KI-Use-Case-Workshop 2026: Den Workshop im eigenen Betrieb moderieren

Einen KI-Use-Case-Workshop selbst moderieren klingt nach einer Aufgabe für teure Berater. Ist es nicht. Wenn Du Dein Team gut kennst, einen halben Tag blockst und ein paar Methoden parat hast, kommst Du am Ende mit drei bis fünf konkreten KI-Anwendungen heraus, die Deinem Betrieb wirklich helfen. Kein Mystery, kein Buzzword-Bingo. Dieser Artikel zeigt Dir den Ablauf Schritt für Schritt.

Auf einen Blick: Ein KI-Use-Case-Workshop lässt sich gut im eigenen Betrieb durchführen. 4 bis 6 Stunden, 5 bis 10 Teilnehmer aus verschiedenen Abteilungen, ein neutraler Moderator. Ablauf in vier Blöcken: Einstieg und Pain-Storming, Use-Case-Sammlung, ROI- und Aufwand-Bewertung, Priorisierung. Output sind 3 bis 5 priorisierte Use Cases mit grober Aufwand- und Nutzen-Einschätzung. Methoden: Pain-Storming, Process Mining auf Papier, Impact-Effort-Matrix.

Warum Du den Workshop selbst moderieren kannst (und solltest)

Externe Moderatoren rufen zwischen 1.500 und 3.500 Euro für einen halben Tag auf. Das Geld kannst Du sparen, wenn Du selbst moderierst oder jemanden aus dem Team beauftragst. Drei Gründe sprechen sogar für interne Moderation.

Erstens kennst Du die Sprache und die Eigenheiten Deines Betriebs. Du weißt, dass der Vertrieb mit der Buchhaltung im Clinch liegt. Du weißt, dass der IT-Verantwortliche bei jeder Cloud-Lösung skeptisch wird. Ein externer Moderator stolpert über diese Untiefen, Du nicht.

Zweitens bleibt das Wissen im Haus. Wenn Du den Workshop einmal selbst durchziehst, weißt Du auch beim zweiten Mal, wie es geht. Drittens ist die Hürde niedriger. Ein selbst moderierter Workshop kann kleiner ausfallen oder spontan in Etappen aufgeteilt werden.

Die einzige Bedingung: Du brauchst einen neutralen Moderator. Wer selbst Use Cases einbringen will, kann nicht gleichzeitig moderieren. Such Dir jemanden mit wenig IT-Hintergrund. Eine Vertriebsleitung, eine Office-Managerin, jemand aus der Personalabteilung. Diese Person hört besser zu als der IT-Leiter, der schon alle Antworten zu kennen meint.

Die richtige Vorbereitung

Bevor der erste Sticky-Note klebt, ist die Vorbereitung der wichtigste Hebel. Drei Dinge musst Du klären: Teilnehmer, Material, Raum.

Bei den Teilnehmern gilt: 5 bis 10 Personen aus verschiedenen Abteilungen. Weniger als 5 ist zu wenig Reibung, mehr als 10 wird unmoderierbar. Mindestens ein Skeptiker muss dabei sein. Jemand, der KI eher kritisch sieht. Sonst wird der Workshop zu einer Wohlfühlveranstaltung, in der alle ihre Lieblingsideen abnicken. Der Skeptiker zwingt das Team, Annahmen zu prüfen.

Beim Material brauchst Du nicht viel. Whiteboard oder ein digitales Board wie Hyperchalk, Sticky Notes in mindestens drei Farben, dicke Stifte (kein Kugelschreiber, der wird auf den Notes nicht lesbar), einen Timer, eine Kamera oder ein Tablet, um die Ergebnisse zu fotografieren. Snacks und Wasser. Klingt banal, ist es nicht. Ein hungriger Workshop ist ein schlechter Workshop.

Der Raum sollte nicht der übliche Besprechungsraum sein, in dem Ihr jeden Montag das Wochenmeeting macht. Wechsel den Ort, wenn möglich. Ein anderer Raum signalisiert: Heute denken wir anders.

Lade die Teilnehmer mit einer kurzen Mail ein. Schreib rein, worum es geht, wie lang es dauert, was sie mitbringen sollen (Notizen über nervige Aufgaben aus den letzten Wochen). Keine Vorbereitung im Sinne von Powerpoint-Folien. Wer mit fertigen Ideen kommt, fixiert sich darauf und blockt den offenen Prozess.

Block 1 - Einstieg und Pain-Storming (45 Min)

Der Einstieg dauert kurz, aber er ist wichtig. Stell die vier Blöcke vor, das Ziel des Tages, die Regeln. Eine Regel reicht eigentlich: Jede Idee ist erstmal okay, bewertet wird erst später.

Dann startest Du mit einer Vorstellungsrunde, die nicht "Wer bist Du und was machst Du" ist, sondern: "Was nervt Dich gerade an Deinem Arbeitsalltag?" Jeder hat zwei Minuten. Notiere mit. Diese Frage wirkt unscheinbar, ist aber der eigentliche Türöffner. Menschen reden gerne über das, was sie nervt. Und genau dort liegen die Use Cases.

Nach der Runde kommt das Pain-Storming. Jeder Teilnehmer schreibt 3 bis 5 Pain Points auf einzelne Sticky Notes. Pro Notiz ein Pain Point. Stichwortartig, kein Aufsatz. Beispiele: "Mandanten-Mails sortieren dauert zu lang", "Vertragsanalyse frisst Donnerstagvormittage", "Vor jedem Termin 30 Min Recherche zum Kunden".

Anschließend klebt jeder seine Notes ans Board und erklärt sie kurz. Du als Moderator clusterst während der Diskussion. Ähnliche Pain Points kommen nebeneinander. Themenfelder werden sichtbar. Am Ende stehen meist 5 bis 8 Cluster.

Bei einem typischen KMU-Workshop landest Du bei Clustern wie: E-Mail-Flut, Dokumente sichten, Recherche, wiederkehrende Texte, Datenpflege, Termine vor- und nachbereiten. Das sind die Felder, in denen KI tatsächlich was bringt.

Pause. Zehn Minuten. Wirklich raus aus dem Raum. Das Gehirn braucht Sauerstoff, sonst kollabiert die Energie in Block 2.

Block 2 - Use-Case-Sammlung (60 Min)

Jetzt wird aus Pain Points eine Use-Case-Liste. Du nimmst Cluster für Cluster und fragst: "Wie könnte KI hier helfen?" Wichtig: Es geht noch nicht um Tools. Es geht um Anwendungen. Nicht "Wir nutzen Claude", sondern "Eine KI sortiert Mandanten-Mails nach Dringlichkeit und schlägt Antworten vor".

Lass das Team frei sammeln. Schreibe jede Idee auf eine neue Sticky-Note. Pro Use Case eine Note. Auch hier gilt: Quantität vor Qualität. Wenn nach einem Cluster nur eine Idee kommt, frag nach: "Was wäre die radikalste Version davon? Was, wenn die KI nicht nur sortiert, sondern direkt antwortet?"

Bei einer Anwalts-Kanzlei könnten in dieser Phase folgende Use Cases entstehen:

• Mandanten-Mail-Triage: KI sortiert eingehende Mails nach Mandanten und Dringlichkeit
• Vertragsanalyse: KI markiert kritische Klauseln in NDAs und Standardverträgen
• Recherche-Assistent: KI durchsucht interne Vorlagen und frühere Schriftsätze
• Termin-Briefing: KI erstellt 5-Min-Briefings vor jedem Mandantengespräch
• Diktat-Transkription: KI wandelt gesprochene Notizen in formatierte Aktenvermerke
• Forderungsmanagement: KI prüft Mahnstufen und schlägt nächsten Schritt vor

Sechs Use Cases aus sechs Pain-Clustern. Realistisch und im Praxisalltag belegt.

Achte als Moderator darauf, dass das Team konkret bleibt. "Wir machen irgendwas mit ChatGPT" ist kein Use Case. "Wir nutzen einen Chatbot, der die FAQ-Antworten aus unserem Handbuch ausgibt" ist einer.

Wenn das Team an einem Cluster komplett hängt, sei ehrlich: Manche Probleme sind keine KI-Probleme. Wenn die Buchhaltung daran krankt, dass niemand die Belege rechtzeitig einreicht, hilft keine KI. Streiche den Cluster.

Am Ende von Block 2 hast Du 8 bis 15 Use Cases am Board. Mehr ist möglich, aber selten produktiv.

Block 3 - Bewertung mit Impact-Effort-Matrix (60 Min)

Jetzt wird sortiert. Dafür nutzt Du die Impact-Effort-Matrix. Zeichne ein großes Achsenkreuz aufs Board: x-Achse "Aufwand der Umsetzung" (links niedrig, rechts hoch), y-Achse "Erwarteter Nutzen" (unten niedrig, oben hoch).

Jeden Use Case bewertet Ihr gemeinsam und klebt die Note in den passenden Quadranten. Wichtig ist nicht die mathematische Genauigkeit, sondern die relative Einordnung. Use Case A ist klar oben links (viel Nutzen, wenig Aufwand). Use Case B steht eher in der Mitte. Use Case C ist unten rechts (wenig Nutzen, viel Aufwand).

Für jede Bewertung gib dem Team zwei Fragen mit:

• Aufwand: Wie lange brauchen wir, bis das im Echtbetrieb läuft? Tage, Wochen, Monate? Wer muss involviert sein? Welche Datenquellen müssen angebunden werden?
• Nutzen: Wie viele Stunden pro Woche sparen wir? Wie viele Mitarbeiter sind betroffen? Wie groß ist die Fehlerreduktion? Wie kritisch ist der Prozess?

Eine grobe Schätzung reicht. Niemand hat in dieser Phase exakte Zahlen, und das ist okay. Worst Case rechnest Du nach dem Workshop mit den drei besten Use Cases einen detaillierten Business Case durch.

Diskussionen kommen vor. Halt sie kurz. Wenn das Team zwischen zwei Quadranten streitet, kleb die Note auf die Grenze. Die Position muss nicht perfekt sein, sie muss handhabbar sein.

Pause. Wieder zehn Minuten. Vor allem nach diesem Block wird sie dringend gebraucht, weil Bewertung anstrengend ist.

Block 4 - Priorisierung und Output-Dokument (45 Min)

Im letzten Block teilst Du die Matrix in vier Bereiche:

Aus den Quick Wins wählst Du mit dem Team die drei bis fünf Use Cases aus, die als nächstes umgesetzt werden. Bei Bedarf nimmst Du einen Big Win dazu, der besonders strategisch wirkt.

Für jeden ausgewählten Use Case füllst Du eine Karte mit folgenden Feldern:

• Name des Use Case
• Kurzbeschreibung (zwei Sätze)
• Erwarteter Nutzen (Stunden gespart, betroffene Mitarbeiter, weitere KPIs)
• Aufwand (Tage, Wochen, Monate; benötigte Datenquellen)
• Risiken (Datenschutz, Akzeptanz, technische Abhängigkeiten)
• Verantwortlicher (eine Person, nicht ein Team)
• Nächster Schritt (was passiert in den nächsten zwei Wochen)

Diese Karten sind der Output des Workshops. Foto vom Board, Karten abgeschrieben, fertig. Versand an alle Teilnehmer am gleichen Tag, spätestens am Folgetag. Frische Eindrücke gehen schnell verloren.

Pausen, Energiekurve und der unbequeme Skeptiker

Vier bis sechs Stunden konzentriertes Arbeiten sind anstrengend. Plan zwei Pausen ein, mindestens je 15 Minuten. Eine kurze Bewegungseinheit zwischendurch tut auch gut. Nicht "Wir machen jetzt Yoga", sondern aufstehen, ans Fenster, kurz frische Luft.

Die Energiekurve fällt typischerweise nach 90 Minuten ab. Plan einen Höhepunkt nach jeder Pause. Block 2 startet mit der spannendsten Frage ("Wie könnte KI das lösen?"), Block 3 mit dem visuellen Aha-Moment ("Schau, hier ist die Matrix"), Block 4 mit der Auswahl ("Wir entscheiden jetzt").

Der Skeptiker im Raum ist ein Geschenk, kein Problem. Wenn er sagt "Das funktioniert nie", frag nach: "Was genau funktioniert nicht? Was wäre die Bedingung, dass es funktioniert?" Skepsis wird so zu konkreten Anforderungen. Wer das Team gegen den Skeptiker stellt, verliert ihn. Wer ihn ernst nimmt, gewinnt einen wichtigen Mitstreiter für die spätere Umsetzung.

Eine Sache geht oft schief: Der Chef redet die ganze Zeit. Wenn der Geschäftsführer dabei ist, brief ihn vorher: 30 Prozent Redeanteil maximum. Zuhören, Fragen stellen, nicht die eigenen Lieblingsideen platzieren. Sonst entsteht ein Use-Case-Workshop, der nur die Ideen des Chefs spiegelt. Das wäre eine teure Stunde gemeinsamen Brainstormings, die Du auch alleine im Auto hättest haben können.

Verzahnung zur KI-Roadmap (Schritt 2)

Der Workshop steht nicht alleine. Er ist Schritt 2 einer fünfteiligen KI-Roadmap für KMU. Vorher kommt die Bestandsaufnahme: Was nutzen wir schon, was haben wir an Daten, wo stehen wir bei der KI-Kompetenz. Nach dem Workshop kommt der erste Pilot, dann die Skalierung, dann die Governance.

Wer den Workshop ohne Schritt 1 macht, verliert Zeit. Ohne Bestandsaufnahme weiß das Team nicht, was schon da ist, welche Lizenzen, welche Daten, welche Verträge. Use Cases werden dann doppelt diskutiert oder unrealistisch eingeschätzt.

Nach dem Workshop steht der Pilot. Such den einfachsten Quick Win, setze einen Verantwortlichen, gib ihm vier bis sechs Wochen Zeit und ein kleines Budget. Wenn der Pilot funktioniert, kommt der nächste. Wenn nicht, lernt Ihr daraus und wählt einen anderen Use Case. So entsteht eine echte KI-Kultur im Betrieb.

Wichtig ist auch der Bezug zur KI-Kompetenzpflicht nach Art. 4 KI-VO, die seit dem 2. Februar 2025 gilt. Der Workshop selbst zählt als Maßnahme zur KI-Kompetenz. Die Teilnehmer lernen, KI-Anwendungen zu bewerten, Risiken einzuschätzen, Use Cases zu definieren. Dokumentier den Workshop deshalb: Datum, Teilnehmerliste, Agenda, Ergebnisse. Das ist später Dein Nachweis, dass Ihr KI-Kompetenz aufgebaut habt.

Praxis-Beispiel: Anwalts-Kanzlei mit 12 MA - typische Use Cases die kommen

Eine mittelständische Anwalts-Kanzlei mit 12 Mitarbeitern macht den Workshop an einem Freitagnachmittag. Sechs Teilnehmer: zwei Partner, drei angestellte Juristen, eine Office-Managerin. Moderation übernimmt die Office-Managerin. Dauer: viereinhalb Stunden.

Im Pain-Storming kommen 27 Pain Points zusammen. Cluster: Mandanten-Kommunikation, Vertragsbearbeitung, Recherche, Diktate, Forderungsmanagement, interne Wissensverwaltung. Aus diesen Clustern entstehen elf Use Cases.

In der Bewertung landen drei Use Cases als klare Quick Wins: Mandanten-Mail-Triage, Diktat-Transkription, Termin-Briefing. Die Vertragsanalyse ist ein Big Win, weil mehrere Wochen Aufwand notwendig sind, aber der Nutzen enorm wäre. Das Forderungsmanagement landet als Nice-to-have im unteren linken Quadranten, weil die Kanzlei das ohnehin im Anwaltsprogramm pflegt.

Output sind drei Karten für die Quick Wins plus eine vierte Karte für die Vertragsanalyse als strategisches Projekt. Verantwortlich für die Triage ist die Office-Managerin, für die Transkription ein junger Jurist, für das Briefing einer der Partner, für die Vertragsanalyse beide Partner gemeinsam.

Zwei Wochen später startet der erste Pilot mit der Mail-Triage. Drei Monate später läuft das System produktiv. Zeitersparnis: rund vier Stunden pro Woche, verteilt über das Team. Investition: 1.500 Euro Setup plus 80 Euro pro Monat.

Häufige Fragen

Muss der Chef teilnehmen?

Idealerweise ja, aber mit klarer Rollenbeschreibung: maximal 30 Prozent Redeanteil, zuhören dominant. Wenn der Chef nicht still bleiben kann, ist es besser, er kommt nur zur Auftakt-Runde und zur Ergebnispräsentation am Ende.

Was, wenn niemand im Team KI kennt?

Macht nichts. Der Workshop heißt Use-Case-Workshop, nicht Tool-Workshop. Es geht um Probleme und mögliche Lösungsrichtungen, nicht um die konkrete Software. Tool-Auswahl kommt nach dem Workshop, oft mit externer Beratung oder einer Weiterbildung wie dem Digitalisierungsmanager.

Wie gehe ich mit Ängsten um, dass KI Jobs wegnimmt?

Sprich es offen an. Sag: "KI nimmt keine ganzen Jobs weg, sondern einzelne Aufgaben. Welche Aufgabe würdest Du gerne abgeben?" Aus dieser Frage entstehen die besten Use Cases. Wer KI als Verbündeten erlebt, der lästige Arbeit übernimmt, akzeptiert sie. Wer Angst hat, dass der Job wegfällt, blockiert.

Was würde ein externer Moderator kosten?

Zwischen 1.500 und 3.500 Euro für einen halben Tag. Plus Reisekosten. Plus Vorbereitung. Bei einem internen Moderator zahlst Du die Arbeitszeit Deines Teams, also etwa 600 bis 900 Euro je nach Gehaltsstruktur. Das gesparte Geld kannst Du in den ersten Pilot stecken.

Reichen vier Stunden wirklich aus?

Für 5 bis 8 Teilnehmer und 6 bis 10 Use Cases reichen vier Stunden gut. Bei 10 Teilnehmern und einer komplexeren Branche solltest Du auf sechs Stunden gehen, mit längerer Mittagspause. Mehr als sechs Stunden am Stück ist nicht produktiv. Lieber zwei Termine an zwei Tagen.

Wenn Du den Workshop hinter Dir hast, beginnt der eigentliche Hebel: die Umsetzung. Drei Use Cases auf der Karte sind drei Pilotprojekte, die Du nacheinander angehst. Wer das nicht alleine stemmen will, holt sich einen Digitalisierungsmanager ins Team. Die geförderte Weiterbildung qualifiziert genau für diesen Job: Use Cases bewerten, Piloten aufsetzen, KI im Mittelstand verankern. Die KI-Roadmap mit allen fünf Schritten zeigt Dir, wohin die Reise nach dem Workshop geht.