Wer in Google Workspace Business Standard oder Business Plus eine Besprechung mit drei oder mehr Personen ansetzt, soll nach Angaben von Google ab dem 29. September 2026 automatisch ein KI-Protokoll bekommen, sofern niemand die Einstellung ändert.

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Eine dritte Option neben an und aus

Die Funktion „Take notes for me“ lässt Gemini in Google Meet Notizen schreiben und kann im Voraus so eingestellt werden, dass sie in Besprechungen von selbst mitläuft. Laut Google konnten Admins das bisher nur für alle Besprechungen ein- oder ausschalten. Hinzu kommt jetzt eine dritte Option: automatische Notizen nur für Besprechungen mit drei oder mehr Personen. Die Admin-Hilfe präzisiert, dass drei oder mehr Gäste gemeint sind, der Gastgeber zählt mit.

Welche Vorgabe gilt, hängt am Tarif.

In Business Standard und Business Plus ist die neue Einstellung laut Google standardmäßig eingeschaltet. In Enterprise Standard, Enterprise Plus und Frontline Plus sowie mit dem Zusatz Google AI Pro for Education ist sie standardmäßig ausgeschaltet. Gesonderte Lizenzkosten stehen nach Angaben des niederländischsprachigen Portals KMO.partners, das sich an kleine und mittlere Unternehmen richtet, nicht in der Ankündigung.

Auch die Mitarbeiter bekommen eine eigene Option, nämlich für alle Besprechungen, die sie selbst mit drei oder mehr Gästen ausrichten. Sie können die Vorgabe des Admins in ihren Meet-Einstellungen überschreiben. Umgekehrt gilt das ebenso: Stellt der Admin auf Aus, können Nutzer die Funktion laut Google trotzdem selbst einschalten.

Zwei Termine und ein gestrecktes Ausrollen

Angekündigt hat Google die Änderung am 16. Juli 2026. Damals hieß es, vor dem 21. September 2026 gebe es keine Auswirkung für Nutzer. Die Admin-Hilfe nennt diesen Termin weiterhin als frühesten Zeitpunkt. Der jüngere Beitrag im Blog Google Workspace Updates vom 22. September 2026 nennt dagegen den 29. September als Start und kündigt ausdrücklich ein gestrecktes Ausrollen an, das möglicherweise länger als 15 Tage dauert, bis die Funktion sichtbar ist. Wann ein einzelnes Konto die Änderung zu sehen bekommt, lässt sich aus beiden Angaben nicht genau bestimmen.

Wer am Gemini-Alpha-Programm teilnimmt und die Einstellung getestet hat, bei dem kann sie laut Google bereits an sein.

Den Schalter finden Admins laut Admin-Hilfe in der Admin-Konsole im Bereich Google Meet, Abschnitt Gemini-Einstellungen, unter „Automatic note-taking“. Er lässt sich auch nur für einzelne Organisationseinheiten setzen, etwa für eine Abteilung. Bis eine Änderung greift, können bis zu 24 Stunden vergehen. Voraussetzung ist, dass Gemini-Notizen und die smarten Funktionen in Workspace für die Organisation eingeschaltet sind.

Was im Meeting passiert und wo das Protokoll landet

Während der Besprechung informiert Meet laut Google alle Teilnehmer, dass Notizen erstellt werden, und zeigt bei allen ein Stiftsymbol an. Stoppen können das Mitschreiben jederzeit die internen Teilnehmer aus der Organisation des Gastgebers. Der Admin kann außerdem verlangen, dass alle Teilnehmer vor bestimmten Meeting-Funktionen ausdrücklich einwilligen. Kurz nach dem Ende liegt das Notizdokument im Google Drive des Organisators, im Ordner „Google Meet“. Beim Teilen bietet Google die Option, das Dokument allen eingeladenen Gästen zu geben, auch solchen außerhalb der Organisation. Als eingeladen zählen laut Google alle Gäste der Kalendereinladung, also auch jemand, der gar nicht teilgenommen hat. Aufbewahrt werden die Notizen nach der Richtlinie, die die Organisation für Meet eingestellt hat. Und sie können Bildschirmfotos enthalten, etwa von gezeigten Folien.

Auf Englisch steht die Funktion laut Meet-Hilfe allen Nutzern zur Verfügung. Deutsch gibt es, wie Französisch, Italienisch, Japanisch, Koreanisch, Portugiesisch und Spanisch, nur für Beta-Nutzer, und pro Besprechung wird eine Sprache unterstützt. Wie gut die Notizen in einer deutschsprachigen Runde ausfallen, sagt keine der Quellen.

Sämtliche Funktionsangaben in diesem Artikel stammen von Google selbst.

Warum KMU-Beobachter zur Prüfung raten

KMO.partners ordnet die Änderung für kleinere Betriebe ein: Ohne Prüfung durch den Admin könnten Kundengespräche, Bewerbungsgespräche oder interne Besprechungen automatisch Notizen durch Gemini bekommen. Ob ein Betrieb seine Besprechungen auf diese Weise protokollieren darf und ob dafür eine Einwilligung nötig ist, beantworten die Quellen nicht. Das sollte jeder Betrieb vor dem Einsatz klären, am besten mit seinem Datenschutzbeauftragten. Welche Fragen sich dabei grundsätzlich stellen, haben wir im Artikel KI schreibt im Meeting mit zusammengetragen.

Unsere Einschätzung

Aus unserer Sicht ist die Voreinstellung nicht das eigentliche Problem, sondern dass womöglich niemand bewusst über sie entscheidet. Wer als kleiner Betrieb auf Business Standard oder Business Plus arbeitet, steht nach Googles Angaben auf „an“, ohne je einen Haken gesetzt zu haben. Das Bewerbungsgespräch mit zwei Leuten aus dem Betrieb erfüllt die Bedingung bereits. Ebenso das Preisgespräch mit einem Kunden, zu dem ein Kollege dazukommt. Beides landet dann als Dokument im Drive, und je nach Freigabe kann es an alle Eingeladenen gehen, auch an externe.

Wir würden die Einstellung vor dem Ausrollen prüfen.

Praktisch heißt das: festlegen, in welchen Besprechungen mitgeschrieben wird, und die Organisationseinheiten dafür nutzen, etwa eine andere Vorgabe für die Personalabteilung als für den Vertrieb. Die Mitarbeiter sollten wissen, dass sie selbst umstellen und das Mitschreiben im Meeting stoppen können. Wer den Protokollanten bewusst einsetzt, klärt vorab, wer die Notizen liest und wie lange sie liegen bleiben, denn dafür gilt die Aufbewahrungsrichtlinie, die für Meet eingestellt ist. Weil Deutsch nur als Beta läuft, würden wir die Qualität zuerst in einer unkritischen internen Runde ansehen, bevor ein Kundentermin davon abhängt.

Quellen

Die genannten Angaben stützen sich auf folgende öffentlich zugängliche Quellen (Stand der Recherche: 27. September 2026):

Häufige Fragen

In welchen Google-Workspace-Tarifen sind die automatischen Meet-Notizen voreingestellt?

Laut Google ist die neue Einstellung für Besprechungen mit drei oder mehr Personen in Business Standard und Business Plus standardmäßig an. In Enterprise Standard, Enterprise Plus, Frontline Plus und mit dem Zusatz Google AI Pro for Education ist sie standardmäßig aus.

Ab wann gilt die neue Einstellung für „Take notes for me“?

Nach dem Google-Beitrag vom 22. September 2026 wirken die Einstellungen ab dem 29. September 2026, das Ausrollen kann länger als 15 Tage dauern. Die Admin-Hilfe von Google nennt dagegen weiterhin den 21. September 2026 als frühesten Termin. Wann ein einzelnes Konto die Änderung sieht, ist nicht genau bestimmbar.

Wer bekommt die Notizen nach einem Meeting zu sehen?

Das Notizdokument entsteht laut Google kurz nach dem Meeting im Google Drive des Organisators, im Ordner „Google Meet“. Beim Teilen gibt es die Option, es allen eingeladenen Gästen zu geben, auch außerhalb der Organisation. Als eingeladen gelten alle Gäste der Kalendereinladung, auch wer nicht teilgenommen hat.

Was sollte ein Betrieb jetzt regeln?

Der Admin kann die Einstellung in der Admin-Konsole unter Google Meet, Gemini-Einstellungen, prüfen und auch je Organisationseinheit unterschiedlich setzen; Änderungen können bis zu 24 Stunden dauern. Mitarbeiter können die Vorgabe in ihren Meet-Einstellungen überschreiben. Ob und wie Besprechungen so protokolliert werden dürfen, sollte der Betrieb vorher klären, etwa mit seinem Datenschutzbeauftragten.

Wer im Betrieb hat entschieden, in welchen Besprechungen Gemini mitschreibt?

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Zuletzt aktualisiert: 27. September 2026. Stand der Recherche: 27. September 2026.