Ein Ablauf in Workspace Studio kann bald den Inhalt einer Gmail-Nachricht per Webhook an einen Dienst außerhalb von Google schicken, sofern ein Administrator die Funktion vorher einschaltet.

Erst kostenlos reinschnuppern, dann entscheiden

Bevor du dich für eine Weiterbildung entscheidest, sieh dir kostenlos an, wie sie läuft, fünf Lektionen plus Live-Demo, ohne Verpflichtung. Passt es, ist der Digitalisierungsmanager bei bewilligtem Bildungsgutschein für dich kostenlos.

Kostenlos reinschnuppern

Der Schnupperkurs ist gratis. Ob die Weiterbildung über den Bildungsgutschein gefördert wird, entscheidet die Agentur für Arbeit im Einzelfall.

Vier Bausteine, alle zunächst ausgeschaltet

Den Beitrag hat Google am 17. September 2026 im Blog Google Workspace Updates veröffentlicht. Er betrifft die Abläufe in Workspace Studio, die bei Google Flows heißen. Eigene Auslöser (Custom starters) sind selbst gebaute Echtzeit-Auslöser, die einen Ablauf starten, sobald in einer anderen Anwendung ein Ereignis eintritt. Eigene Schritte (Custom steps) nehmen eigene Logik auf, als Beispiel nennt Google Apps Script.

Die beiden übrigen Neuerungen öffnen die Abläufe nach außen. Integrationen verbinden sie mit Asana, Confluence, HubSpot, Jira, Mailchimp, QuickBooks, Salesforce und Slack, Webhooks senden HTTP-Anfragen an externe Adressen und lösen dort Aktionen aus.

Standardmäßig ist keine der vier Funktionen eingeschaltet.

Freischalten müssen Administratoren sie in der Admin-Konsole unter Apps > Google Workspace > Workspace Studio. An derselben Stelle lassen sich die Anforderungen an eine menschliche Freigabe einstellen. Eigene Schritte und Integrationen haben dafür jeweils eigene Einstellungen, Webhooks folgen laut Google den Freigabeeinstellungen für sensible Schritte (Sensitive Steps).

Webhooks mit fester Adresse

Ein Webhook-Schritt schickt eine HTTP-Anfrage an eine externe Adresse und löst dort eine Aktion aus. Laut der Hilfeseite von Workspace Studio verlangt das Adressfeld eine feste Adresse. Variablen sind in diesem Feld aus Sicherheitsgründen nicht erlaubt. Als Methoden nennt Google unter anderem POST, das voreingestellt ist, sowie PUT und PATCH. Die Antwort des Webhooks lässt sich in späteren Schritten weiterverwenden. Ein Ablauf kann also etwas nach außen melden und mit dem Ergebnis weiterarbeiten.

Welche Adressen ein Webhook überhaupt ansteuern darf, können Administratoren auf unterstützten Editionen mit einer Liste erlaubter Adressen festlegen. Diese Liste gibt es laut Google nur in Business Plus, Enterprise Standard und Plus sowie Education Standard und Plus. Business Starter und Business Standard bekommen die Webhooks, aber keine Adressliste.

In diesen beiden Editionen begrenzt damit keine technische Liste, welche Ziele ein Webhook erreicht.

Integrationen im Beta-Stadium

Die Integrationen mit Drittanbietern kennzeichnet Google ausdrücklich als Beta. Für kostenpflichtige Dienste braucht man laut den Hilfeseiten dort ein eigenes Abonnement. Administratoren können einschränken, wer Integrationen verbinden darf und welche erlaubt sind. Manche Integrationen, etwa Salesforce, setzen eine Hilfs-App voraus. Bei anderen, etwa HubSpot, wählt man die Berechtigungen einzeln aus, und fehlt eine davon, funktioniert der Schritt nicht. Wichtiger für den Alltag ist ein Hinweis zur Datenweitergabe. Werden Variablen in Integrations- oder Webhook-Schritte eingesetzt, können sie laut Google Daten des Google-Kontos enthalten, etwa den Inhalt einer Nachricht in Gmail oder Chat oder Termindaten aus dem Kalender. Der Ablauf kann diese Daten dann an den Drittanbieter weitergeben, und Google schreibt dazu sinngemäß, man solle sicher sein, dass man ihm vertraut.

Die Dienstnamen erinnern an die Gemini-Connectoren in Workspace vom 15. September. Dort ging es um Gemini als Assistenten, der auf Dienste wie HubSpot und QuickBooks zugreift. Die neuen Integrationen gehören zu den Abläufen in Workspace Studio und werden dort freigeschaltet.

Auch ein Testlauf bleibt nicht folgenlos. Laut Google läuft der Ablauf dabei einmal und führt reale Aktionen aus, damit man das Ergebnis sieht.

Ab wann und für wen?

Die Einstellungen in der Admin-Konsole erscheinen laut Google ab dem 17. September 2026, die Verteilung dauert ein bis drei Tage. Nutzer im Rapid Release erhalten die Funktionen ab dem 21. September 2026, ebenfalls innerhalb von ein bis drei Tagen. Im Scheduled Release beginnt die schrittweise Verteilung am 30. September 2026 und kann bis zu 15 Tage dauern.

Genannt werden die Editionen Business Starter, Standard und Plus, Enterprise Standard und Plus sowie Education Fundamentals, Standard und Plus, dazu die Zusatzpakete Google AI Pro for Education, Teaching and Learning und AI Expanded Access. Zu Preisen oder zusätzlichen Kosten sagt die Ankündigung nichts.

Unsere Einschätzung

Für Betriebe mit Google Workspace ist die Neuerung aus unserer Sicht vor allem bequem. Abläufe, die über Google hinausreichen, lassen sich in der Büro-Software bauen, die dort ohnehin im Einsatz ist. Gerade deshalb gehört eine Regel vor den ersten Schalter in der Admin-Konsole.

Wir würden vor dem Freischalten schriftlich festhalten, welche Daten in welche Abläufe dürfen und wer Abläufe freigibt, die nach außen wirken. Ein Webhook, der Mailinhalte an einen fremden Dienst schickt, ist eine Datenweitergabe. Die sollte jemand bewusst entschieden haben, bevor sie zum ersten Mal passiert. Auch Googles eigener Hinweis, man solle dem Drittanbieter vertrauen können, läuft auf genau diese Entscheidung hinaus.

Beim Testen gilt dieselbe Vorsicht. Weil ein Testlauf reale Aktionen ausführt, würden wir neue Abläufe zuerst mit Zielen ausprobieren, bei denen ein Fehler niemanden außerhalb des Betriebs erreicht.

Wer Business Starter oder Business Standard nutzt, hat keine Adressliste für Webhooks und muss die Frage organisatorisch lösen. Aus unserer Sicht genügt dafür eine kurze, schriftliche Liste erlaubter Ziele, die eine verantwortliche Person pflegt, zusammen mit einer strengen Freigabe für sensible Schritte, der auch die Webhooks folgen. Die Beta-Integrationen würden wir erst an Abläufe hängen, von denen Rechnungen oder Kundendaten abhängen, wenn Google sie aus dem Beta-Stadium entlassen hat.

Quellen

Die genannten Angaben stützen sich auf folgende öffentlich zugängliche Quellen (Stand der Recherche: 18. September 2026):

Häufige Fragen

Was ist neu in Google Workspace Studio?

Google hat am 17. September 2026 vier Funktionen für die Abläufe in Workspace Studio angekündigt: eigene Auslöser (Custom starters), eigene Schritte (Custom steps), etwa mit Apps Script, Integrationen mit Drittanbietern und Webhooks. Die Integrationen umfassen Asana, Confluence, HubSpot, Jira, Mailchimp, QuickBooks, Salesforce und Slack und sind ausdrücklich Beta.

Sind die neuen Funktionen sofort für alle Nutzer aktiv?

Nein. Alle vier Funktionen sind standardmäßig ausgeschaltet und werden von Administratoren in der Admin-Konsole unter Apps > Google Workspace > Workspace Studio freigeschaltet. Laut Google erscheinen die Einstellungen dort ab dem 17. September 2026, für Nutzer beginnt die Verteilung im Rapid Release am 21. September und im Scheduled Release schrittweise am 30. September 2026.

Welche Editionen können eine Liste erlaubter Webhook-Adressen festlegen?

Laut Google nur Business Plus, Enterprise Standard und Plus sowie Education Standard und Plus. Business Starter und Business Standard können Webhooks nutzen, haben aber keine solche Liste. Zu Preisen oder zusätzlichen Kosten sagt die Ankündigung nichts.

Was sollte ein Betrieb regeln, bevor die Funktionen eingeschaltet werden?

Aus unserer Sicht sollte vorher feststehen, welche Daten in welche Abläufe dürfen und wer Abläufe mit Außenwirkung freigibt. Variablen in Integrations- und Webhook-Schritten können laut Google Inhalte aus Gmail, Chat oder dem Kalender enthalten, die der Ablauf an den Drittanbieter weitergibt. Weil ein Testlauf nach Angaben von Google reale Aktionen ausführt, würden wir neue Abläufe zuerst mit Zielen testen, die niemanden außerhalb des Betriebs erreichen.

Wer im Betrieb entscheidet, welche Daten ein Ablauf an fremde Dienste schicken darf?

Im kostenlosen KI-Schnupperkurs zeigen wir in fünf Lektionen, wie kleine und mittlere Firmen KI im Alltag einsetzen. Tiefer und praxisnah geht es im Vollkurs Digitalisierungsmanager, DEKRA-zertifiziert und förderfähig über den Bildungsgutschein.

Zuletzt aktualisiert: 18. September 2026. Stand der Recherche: 18. September 2026.