KI-Schulungsnachweis: Was Unternehmen dokumentieren müssen

Transparenzhinweis: Dieser Artikel ist auf der Website von SkillSprinters veroeffentlicht. SkillSprinters ist Anbieter einer KI-Weiterbildung und steht damit in einem Wettbewerbsverhaeltnis zu einigen der hier genannten Anbieter bzw. deren Geschaeftsfeldern. Wir bemuehen uns um eine faire Darstellung anhand oeffentlich zugaenglicher Informationen, sind aber nicht neutral. Alle Angaben zu Preisen und Funktionen beruhen auf oeffentlich zugaenglichen Herstellerangaben. Stand der Recherche: April 2026, Angaben ohne Gewaehr. Verbindlich sind ausschliesslich die Angaben der jeweiligen Anbieter.

Seit dem 2. Februar 2025 verlangt der EU AI Act, dass Unternehmen die KI-Kompetenz ihrer Mitarbeiter sicherstellen. Artikel 4 der Verordnung ist bereits in Kraft. Doch was genau muss dokumentiert werden? Welche Schulung reicht aus? Und wie sieht ein Nachweis in der Praxis aus? Dieser Artikel gibt klare Antworten.

Das Wichtigste in Kürze

• Artikel 4 EU AI Act verpflichtet alle Unternehmen, die KI einsetzen, für ausreichende KI-Kompetenz ihres Personals zu sorgen.
• Die Pflicht gilt unabhängig von der Risikoklasse des KI-Systems: Ob ChatGPT oder Hochrisiko-Recruiting-KI, die Kompetenz muss nachweisbar sein.
• Der EU AI Act schreibt kein bestimmtes Schulungsformat vor. Interne Workshops, externe Weiterbildungen und E-Learning sind gleichermaßen möglich.
• Entscheidend ist die Dokumentation: Wer wurde wann, zu welchen Inhalten, von wem geschult?
• Ein KI-Schulungsregister ist die einfachste Methode, die Compliance nachzuweisen.
• Die Weiterbildung zum Digitalisierungsmanager liefert eine anerkannte, dokumentierte Qualifizierung, die den Anforderungen des Artikel 4 entspricht.

Was verlangt Artikel 4 genau?

Artikel 4 der Verordnung (EU) 2024/1689 (EU AI Act) lautet sinngemäß:

Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um nach besten Kräften sicherzustellen, dass ihr Personal und andere Personen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen. Dabei berücksichtigen sie die technischen Kenntnisse, die Erfahrung, die Ausbildung und Schulung dieser Personen sowie den Kontext, in dem die KI-Systeme eingesetzt werden, und die Personen, die davon betroffen sind.

Das bedeutet in der Praxis:

1. Die Pflicht trifft Anbieter und Betreiber. Jedes Unternehmen, das KI-Systeme einsetzt, muss handeln.

2. Es gibt keine Mindestanforderung an die Qualifikation. Keine Prüfung, kein Zertifikat, keine Mindeststundenzahl. Stattdessen muss die Schulung dem konkreten Einsatz angemessen sein.

3. Der Kontext entscheidet. Wer ChatGPT für Marketing-Texte nutzt, braucht weniger Schulung als jemand, der ein Hochrisiko-KI-System im Recruiting bedient.

4. Die Pflicht ist eine Bemühenspflicht. "Nach besten Kräften" bedeutet: Sie müssen angemessene Maßnahmen ergreifen, aber Sie müssen nicht garantieren, dass jeder Mitarbeiter zum KI-Experten wird.

Wen müssen Sie schulen?

Nicht jeder Mitarbeiter braucht eine KI-Schulung. Aber jeder, der beruflich mit KI-Systemen in Berührung kommt, muss eine angemessene Kompetenz haben.

Drei Kompetenzebenen

Wer muss nicht geschult werden?

• Mitarbeiter, die keinen Kontakt mit KI-Systemen haben
• Mitarbeiter, die KI-Ergebnisse nur lesen, aber das System nicht selbst bedienen
• Externe Dienstleister, die ihre eigene Schulungspflicht erfüllen müssen

Was muss dokumentiert werden?

Der EU AI Act schreibt kein bestimmtes Dokumentationsformat vor. Aber im Falle einer Prüfung durch die Marktüberwachungsbehörde müssen Sie nachweisen können, dass Sie "nach besten Kräften" gehandelt haben.

Das KI-Schulungsregister

Ein zentrales Dokument, das alle Schulungen erfasst. Es sollte folgende Informationen enthalten:

Pro Schulung:

Pro Teilnehmer:

Welche Nachweise sind geeignet?

Welche Schulungsinhalte sind erforderlich?

Basisschulung (für alle KI-Nutzer)

• Was ist KI? Wie funktionieren große Sprachmodelle?
• Welche KI-Tools sind im Unternehmen freigegeben?
• Was darf nicht in KI-Systeme eingegeben werden? (Datenschutz)
• Wie erkenne ich fehlerhafte KI-Ausgaben? (Halluzinationen)
• Wann muss ich KI-Ergebnisse vor der Nutzung prüfen?
• Was besagt die KI-Richtlinie des Unternehmens?
• An wen wende ich mich bei Fragen oder Vorfällen?

Erweiterte Schulung (für KI-Verantwortliche)

• Die vier Risikoklassen des EU AI Act
• Transparenzpflichten in der Praxis
• KI-Richtlinie erstellen und aktualisieren
• Überwachung von KI-Systemen im laufenden Betrieb
• Grundlagen der Datenschutz-Folgenabschätzung bei KI

Spezialistenschulung (für Hochrisiko-Betreiber)

• Detaillierte Kenntnis des EU AI Act (Kapitel 2 und 3)
• Risikomanagementsysteme für KI
• Technische Dokumentation und Audit-Vorbereitung
• Menschliche Aufsicht: Rollen, Prozesse, Eskalation
• Grundrechtfolgenabschätzung nach Artikel 27

Schulungsformate: Was funktioniert in der Praxis?

Interne Workshops

• Vorteil: Günstig, unternehmensspezifisch, schnell umsetzbar.
• Nachteil: Qualität hängt vom internen Know-how ab. Dokumentation muss selbst erstellt werden.
• Empfehlung: Geeignet für die Basisschulung, wenn ein kompetenter interner Trainer vorhanden ist.

E-Learning / Online-Kurse

• Vorteil: Skalierbar, flexibel, automatische Dokumentation.
• Nachteil: Weniger interaktiv, Lernerfolg schwer messbar.
• Empfehlung: Geeignet als Ergänzung oder für große Unternehmen mit vielen KI-Nutzern.

Externe Weiterbildung

• Vorteil: Anerkanntes Zertifikat, professionelle Trainer, umfassende Inhalte.
• Nachteil: Höhere Kosten (aber oft förderbar).
• Empfehlung: Für KI-Verantwortliche und Spezialisten die beste Option.

Die Weiterbildung zum Digitalisierungsmanager verbindet alle relevanten Kompetenzen: KI-Grundlagen, Datenschutz, Prozessautomatisierung und verantwortungsvoller KI-Einsatz. DEKRA-zertifiziert, 4 Monate, komplett online. Über das Qualifizierungschancengesetz förderbar bis zu 100 % der Kosten.

Blended Learning

• Vorteil: Kombiniert E-Learning (Theorie) mit Präsenz (Praxis).
• Nachteil: Höherer Organisationsaufwand.
• Empfehlung: Das effektivste Format, wenn die Ressourcen vorhanden sind.

Praxisbeispiel: KI-Schulungsplan für ein KMU

Ein Dienstleistungsunternehmen mit 40 Mitarbeitern, davon 25 KI-Nutzer.

Eingesetzte KI-Systeme: ChatGPT Team, Microsoft Copilot, Website-Chatbot, KI-gestützte Buchhaltungssoftware.

Schulungsplan:

Dokumentation: Alle Schulungen werden im KI-Schulungsregister (Excel-Tabelle, 2 Reiter: Schulungen + Teilnehmer) erfasst. Teilnahme wird per E-Mail-Bestätigung dokumentiert. Externe Zertifikate werden digital archiviert.

Kosten: Interne Workshops ca. 500 EUR (Arbeitszeit Trainer), E-Learning ca. 1.000 EUR (Lizenz), externe Weiterbildung ca. 3.000 EUR (oft 100 % förderbar). Gesamt: unter 5.000 EUR pro Jahr.

Häufige Fehler bei der Dokumentation

1. Keine zentrale Ablage. Schulungsnachweise in E-Mail-Postfächern, auf verschiedenen Laufwerken oder gar nicht archiviert. Im Prüfungsfall ist nichts auffindbar.

2. Zu allgemeine Inhalte. "IT-Sicherheitsschulung" reicht nicht als KI-Schulungsnachweis. Die Schulung muss erkennbar auf KI-Kompetenz ausgerichtet sein.

3. Einmalige Schulung ohne Auffrischung. Eine Schulung von 2025 ist 2027 möglicherweise veraltet. Planen Sie regelmäßige Auffrischungen ein.

4. Neue Mitarbeiter vergessen. Jeder neue Mitarbeiter, der KI-Tools nutzt, braucht eine Schulung, bevor er die Systeme einsetzt.

5. Keine Verbindung zu den eingesetzten KI-Systemen. Die Dokumentation sollte zeigen, dass die Schulung sich auf die tatsächlich genutzten Systeme bezieht, nicht auf KI im Allgemeinen.

Was passiert bei einer Prüfung?

Die zuständige Marktüberwachungsbehörde (in Deutschland voraussichtlich die Bundesnetzagentur als nationale Aufsichtsbehörde) kann die Einhaltung des Artikel 4 prüfen. Dabei wird sie voraussichtlich fragen:

• Welche KI-Systeme setzen Sie ein?
• Wer nutzt diese Systeme?
• Welche Schulungen wurden durchgeführt?
• Können Sie Nachweise vorlegen?
• Gibt es eine KI-Richtlinie?

Wenn Sie ein gepflegtes KI-Schulungsregister, Ihre KI-Richtlinie und die Schulungsunterlagen vorlegen können, sind Sie auf der sicheren Seite.

Bei Verstößen gegen Artikel 4 drohen Geldbußen von bis zu 15 Millionen Euro oder 3 % des Jahresumsatzes. In der Praxis ist jedoch zu erwarten, dass die Behörden zunächst auf Information und Beratung setzen, bevor sie Bußgelder verhängen.

Häufige Fragen

Reicht ein YouTube-Tutorial als KI-Schulung?

Grundsätzlich ist kein bestimmtes Format vorgeschrieben. Ein YouTube-Tutorial allein ist aber problematisch, weil die Teilnahme schwer nachweisbar ist und die Inhalte nicht auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind. Besser: Ein E-Learning-Kurs mit Abschlusstest und automatischer Teilnahmebestätigung, ergänzt um unternehmensspezifische Inhalte.

Muss jeder Mitarbeiter ein Zertifikat haben?

Nein. Artikel 4 verlangt keine formale Zertifizierung. Aber ein dokumentierter Schulungsnachweis ist notwendig. Ein Zertifikat einer anerkannten Stelle (DEKRA, TÜV, IHK) hat in einer Prüfung natürlich mehr Gewicht als eine interne Teilnahmeliste. Für KI-Verantwortliche empfiehlt sich deshalb eine zertifizierte Weiterbildung.

Wie lange muss ich Schulungsnachweise aufbewahren?

Der EU AI Act nennt keine explizite Aufbewahrungsfrist für Schulungsnachweise. Orientieren Sie sich an der DSGVO-Praxis: Solange die Person im Unternehmen beschäftigt ist und KI-Systeme nutzt, plus drei Jahre danach (Verjährungsfrist für Ordnungswidrigkeiten). In der Praxis: Bewahren Sie alles auf, es kostet nichts.

Können wir die Schulung selbst durchführen oder brauchen wir einen externen Anbieter?

Beides ist möglich. Für die Basisschulung reicht ein kompetenter interner Trainer. Für die erweiterte Schulung und die Spezialistenebene empfiehlt sich ein externer Anbieter, der den aktuellen Rechtsstand kennt und ein anerkanntes Zertifikat ausstellt. Das Qualifizierungschancengesetz fördert externe Weiterbildungen je nach Unternehmensgröße mit bis zu 100 % der Kosten.