Ein Transkriptionsdienst, den im eigenen Haus niemand eingeladen hat, soll in Teams-Besprechungen künftig draußen bleiben können, ohne dass der Organisator eingreifen muss.

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Was Microsoft angekündigt hat

Laut den Versionshinweisen für Teams-Administratoren auf Microsoft Learn vom 23. September 2026 können Administratoren erkannte externe Bots automatisch daran hindern, Besprechungen beizutreten. Gesteuert wird das über die Teams-Besprechungsrichtlinien. Windows Central berichtet am 25. September 2026, die Funktion sei ursprünglich für Mai 2026 geplant gewesen und mit einem Teams-Update am 23. September 2026 ausgeliefert worden. Nach der Message-Center-Meldung MC1459141 handelt es sich um eine neue Option in den bestehenden Einstellungen „Manage bots“ im Teams Admin Center.

Ab Werk ist sie ausgeschaltet.

Solange kein Administrator die Richtlinie aktiviert, ändert sich laut MC1459141 nichts. Wer sie nicht einschaltet, behält die bisherige Erkennung, und das Beitrittsverhalten bleibt, wie es ist. Zuweisen lässt sich die Richtlinie bestimmten Nutzern oder Gruppen, ein Betrieb kann sie also auf einen Teil der Belegschaft beschränken.

Im selben Versionshinweis steht eine zweite Neuerung. App- und Agenteninstallationen lassen sich jetzt wahlweise im Microsoft 365 Admin Center oder im Teams Admin Center verwalten, und Änderungen werden nach Angaben von Microsoft automatisch über Teams, Outlook und Microsoft 365 Copilot synchronisiert.

Von der Lobby zur Sperre

Eine Vorstufe gibt es seit einem Versionshinweis aus dem Juni 2026. Externe Bots werden seitdem in der Lobby erkennbar dargestellt, und Organisatoren müssen sie ausdrücklich und gesondert zulassen. Die neue Richtlinie geht laut BleepingComputer vom 24. August 2026 einen Schritt weiter: Sie hält Bots fern, ohne dass es auf eine Bestätigung durch den Organisator ankommt.

Für den Alltag ist das ein spürbarer Unterschied. Mit der Lobby-Lösung entscheidet jeder Organisator selbst, und zwar in jeder Besprechung neu. Wer unter Zeitdruck einen Termin eröffnet, winkt einen Eintrag in der Lobby schnell durch, zumal wenn er aussieht wie ein weiterer Teilnehmer der Gegenseite. Die Richtlinie verlagert diese Entscheidung zum Administrator, der sie einmal trifft und für festgelegte Nutzer oder Gruppen gelten lässt. Das entlastet die Organisatoren. Es bedeutet aber auch, dass eine Einstellung im Admin Center darüber bestimmt, welche Helfer in Kundenterminen überhaupt noch mitlaufen können. Wer die Sperre für alle einschaltet, trifft damit auch die Dienste, die Kollegen bewusst nutzen. Genau deshalb lohnt der Blick auf die Zuweisung nach Nutzern und Gruppen, bevor jemand den Schalter umlegt.

Zeitplan und Erkennung bleiben unklar

Wann die Option in einem bestimmten Tenant auftaucht, lässt sich aus den Quellen nicht sicher ablesen. Der Learn-Versionshinweis vom 23. September 2026 formuliert, Administratoren könnten das jetzt tun. Die aktuelle Fassung von MC1459141, zuerst am 21. August 2026 veröffentlicht und seither mehrfach aktualisiert, nennt für den Targeted Release Mitte bis Ende September und für die allgemeine Verfügbarkeit weltweit Anfang bis Ende Oktober 2026. Die Zeitpläne wurden laut der Meldung bereits mehrfach verschoben. Die Option kann in einem Tenant also schon vorhanden sein oder erst im Oktober kommen.

Offen ist außerdem, woran Teams einen Bot erkennt und wie zuverlässig das gelingt. Keine der Quellen beschreibt das Verfahren. Gesperrt werden ausdrücklich nur erkannte externe Bots, und Microsoft nennt keine Namen von Notiz- oder Transkriptionsdiensten.

Microsoft selbst empfiehlt in MC1459141, zuerst die Nutzung von Meeting-Bots im eigenen Haus zu prüfen, die Richtlinie mit einer Pilotgruppe zu testen und Organisatoren sowie Nutzer zu informieren, die in ihren Abläufen auf automatische Meeting-Bots angewiesen sind. Ob ein solcher Bot eine Besprechung überhaupt aufzeichnen oder mitschreiben darf, ist eine eigene Frage, die mit dem Admin-Schalter nichts zu tun hat. Einen Überblick dazu gibt der frühere Beitrag KI-Protokolle im Meeting: erlaubt oder heikel?.

Unsere Einschätzung

Die Sperre ist ein nützlicher Schalter, und sie trifft beide Seiten.

Es kommt vor, dass in einer Besprechung mit einem Kunden oder Lieferanten ein automatischer Protokolldienst auftaucht, den keiner der eigenen Teilnehmer eingeladen hat. Dagegen hilft die Richtlinie. Sie greift aber genauso bei dem Transkriptionsdienst, den der Vertrieb seit Monaten für die eigenen Gesprächsnotizen nutzt. Wir würden deshalb vor dem Einschalten eine kurze Liste anlegen: welche Dienste im Betrieb erwünscht sind, wer sie nutzt und in welchen Besprechungen. Danach mit einer kleinen Gruppe testen, so wie Microsoft es selbst vorschlägt, und erst dann ausweiten.

Aus unserer Sicht gehört ein dritter Schritt dazu, der gern vergessen wird. Kunden, die mit einem eigenen Protokoll-Bot in die Besprechung kommen, sollten vorher erfahren, wie der Betrieb damit umgeht. Ein Bot, der ohne Ankündigung an der Sperre hängen bleibt, sorgt sonst zu Beginn des Termins für Rückfragen.

Wer die Richtlinie vorerst nicht einschaltet, sollte zumindest wissen, dass externe Bots in der Lobby einzeln zugelassen werden müssen, und die Organisatoren im Haus darauf hinweisen.

Quellen

Die genannten Angaben stützen sich auf folgende öffentlich zugängliche Quellen (Stand der Recherche: 27. September 2026):

Häufige Fragen

Was kann die neue Teams-Richtlinie gegen externe Meeting-Bots?

Laut den Microsoft-Learn-Versionshinweisen vom 23. September 2026 können Administratoren erkannte externe Bots automatisch daran hindern, Besprechungen beizutreten. Gesteuert wird das über die Teams-Besprechungsrichtlinien, konkret über eine neue Option in den Einstellungen „Manage bots“ im Teams Admin Center.

Ist die Sperre in Teams automatisch eingeschaltet?

Nein. Laut der Message-Center-Meldung MC1459141 ist die Option standardmäßig ausgeschaltet, und es ändert sich nichts, solange kein Administrator sie aktiviert. Sie lässt sich bestimmten Nutzern oder Gruppen zuweisen. Ohne Richtlinie bleibt es bei der Lobby-Lösung aus dem Juni 2026, bei der Organisatoren externe Bots einzeln zulassen müssen.

Ab wann steht die Option in jedem Tenant zur Verfügung?

Das ist uneinheitlich. Der Learn-Versionshinweis vom 23. September 2026 meldet die Funktion als verfügbar, die aktuelle Fassung von MC1459141 nennt für die allgemeine Verfügbarkeit weltweit Anfang bis Ende Oktober 2026. Die Zeitpläne wurden laut Meldung bereits mehrfach verschoben.

Was sollte ein Betrieb vor dem Einschalten regeln?

Microsoft empfiehlt in MC1459141, die Nutzung von Meeting-Bots im eigenen Haus zu prüfen, mit einer Pilotgruppe zu testen und betroffene Organisatoren und Nutzer zu informieren. Aus unserer Sicht gehört dazu eine kurze Liste der erwünschten Dienste und ein Hinweis an Kunden, die mit eigenem Protokoll-Bot in Besprechungen kommen.

Wer im Betrieb entscheidet, welcher Bot in einer Besprechung mitschreiben darf?

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Zuletzt aktualisiert: 27. September 2026. Stand der Recherche: 27. September 2026.