Google hat seine KI Gemini tief in Workspace eingebaut. In Tabellen füllt die Funktion Fill with Gemini ganze Spalten automatisch, und mit Workspace Studio lassen sich teilbare KI-Automationen für Aufgaben wie die Rechnungsprüfung bauen. Für den Sommer 2026 sind weitere Integrationen angekündigt. Wer Google bereits im Betrieb nutzt, bekommt damit Werkzeuge an die Hand, die Routinearbeit verkürzen, solange die Ergebnisse geprüft und die Daten sauber behandelt werden.
Viele kleine Firmen arbeiten mit Google Workspace, also mit Gmail, Tabellen, Dokumenten und Drive. Bisher war das vor allem ein solides Büropaket. Mit dem Ausbau von Gemini wird daraus eine Plattform, die Routinearbeit selbst übernimmt. Das ist die Google-Antwort auf die KI-Funktionen, die Microsoft in seine Bürowelt einbaut, und sie ist gerade für Betriebe interessant, die ohnehin im Google-Umfeld zu Hause sind.
Was Google in Workspace einbaut
Seit dem Frühjahr 2026 ist Google Workspace Intelligence allgemein verfügbar. Dahinter steckt der Plan, KI nicht als separates Werkzeug danebenzustellen, sondern direkt in die Programme zu integrieren, die du täglich nutzt. Statt einen Text in ein eigenes Chatfenster zu kopieren, rufst du die KI dort auf, wo die Arbeit anfällt, in der Tabelle, im Dokument oder in der Mail.
Für einen kleinen Betrieb ist das ein wichtiger Unterschied. Eine KI, die im gewohnten Programm sitzt, wird tatsächlich benutzt. Eine KI, für die man erst ein zusätzliches Tool öffnen muss, bleibt oft liegen. Google setzt darauf, dass die Hürde sinkt, wenn die Funktion immer schon da ist.
Fill with Gemini: Tabellen, die sich selbst füllen
Das Herzstück in den Tabellen ist die Funktion Fill with Gemini. Sie füllt Spalten automatisch, indem sie aus den vorhandenen Daten ableitet, was in die nächsten Zellen gehört. Ein Beispiel: Du hast eine Liste mit Firmennamen und willst zu jedem die Branche oder eine kurze Einordnung ergänzen. Statt jede Zeile von Hand zu bearbeiten, lässt du die Funktion den Rest ausfüllen. Nach Angaben von Google erledigt das System solche Dateneingaben deutlich schneller als die manuelle Variante, in der Größenordnung um ein Vielfaches.
In unseren DigiMan-Kursen ist das eine der Aufgaben, an denen der Nutzen von KI für viele zum ersten Mal greifbar wird. Wer regelmäßig Listen pflegt, kennt die stumpfe Tipparbeit, die dabei anfällt. Eine Funktion, die diese Arbeit abnimmt, spart spürbar Zeit. Wichtig bleibt der Blick auf das Ergebnis, denn die KI rät anhand von Mustern und liegt nicht immer richtig. Bei Zahlen, Preisen und rechtlich relevanten Angaben gehört das Ergebnis geprüft.
Workspace Studio: eigene KI-Skills bauen
Spannender für den Betriebsalltag ist Workspace Studio. Damit lassen sich sogenannte Skills bauen, also teilbare KI-Automationen für einen bestimmten Geschäftsprozess. Ein von Google genanntes Beispiel ist die automatisierte Rechnungsprüfung. Du baust einmal einen Ablauf, der eingehende Rechnungen liest, mit der Bestellung abgleicht und auffällige Posten markiert, und kannst diesen Skill dann im Team teilen.
Für kleine Firmen liegt hier der eigentliche Hebel. Eine einzelne KI-Antwort ist nett, ein wiederverwendbarer Ablauf für eine ständig anfallende Aufgabe spart dauerhaft Zeit. Wer einmal versteht, wie sich solche Skills bauen lassen, kann nach und nach die wiederkehrenden Handgriffe im Betrieb automatisieren, von der Rechnungsprüfung bis zur Vorsortierung von Anfragen.
Was im Sommer dazukommt
Google hat für den Sommer 2026 weitere Integrationen angekündigt. Dazu gehören ein KI-gestütztes Gmail-Postfach, das eingehende Mails ordnet und vorbereitet, sowie erweiterte Sprachfunktionen. Die Richtung ist klar: Workspace soll Schritt für Schritt von einem Werkzeug, das auf deine Eingaben wartet, zu einem System werden, das Arbeit vorbereitet und Vorschläge macht.
Für dich heißt das, die Entwicklung lohnt sich zu verfolgen, gerade wenn dein Betrieb bereits auf Google läuft. Du musst nicht jede neue Funktion sofort einführen, aber du solltest wissen, welche Routinearbeit sich damit verkürzen lässt.
Was kleine Firmen beachten sollten
Bei allem Komfort bleibt die Sorgfalt deine Aufgabe. Drei Punkte sind wichtig. Erstens die Endkontrolle: Was die KI ausfüllt oder vorschlägt, gehört geprüft, bevor es in ein Angebot, eine Rechnung oder eine Kundenmail wandert. Zweitens der Datenschutz: Bevor personenbezogene Daten oder sensible Geschäftsdaten durch KI-Funktionen laufen, solltest du klären, ob das in deinem Workspace-Vertrag sauber geregelt ist und ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag vorliegt. Das ist keine Rechtsberatung, aber ein wichtiger Punkt für die Vorbereitung.
Drittens die Datenqualität: Funktionen wie Fill with Gemini arbeiten umso besser, je sauberer deine vorhandenen Daten sind. Wer chaotische Tabellen automatisch ergänzen lässt, bekommt chaotische Ergebnisse. Ordnung in den eigenen Daten ist die Grundlage, auf der die KI überhaupt sinnvoll arbeiten kann. Wer diese drei Punkte beachtet, holt aus dem Ausbau von Workspace echten Mehrwert heraus.
Quellen
Die genannten Angaben stützen sich auf folgende öffentlich zugängliche Berichte (Stand der Recherche: Juni 2026):
Häufige Fragen
Was ist Fill with Gemini in Google Tabellen?
Eine Funktion, die Spalten in einer Tabelle automatisch füllt, indem sie aus den vorhandenen Daten ableitet, was in die nächsten Zellen gehört. Wer zum Beispiel zu einer Liste von Firmen die Branche ergänzen will, lässt die Funktion den Rest ausfüllen, statt jede Zeile von Hand zu bearbeiten. Nach Angaben von Google geht das um ein Vielfaches schneller als manuell.
Was kann ich mit Workspace Studio bauen?
Mit Workspace Studio lassen sich sogenannte Skills bauen, also teilbare KI-Automationen für einen bestimmten Geschäftsprozess. Ein von Google genanntes Beispiel ist die automatisierte Rechnungsprüfung. Du baust einmal den Ablauf, der Rechnungen liest, mit der Bestellung abgleicht und auffällige Posten markiert, und teilst diesen Skill dann im Team.
Muss ich Google Workspace nutzen, damit sich das lohnt?
Die Funktionen sind in Google Workspace eingebaut, also in Gmail, Tabellen, Dokumenten und Drive. Wer ohnehin im Google-Umfeld arbeitet, bekommt sie direkt in den gewohnten Programmen. Betriebe, die auf Microsoft setzen, finden vergleichbare KI-Funktionen in deren Bürowelt. Entscheidend ist, dass die KI dort sitzt, wo die Arbeit anfällt.
Worauf muss ich beim Datenschutz achten?
Bevor personenbezogene Daten oder sensible Geschäftsdaten durch KI-Funktionen laufen, solltest du klären, ob das in deinem Workspace-Vertrag geregelt ist und ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag vorliegt. Außerdem gilt: Prüfe die Ergebnisse, bevor sie in Angebote oder Rechnungen wandern, und sorge für saubere Ausgangsdaten. Das ist keine Rechtsberatung.
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Zuletzt aktualisiert: 29. Juni 2026. Stand der Recherche: 29. Juni 2026.