Eine Pressemitteilung sieht einfach aus. Eine Seite Text, klare Struktur, fertig. In der Praxis sitzt du drei Stunden dran, weil Headline, Lead-Absatz und Zitat nicht funktionieren. Mit KI kommst du in dreißig Minuten zu einem brauchbaren Entwurf, wenn du die fünf Schritte richtig sortierst.
Die Struktur, die jede Pressemitteilung braucht
Bevor du irgendein Tool öffnest, musst du wissen, welche Bauteile du füllen musst. Die Struktur einer klassischen Pressemitteilung ist seit Jahrzehnten dieselbe, weil Redaktionen sie in Sekunden scannen wollen.
Headline. Eine Zeile, maximal etwa 70 Zeichen. Sie sagt klar, was die Meldung ist. Keine Fragen, keine Wortspiele. „SkillSprinters startet Bildungsgutschein-Förderung für Digitalisierungsmanager" ist eine gute Headline. „Wussten Sie schon? Eine neue Chance für Ihre Karriere!" ist eine schlechte.
Lead-Absatz. Zwei bis drei Sätze, beantwortet die fünf W: Wer macht was, wann, wo, warum. Wenn ein Redakteur nur den Lead liest, muss er die ganze Meldung verstanden haben. Alles andere ist Vertiefung.
Body. Zwei bis vier Absätze mit Hintergrund, Kontext, Folgen. Hier kommt Substanz rein. Nicht ausschmücken, nicht wiederholen, was im Lead schon steht.
Zitat. Ein bis zwei direkte Zitate von einer benannten Person. Nicht der Pressesprecher, sondern jemand mit echter Verantwortung (Geschäftsführer, Projektleiter). Das Zitat muss etwas Eigenes sagen, nicht nur den Body wiederholen.
Boilerplate. Drei bis vier Sätze, die euer Unternehmen beschreiben. Wer ihr seid, was ihr macht, seit wann, mit welchen Zahlen. Das ist die einzige Werbung, die in einer Pressemitteilung erlaubt ist.
Kontakt. Name, Telefon, E-Mail einer realen Person, die in den nächsten Stunden ans Telefon gehen kann.
KI ist gut in jedem dieser Bauteile. Aber nur wenn du sie als getrennte Aufgaben behandelst, nicht als ein einziges „schreib eine Pressemitteilung".
Die fünf Profi-Prompts
Diese fünf Prompts haben wir an drei eigenen Meldungen durchgetestet. Sie liefern jeweils einen Baustein in mehreren Varianten, sodass du den besten auswählst. Du füllst die [eckigen Klammern] mit deinen Inhalten und kopierst dann den Prompt in Claude oder ChatGPT.
Prompt 1: Headline-Generator
Generiere zehn Headline-Varianten für eine Pressemitteilung. Anlass: [WAS PASSIERT IST]. Ziel-Zielgruppe: [REDAKTEURE WELCHER MEDIEN]. Anforderungen: maximal 70 Zeichen, sachlich, ohne Fragen, ohne Ausrufezeichen, ohne Wortspiele. Pro Headline ein Stichwort der zentralen News. Liefere die zehn Varianten in einer Liste, ohne Erklärung dahinter.
Prompt 2: 5W-Lead-Absatz aus Stichworten
Schreibe drei Varianten eines Lead-Absatzes für eine Pressemitteilung. Eingaben: - Wer: [UNTERNEHMEN ODER PERSON] - Was: [DIE NEUIGKEIT IN EINEM SATZ] - Wann: [DATUM ODER ZEITRAUM] - Wo: [ORT, REGION ODER ONLINE] - Warum: [HINTERGRUND ODER ANLASS IN EINEM SATZ]
Jede Variante zwei bis drei Sätze, alle fünf W in den ersten zwei Sätzen. Sachlicher Ton, keine Adjektive wie „innovativ" oder „einzigartig", keine Marketingfloskeln. Variante eins nüchtern-faktisch, Variante zwei mit kurzem Kontext, Variante drei mit Zahl im ersten Satz.
Prompt 3: Zitat-Vorschlag
Schreibe drei Zitat-Varianten für eine Pressemitteilung. Sprecher: [NAME, FUNKTION]. Kontext der Meldung: [KURZE ZUSAMMENFASSUNG]. Die Zitate sollen jeweils ein bis zwei Sätze lang sein, persönlich klingen (nicht wie aus einer Werbung), und einen Aspekt aufgreifen, der über die reine Faktenmeldung hinausgeht (warum ist das wichtig, was bedeutet das für die Branche, was treibt uns an). Keine Floskeln wie „freuen uns sehr", „stolz", „Meilenstein". Generisches Maskulinum.
Prompt 4: Boilerplate aus Eckdaten
Generiere zwei Varianten eines Boilerplate-Absatzes für die Pressemitteilung eines Unternehmens. Eckdaten: - Unternehmensname: [NAME] - Branche: [BRANCHE] - Sitz: [STADT] - Gegründet: [JAHR] - Was wir tun: [EIN SATZ] - Mitarbeiter: [ZAHL ODER NICHT NENNEN] - Kunden / Teilnehmer / Umsatz: [SOFERN VORHANDEN]
Drei bis vier Sätze, sachlich, ohne Adjektive wie „innovativ" oder „führend". Variante eins faktisch, Variante zwei mit einer konkreten Zahl prominent.
Prompt 5: Komplette Mitteilung aus Bausteinen
Setze aus den folgenden Bausteinen eine vollständige Pressemitteilung zusammen:
Headline: [GEWÄHLTE HEADLINE] Lead: [GEWÄHLTER LEAD] Hintergrund: [DREI BIS FÜNF STICHPUNKTE] Zitat: [GEWÄHLTES ZITAT MIT NAME UND FUNKTION] Boilerplate: [GEWÄHLTE VERSION] Kontakt: [NAME, TELEFON, E-MAIL]
Format: Headline als H1, Lead-Absatz fett, dann Body in zwei bis vier Absätzen, Zitat als eingerückte Zeile mit Anführungszeichen, danach Boilerplate unter „Über [UNTERNEHMEN]", darunter „Pressekontakt:" mit den Daten. Datum unter der Headline (Format: Stadt, TT.MM.JJJJ). Keine Marketing-Phrasen ergänzen, keine Fakten erfinden.
Wie du die Prompts in der Praxis nutzt
Du arbeitest die fünf Prompts der Reihe nach ab. Bei jedem Schritt nimmst du die beste Variante und legst die anderen zur Seite (für später, falls du nochmal anpassen musst).
Bei den Headlines wählst du nicht die griffigste, sondern die nüchternste, die alle Hauptfakten enthält. Redakteure umarbeiten Headlines meistens sowieso. Eine sachliche Headline gibt ihnen einen klaren Anker.
Beim Lead achtest du darauf, dass die fünf W wirklich in den ersten zwei Sätzen stehen. Wenn du erst im dritten Satz erfährst, wer und was, ist der Lead unbrauchbar.
Beim Zitat ist die ehrlichste Frage: Würde diese Person das wirklich so sagen? Wenn nicht, leg das Zitat zur Seite und schreib es manuell. KI-Zitate klingen oft nach Marketing-Abteilung, nicht nach Mensch.
Im Body kürzt du nach. Was im Lead schon stand, kommt nicht nochmal. Drei bis fünf Absätze reichen. Mehr wird nicht gelesen.
Was KI gut kann, was sie schlecht kann
KI kann sehr schnell zehn Headline-Varianten liefern. Sie kann den Lead in drei Tonalitäten schreiben. Sie kann die Boilerplate aus Eckdaten in einer halben Minute füllen. Das spart die zähen ersten zwei Stunden, in denen man vor einem leeren Dokument sitzt und keinen Anfang findet.
KI kann nicht erkennen, ob deine Meldung überhaupt nachrichtentauglich ist. Wenn dein „Anlass" ein normales Tagesgeschäft ist, schreibt die KI bereitwillig eine Pressemitteilung dazu, die kein Redakteur verschicken würde. Bevor du einen Prompt öffnest, frag dich: Was ist hier neu? Was ist relevant für jemanden außerhalb meiner Firma? Wenn du beide Fragen nicht beantworten kannst, brauchst du keine Pressemitteilung, sondern einen Newsletter.
KI ist auch schwach bei lokalen Bezügen. Wenn deine Meldung für die Lokalpresse einer mittelgroßen deutschen Stadt gedacht ist, wird die KI generisch schreiben, weil sie die lokale Tonalität nicht trifft. Hier hilft, eine echte Pressemitteilung der gleichen Region als Beispiel mitzuliefern: „Schreib im Stil dieser Meldung des [Lokalblatts]: [Beispiel-URL oder Text]".
In der Praxis sehen wir, dass die ersten drei Pressemitteilungen, die ein Team mit KI schreibt, mehrmals umgeschrieben werden müssen. Ab der vierten haben sich die Prompts angepasst, der Workflow steht, und der Aufwand pro Meldung sinkt von drei Stunden auf etwa eine.
Versand: Wo die Meldung tatsächlich hingehört
Eine perfekte Mitteilung nützt nichts, wenn sie nicht beim richtigen Redakteur landet.
pressetext.de. Größter deutschsprachiger Standard-Distributor. Eine kostenlose Variante existiert für unkommerzielle Nachrichten, kommerziell läuft es ab etwa 50 Euro pro Aussendung. Verteilung an Fach- und Wirtschaftsmedien.
openPR. Kostenlos, basisorientiert. Reichweite ist geringer als bei pressetext, aber für ein erstes Signal solide. Anmeldung mit eurer Domain, dann freies Einreichen.
idw-online. Für Bildungs-, Hochschul- und Forschungsmeldungen. Mitgliedschaft kostet ein paar hundert Euro im Jahr, lohnt sich nur wenn ihr regelmäßig wissenschaftliche oder bildungspolitische Themen platziert.
Direktversand. Die wirkungsvollste Variante. Du recherchierst die zwanzig wichtigsten Redakteure für dein Thema und schickst denen die Mitteilung persönlich, nicht als Massenversand. Persönliche Anrede, kurzer Eigentext, dann die Mitteilung. Die Trefferquote ist um Faktoren höher als bei reinen Distributoren.
Datenschutz und rechtliche Punkte
Eine Pressemitteilung enthält oft Personennamen (Geschäftsführung, Zitatgeber) und Kontaktdaten. Das ist normalerweise unproblematisch, weil die genannten Personen einwilligen oder dies zu ihrer beruflichen Rolle gehört. Achte aber darauf, keine Mitarbeiter ohne deren Wissen zu nennen, vor allem nicht mit privaten Details.
Wenn du KI-Tools für die Erstellung verwendest, gehören sensible Inhalte (interne Strategie, Personalentscheidungen, vertrauliche Zahlen) nicht in den Prompt, solange du nicht über einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter verfügst. Für Pressemitteilungen ist das selten ein Problem, weil sie öffentlich werden sollen.
Häufige Fragen
Wie lang sollte eine Pressemitteilung sein?
Maximal eine Seite, also etwa 300 bis 400 Wörter. Längere Mitteilungen werden überflogen oder weggelegt. Wenn du mehr Substanz hast, hänge sie als Hintergrund-Dokument an, nicht in die Mitteilung selbst.
Welches LLM eignet sich am besten für deutschsprachige Pressemitteilungen?
Claude Pro und ChatGPT Plus liefern beide solide Resultate. Claude tendiert zu nüchternerer Tonalität, was für Pressemitteilungen oft besser passt. ChatGPT ist etwas variantenreicher bei Headlines. Beide kosten 23 Euro pro Monat, du kannst beide einen Monat parallel testen.
Reicht der kostenlose Tier von ChatGPT oder Gemini für Pressemitteilungen?
Für gelegentliche Aussendungen ja. Wer mehrmals pro Monat Mitteilungen rausschickt, profitiert von den höheren Tarifen wegen Kontextfenster und schnellerer Reaktion. Bei sensiblen Themen (Personal, Übernahme, Krise) brauchst du sowieso einen Tarif mit Auftragsverarbeitungsvertrag.
Sollte ich die KI auch das Versanddatum und den Sperrfrist-Vermerk schreiben lassen?
Nein. Das ist Handarbeit. Sperrfristen müssen klar sichtbar oben stehen, mit Datum und Uhrzeit. Datum und Stadt der Mitteilung musst du händisch prüfen, weil die KI hier gerne Platzhalter lässt.
Was mache ich, wenn meine erste Pressemitteilung keinen einzigen Treffer in der Presse erzielt?
Drei mögliche Gründe. Erstens: Die Meldung war keine Nachricht. Zweitens: Der Verteiler war falsch. Drittens: Der Versand war zu unpersönlich. Schau dir die drei Punkte einzeln an, bevor du beim nächsten Mal einfach mehr Distributoren bedienst.
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