Auf die Schnelle

Ab dem 1. Januar 2027 müssen inländische Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ihre Rechnungen an andere Unternehmen als echte E-Rechnung ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle. Empfangen und verarbeiten können muss jeder Betrieb E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Grundlage ist das Wachstumschancengesetz und der neu gefasste Paragraf 14 UStG. Erlaubt sind nur strukturierte Formate nach der Norm EN 16931, in der Praxis XRechnung oder ZUGFeRD. Eine einfache PDF per E-Mail zählt nicht mehr. KI-gestützte Buchhaltung kann die Umstellung erleichtern, sie nimmt Tipparbeit ab, ersetzt aber nicht die fachliche Prüfung.

Die E-Rechnungspflicht 2027 rückt näher, und viele kleine und mittlere Betriebe unterschätzen, wie nah. Wer mehr als 800.000 Euro Umsatz macht, muss vom 1. Januar 2027 an jede Rechnung an einen anderen Unternehmer in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format ausstellen. Das ist keine Empfehlung, sondern eine gesetzliche Vorgabe, und sie kommt in Stufen.

Was sich zum 1. Januar 2027 ändert

Die Grundlage hat das Wachstumschancengesetz vom März 2024 gelegt. Kern ist die Neufassung von Paragraf 14 Absatz 2 UStG. Er verpflichtet in Deutschland ansässige Unternehmen, Rechnungen im Geschäft zwischen Unternehmen künftig ausschließlich als E-Rechnung auszustellen, also in einem strukturierten elektronischen Format, das sich maschinell auslesen und weiterverarbeiten lässt.

Wichtig ist, was damit nicht mehr gemeint ist. Eine PDF-Datei, die du per E-Mail verschickst, ist im Sinne des Gesetzes keine E-Rechnung, sondern nur ein elektronisches Abbild einer Papierrechnung. Die neue Pflicht verlangt echte strukturierte Daten, die eine Software direkt einlesen kann, ohne dass jemand abtippt.

Die Pflicht gilt für inländische Umsätze zwischen Unternehmen. Rechnungen an private Endkunden sind nicht betroffen, ebenso wenig Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und einige Sonderfälle. Für das typische B2B-Geschäft im Mittelstand aber wird die E-Rechnung zum Standard.

Die drei Stufen der Umstellung

Der Gesetzgeber hat die Umstellung gestaffelt, damit Betriebe Zeit haben. Die erste Stufe läuft schon. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Wer heute noch keine Möglichkeit hat, eine strukturierte Rechnung entgegenzunehmen, ist streng genommen bereits im Rückstand.

Die zweite Stufe ist der 1. Januar 2027. Ab diesem Datum müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Die dritte Stufe folgt am 1. Januar 2028, dann gilt die Ausstellungspflicht für alle inländischen Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.

Für die Planung heißt das: Wer 2026 die Umsatzschwelle überschreitet, sollte die Umstellung nicht bis Silvester schieben. Eine neue Rechnungssoftware oder eine Schnittstelle zum Steuerberater will getestet sein, bevor die erste Pflichtrechnung rausgeht.

XRechnung und ZUGFeRD, was die Formate bedeuten

Zugelassen sind nur Formate, die dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen. In der Praxis laufen fast alle auf zwei Varianten hinaus. Die XRechnung ist ein reines XML-Format, das der Mensch ohne Hilfsprogramm kaum lesen kann, die Maschine dafür umso besser. Sie ist im Umgang mit öffentlichen Auftraggebern längst üblich.

ZUGFeRD ab der Version 2.0.1 ist ein hybrides Format. Es kombiniert eine für Menschen lesbare PDF-Ansicht mit strukturierten XML-Daten, die in der Datei stecken. Für viele mittelständische Betriebe ist das die praktischere Wahl, weil man die Rechnung wie gewohnt ansehen und zugleich die gesetzliche Vorgabe erfüllen kann.

Welches Format am Ende passt, hängt von deiner Software und deinen Kunden ab. Die meisten gängigen Buchhaltungs- und Warenwirtschaftsprogramme unterstützen inzwischen beide Varianten oder rüsten gerade nach.

Was passiert, wenn du nicht umstellst

Der wichtigste Hebel liegt beim Vorsteuerabzug. Eine Rechnung, die nicht den Anforderungen entspricht, kann steuerlich nicht ordnungsgemäß sein. Der Empfänger riskiert dann den Vorsteuerabzug, bis er eine korrekte Rechnung in Händen hält. Das trifft also nicht nur den Aussteller, sondern belastet auch die Geschäftsbeziehung, weil dein Kunde die Umsatzsteuer erst später geltend machen kann.

Dazu kommt der praktische Druck. Wenn deine größeren Geschäftspartner ab 2027 selbst nur noch strukturierte Rechnungen sauber verarbeiten wollen, wird ein Betrieb, der weiter Papier oder einfache PDF schickt, schnell zum Problemfall in deren Buchhaltung. Die Pflicht wirkt damit auch über den Markt, nicht nur über das Finanzamt.

Für konkrete Fragen zu deinem Fall ist der Steuerberater die richtige Adresse. Dieser Beitrag ordnet die Lage ein, er ersetzt keine steuerliche Beratung.

Wo KI in der Buchhaltung wirklich hilft

Die Umstellung auf strukturierte Formate ist der Moment, in dem sich Automatisierung endlich lohnt. Wenn Rechnungsdaten ohnehin maschinenlesbar hereinkommen, kann Software sie ohne Abtippen übernehmen. KI-gestützte Systeme lesen eingehende Belege aus, schlagen das passende Konto vor, gleichen die Rechnung mit Bestellung und Wareneingang ab und bereiten die Buchung vor. Aus einer Stunde Tipparbeit werden ein paar Minuten Kontrolle.

Das deckt sich mit dem, was wir bei unseren Teilnehmern aus kleinen Betrieben immer wieder sehen. Die Empfangspflicht gilt seit Anfang 2025, aber viele arbeiten die eingehenden E-Rechnungen noch von Hand ab, weil die Automatisierung nie eingerichtet wurde. Genau hier liegt das Geld auf der Straße, denn die Technik ist da, sie wird nur nicht genutzt.

Ein ehrlicher Hinweis gehört dazu. KI nimmt die Fleißarbeit ab, sie ersetzt weder die fachliche Prüfung noch den Steuerberater. Die Verantwortung für eine richtige Buchung bleibt im Betrieb, und die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gelten unverändert. Ein Vorschlag der Software ist ein Vorschlag, kein Freibrief.

Was ein kleiner Betrieb jetzt konkret tun kann

Der erste Schritt ist eine ehrliche Bestandsaufnahme. Kann deine Software heute schon eine XRechnung oder ZUGFeRD empfangen und ausstellen? Falls nein, sprich mit deinem Steuerberater und deinem Softwareanbieter, welche Lösung zu deinem Betrieb passt. Der zweite Schritt ist ein Testlauf mit echten Rechnungen, lange vor dem Stichtag.

Wer die Umstellung ohnehin angeht, sollte gleich weiterdenken und die Buchhaltung so aufsetzen, dass wiederkehrende Abläufe automatisch laufen. Wie sich Prozesse rund um Belege, Freigaben und Zahlungen sinnvoll automatisieren lassen, ist genau das Handwerkszeug, das im Kompetenzaufbau zum Thema wird, seit die KI-Kompetenzpflicht nach Artikel 4 der EU-KI-Verordnung seit dem 2. Februar 2025 in Kraft ist.

Quellen

Die genannten Angaben stützen sich auf folgende öffentlich zugängliche Quellen (Stand der Recherche: 29. Juli 2026):

Häufige Fragen

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für mich?

Empfangen und verarbeiten können musst du E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du sie ab dem 1. Januar 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 Euro liegt. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle inländischen Unternehmen im Geschäft mit anderen Unternehmen.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Eine einfache PDF, die du per E-Mail verschickst, ist im Sinne des Gesetzes nur ein elektronisches Abbild einer Papierrechnung. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach der Norm EN 16931, in der Praxis XRechnung oder das hybride ZUGFeRD ab Version 2.0.1.

Was passiert, wenn ich weiter Papier oder PDF verschicke?

Eine nicht ordnungsgemäße Rechnung kann steuerlich Probleme machen, insbesondere gefährdet sie beim Empfänger den Vorsteuerabzug, bis eine korrekte Rechnung vorliegt. Dazu kommt der praktische Druck, weil größere Geschäftspartner ab 2027 strukturierte Rechnungen erwarten. Für deinen konkreten Fall ist der Steuerberater die richtige Adresse.

Kann KI die Umstellung übernehmen?

KI-gestützte Buchhaltung kann eingehende Rechnungen auslesen, Konten vorschlagen und Buchungen vorbereiten, was viel Tipparbeit spart. Gerade weil E-Rechnungen strukturierte Daten liefern, funktioniert das gut. Die fachliche Prüfung und die Verantwortung für die richtige Buchung bleiben aber im Betrieb, KI ersetzt den Steuerberater nicht.

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Zuletzt aktualisiert: 29. Juli 2026. Stand der Recherche: 29. Juli 2026.