskorrespondenz übersetzen, ohne dass Bedeutungen verloren gehen.
Reden mit KI vorbereiten
Strukturieren, kürzen, Pointen schärfen. Auch Trauer-, Hochzeits-s- und Festreden.
Marketing-Texte mit KI
Headlines, Landing Pages, Social-Posts, Newsletter. Pro Format eigene Briefing-Vorlage.
Kündigungen mit KI schreiben
Vertrags-, Arbeits-, Mietkündigungen. Schriftform, Fristen, Zugang sauber abgesichert.
23 Anwendungen nach Beruf
Wer keinen einzelnen Vorgang sucht, sondern wissen will, was KI im eigenen Berufsbild leistet, findet hier den Einstieg. Elf Profile mit Aufgabenkatalog, typischen Tools, Fallstricken.
KI für Sachbearbeiter
Schriftverkehr, Aktenprüfung, Dateneingabe-Vorbereitung in Verwaltung und Behörden.
KI für Sekretäre
Termine, Reiseplanung, Korrespondenz, Protokolle. Was sich automatisieren lässt, was nicht.
KI für Vertriebsmitarbeiter
Anschreiben, Angebote, Recherche zu Ansprechpartnern, Vorbereitung auf Termine.
KI für Personalleiter
Stellenanzeigen, Lebenslauf-Sichtung, Mitarbeitergespräche vorbereiten.
KI für Buchhalter
Belege vorerfassen, Kontierungsvorschlaege, Mahnwesen, Abstimmungen vorbereiten.
KI für Steuerfachangestellte
Mandantenkommunikation, Recherche, Vorbereitung von Erklärungen. Mit klaren Grenzen.
KI für Anwaltsfachangestellte
Schriftsätze formatieren, Kommentare zusammenfassen, Termine verwalten.
KI für Projektmanager
Projektpläne, Risikoregister, Statusberichte, Stakeholder-Updates.
KI für Marketingleiter
Kampagnenplanung, Content-Strategie, Marktanalysen, Briefings an Agenturen.
KI für Außendienstmitarbeiter
Tourenplanung, Kunden-Briefings, Berichte aus dem Auto, Angebotsentwürfe unterwegs.
KI für Controller
Reportings vorbereiten, Abweichungen kommentieren, Forecast-Plausibilitäten checken.
Selbst ausprobieren statt Theorie lesen
Im kostenlosen Schnupperkurs setzt du KI in einer Live-Session an deinen eigenen Vorlagen ein. Ohne Bindung, ohne Verkaufsdruck. 5 Lektionen, 1 Live-Demo pro Woche, 0 Euro.
Was KI nie ersetzen kann
Es gibt Aufgaben, die berufsrechtlich oder fachlich nicht delegierbar sind. Wer hier KI als Ersatz behandelt, riskiert Berufshaftung, Kammerverfahren oder Schadensersatzklagen. Drei harte Grenzen:
Steuerberatungsvorbehalt nach § 3 StBerG. Geschäftsmäßige Hilfeleistung in Steuersachen ist bestimmten Berufen vorbehalten. Eine KI darf vorbereiten, sortieren, recherchieren. Das Gutachten oder die Steuererklärungs-Freigabe bleibt beim Steuerberater. § 57 StBerG verlangt zusätzlich Verschwiegenheit, was bei der Eingabe von Mandantendaten in offene Cloud-Tools relevant wird.
Rechtsdienstleistungsvorbehalt nach § 3 RDG. Außergerichtliche Rechtsdienstleistung darf nur erbringen, wer dazu erlaubt ist. KI darf Verträge strukturieren, Klauseln vergleichen, Argumente sortieren. Eine konkrete Rechtsberatung im Einzelfall ist davon nicht gedeckt.
Wer als Anwaltsfachangestellter mit KI arbeitet, bewegt sich im Hilfsbereich, nicht im Beratungsbereich. § 43a BRAO verlangt zusätzlich die Verschwiegenheitspflicht des Anwalts, die auch für alle Mitarbeiter gilt.
Ärztliche Diagnose und Therapieentscheidung. Ein medizinisches Sprachmodell darf bei der Differenzialdiagnose helfen, kann ein EKG vorbefunden, kann Befunde übersetzen. Die Verantwortung für die Diagnose und die Therapie trägt der Arzt persönlich. Auch hier: KI ist Vorarbeit, nicht Endprodukt.
Eine vierte, weichere Grenze: Final Sign-off bei Jahresabschlüssen, Vorstandsvorlagen, gerichtlichen Schriftsätzen, kritischen Mandantengesprächen. Das ist nicht zwingend rechtlich unzulässig, aber praktisch riskant. Wer hier sein eigenes Urteil durch KI ersetzt, hat im Zweifel keine Verteidigung mehr.
Drei einfache Regeln für den Büro-Alltag
1. KI macht Erstentwürfe, du machst Freigaben. Jede Mahnung, jeder Vertrag, jede Pressemitteilung wird von einem Menschen freigegeben. Auch wenn das Ergebnis offensichtlich gut ist.
2. Keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten in offene Cloud-Tools. Wenn doch, nutze Tools mit AVV und Trainings-Opt-out. Zur Not lokal mit DeepSeek V4 oder Mistral.
3. Schulungsnachweis führen. Halbtägige Inhouse-Schulung pro Mitarbeiter, Liste mit Datum und Inhalten, jährliches Update. Das ist im normalen Geschäftsbetrieb ein solider Beleg für die Maßnahmen nach Art. 4 KI-VO.
Häufige Fragen
Was heißt mit KI arbeiten konkret?
Mit KI arbeiten heißt, Sprachmodelle wie ChatGPT, Claude, Gemini oder Copilot für wiederkehrende Bürotätigkeiten einzusetzen: Texte entwerfen, lange Dokumente zusammenfassen, Daten auswerten, übersetzen, Erstentwürfe schreiben. Du bleibst der inhaltliche Verantwortliche, die KI übernimmt die Routine.
Welches KI-Tool ist 2026 das beste für den Büro-Alltag?
Es gibt nicht das eine beste Tool. ChatGPT Plus (23 Euro pro Monat) ist der breit einsetzbare Allrounder. Claude Pro (20 US-Dollar pro Monat zuzüglich Steuer) ist stärker bei langen Dokumenten und sauberen deutschen Texten. Microsoft Copilot Business (ab 15,60 Euro netto pro Nutzer und Monat als Zusatz zu Microsoft 365) lohnt sich, wenn du ohnehin in Word, Excel und Outlook arbeitest. Google AI Pro (früher Gemini Advanced) ist die Wahl bei Google Workspace. DeepSeek V4 ist als Open-Source-Modell günstig für den Eigenbetrieb.
Darf ich Kundendaten in ChatGPT eingeben?
Ohne Auftragsverarbeitungsvertrag und entsprechende Einstellungen nicht. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten brauchst du Art. 6 DSGVO als Rechtsgrundlage und einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO mit dem Anbieter. ChatGPT Team und Enterprise sowie die API stellen das bereit. Berufsgeheimnisträger dürfen KI-Dienstleistern nur unter den Voraussetzungen von § 43e BRAO bzw. § 62a StBerG Zugang zu Mandantendaten geben: Dient der Dienst einem einzelnen Mandat, braucht es die Einwilligung des Mandanten, bei Diensten im Ausland einen vergleichbaren Geheimnisschutz. Bei Steuerberatern und Anwälten gelten zusätzlich § 57 StBerG und § 43a BRAO.
Was schreibt der EU AI Act zur KI-Schulung von Mitarbeitern vor?
Art. 4 der KI-Verordnung gilt seit dem 2. Februar 2025. In der seit 27. Juli 2026 geltenden Fassung verlangt er Maßnahmen, die die KI-Kompetenz der Mitarbeiter fördern, die KI im Beruf einsetzen. Ein bestimmtes Niveau oder eine Nachweispflicht schreibt er nicht vor. Der Artikel ist nicht direkt bußgeldbewehrt, wirkt aber über die zivilrechtliche Sorgfaltspflicht: Wer KI ohne dokumentierte Einweisung einsetzt, steht im Schadensfall schlechter da.
Welche Aufgaben kann KI nicht übernehmen?
Alles, was berufsrechtlich Vorbehaltsaufgaben sind: Steuerberatung nach § 3 StBerG, Rechtsdienstleistung nach § 3 RDG, ärztliche Diagnose und Therapieentscheidung. Auch Final Sign-off bei Jahresabschlüssen, Urteilsentwürfe und Mandantenkommunikation in heiklen Sachverhalten bleiben in der Hand des Berufsträgers. KI bereitet vor, der Mensch verantwortet.
Was kostet Microsoft Copilot für M365?
Copilot Business kostet als Zusatz zu einer Microsoft-365-Lizenz laut Microsoft 18,20 Euro pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, bis 31.12.2026 im Aktionspreis 15,60 Euro. Bei monatlicher Abrechnung sind es 21,84 Euro, jeweils zuzüglich Mehrwertsteuer. Copilot Pro für Privatkunden hat Microsoft eingestellt, der Nachfolger heißt Microsoft 365 Premium.
Wie steige ich praktisch ein, ohne mich zu verzetteln?
Such dir drei wiederkehrende Aufgaben pro Woche aus, die du dokumentieren und überprüfen kannst: zum Beispiel Mahnungen, Protokolle und Stellenanzeigen. Beginne mit einem Tool (Plus-Abo reicht), arbeite vier Wochen lang mit echten Vorlagen aus deinem Unternehmen und vergleiche die Bearbeitungszeit vorher und nachher. Erst wenn das läuft, breitest du den Einsatz aus.
Wie sichere ich Geschäftsgeheimnisse beim KI-Einsatz?
Drei Ebenen: Vertraglich über den Auftragsverarbeitungsvertrag und Vereinbarungen zum Geschäftsgeheimnisschutzgesetz. Technisch über Tools mit europäischer Datenhaltung (Aleph Alpha, Mistral) oder lokal ausgeführte Open-Source-Modelle wie DeepSeek V4. Organisatorisch über eine schriftliche KI-Richtlinie, die festlegt, welche Daten überhaupt in welche Tools dürfen.
Brauche ich eine Schulung oder reicht Probieren?
Probieren kommt schnell an Grenzen. Für die Anforderungen aus Art. 4 KI-VO, den DSGVO-konformen Einsatz und saubere Prompt-Strukturen sind dokumentierte Inhalte sinnvoll. Eine kurze Inhouse-Schulung mit schriftlichem Nachweis (etwa eine halbtägige Veranstaltung) ist für kleine Teams ein üblicher Einstieg. Bei größeren Belegschaften lohnt sich ein strukturiertes Programm mit Praxisprojekten.