Neues KI-Tool im Team: So laufen Freigabe, Einweisung und Doku

Die Anfrage kommt meistens beiläufig. Jemand aus dem Marketing hat ein Tool gefunden, das aus Stichpunkten fertige Newsletter baut, und fragt, ob er es nutzen darf. Ob daraus ein sauberer Vorgang wird oder ein weiteres Schatten-Abo, entscheidet sich in den nächsten zehn Minuten.

Dieser Beitrag beschreibt einen schlanken Freigabeprozess für KI-Systeme, der in Betrieben mit 20 bis 250 Beschäftigten funktioniert: wer was prüft, was auf das Freigabeblatt gehört und wie die Einweisung der Nutzer festgehalten wird. Welche Angaben ein betriebsweites Schulungsregister nach Art. 4 KI-VO enthalten sollte, steht im Beitrag KI-Kompetenz nachweisen: Was ins Schulungsregister gehört.

Warum ein Freigabeprozess sich lohnt

Ohne geregelte Freigabe entscheidet jede Abteilung selbst, und niemand hat den Überblick. Das Risiko liegt selten in der KI an sich. Es liegt in Verträgen, die niemand gelesen hat, in Kundendaten, die auf Servern außerhalb der EU landen, und in Auswertungen über Beschäftigte, von denen der Betriebsrat erst aus der Zeitung erfährt.

Ein Freigabeprozess dreht die Reihenfolge um. Erst wird geprüft, dann genutzt. Das klingt nach Bürokratie, ist aber bei einem gut vorbereiteten Formular eine Sache von wenigen Tagen, und die Fachabteilung bekommt ein Tool, das sie ohne schlechtes Gewissen einsetzen kann.

Die vier Prüfungen vor der Freigabe

Den Antrag stellt die Abteilung, die das Tool nutzen will. Sie beschreibt in wenigen Sätzen den Zweck, die Nutzer und die Daten, die hineingehen sollen. Danach prüfen vier Stellen, in kleinen Betrieben oft zwei oder drei Personen in Doppelrolle.

Der Datenschutz klärt die Rechtsgrundlage, ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO nötig ist, wo die Daten verarbeitet werden und ob der Anbieter Eingaben für das Training seiner Modelle verwendet. Bei voraussichtlich hohem Risiko für die Betroffenen ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO fällig.

Auf der technischen Seite prüft die IT Anmeldung und Rechte, ob sich das Tool an die vorhandene Benutzerverwaltung anbinden lässt, welche Schnittstellen es öffnet und wie Daten beim Kündigen des Vertrags gelöscht werden.

Der Betriebsrat, sofern es einen gibt, wird bei der Planung unterrichtet, denn § 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG nennt den Einsatz von Künstlicher Intelligenz ausdrücklich. Ist das Tool dazu geeignet, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen, hat er nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitzubestimmen. Bei Protokollen, Nutzungsstatistiken und Auswertungen je Person ist das schnell der Fall.

Zuletzt legt die Fachabteilung selbst fest, welche Ergebnisse vor der Verwendung von einem Menschen gelesen werden und wer im Team die Einweisung übernimmt.

Was auf das Freigabeblatt gehört

Ein Blatt je Tool, abgelegt an einer Stelle, die alle Beteiligten finden. Diese Felder haben sich bewährt:

Das Feld „Erlaubte Daten“ ist das wichtigste. Es übersetzt die Prüfungen in eine Regel, die jeder Nutzer versteht. „Keine Kundennamen, keine Gesundheitsdaten, keine Vertragsentwürfe“ schützt mehr als zehn Seiten Richtlinie, die niemand liest.

Einweisung je Tool statt Pauschalschulung

Viele Betriebe haben inzwischen eine allgemeine KI-Schulung durchgeführt. Das ist gut, ersetzt aber keine Einweisung in das konkrete Werkzeug. Wer weiß, was ein Sprachmodell grundsätzlich kann, weiß noch nicht, wo im neuen Tool die Einstellung zur Datennutzung sitzt oder welche Ausgaben es regelmäßig falsch macht.

Eine gute Einweisung dauert selten länger als eine Stunde. Sie zeigt die erlaubten Daten, zwei oder drei typische Fehler des Tools, den Weg für Rückfragen und wer die Ergebnisse prüft. Festgehalten werden Datum, Inhalt in Stichpunkten, die eingewiesenen Personen und wer eingewiesen hat. Neue Nutzer bekommen dieselbe Einweisung, bevor ihr Zugang freigeschaltet wird.

Rechtlich ist die Lage seit dem 27. Juli 2026 entspannter, als viele Anbieter von Schulungen behaupten. Art. 4 KI-VO in der Fassung des Digital Omnibus verpflichtet Anbieter und Betreiber, Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz ihres Personals zu ergreifen. Ein Kompetenzniveau für einzelne Personen verlangt die Vorschrift nicht, und eine Pflicht zu einem bestimmten Nachweis steht nicht im Verordnungstext. Die Einweisungsliste ist trotzdem sinnvoll, weil sie im Streitfall zeigt, dass das Unternehmen gehandelt hat, und weil sie beim nächsten Personalwechsel sofort sagt, wer noch eingewiesen werden muss.

Sensible Bereiche wie Klinik, Pflege und Personal

In Krankenhäusern, Pflegeeinrichtungen und Arztpraxen verschiebt sich das Gewicht. Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO, und viele frei verfügbare KI-Dienste scheiden für sie von vornherein aus. Dort gehört auf das Freigabeblatt zusätzlich, ob das Tool Patientendaten überhaupt sehen darf und wie Ergebnisse in die Dokumentation übernommen werden. Für die Pflege haben wir das im Beitrag zur KI in der Pflegedokumentation ausführlich beschrieben.

Im Personalbereich gilt besondere Vorsicht bei allem, was Bewerber oder Beschäftigte bewertet. KI-Systeme für Einstellung, Beförderung oder Leistungsbewertung können unter Anhang III der KI-Verordnung fallen. Für sie gelten die Hochrisiko-Pflichten ab dem 2. Dezember 2027, und eine interne Freigabe ohne rechtliche Prüfung ist dort keine gute Idee.

Was wir in der Praxis beobachten

Der häufigste Fehler ist ein Prozess, der zu lange dauert. Wenn die Freigabe sechs Wochen braucht, nutzt die Abteilung das Tool in der Zwischenzeit mit privaten Konten, und das Problem ist größer als vorher. Wir empfehlen deshalb eine feste Frist, etwa zehn Arbeitstage, und eine vorläufige Freigabe mit Auflagen, wenn eine Prüfung noch offen ist.

Genauso oft fehlt eine Person, die den Überblick behält. Wer im eigenen Team jemanden aufbauen will, der Freigaben vorbereitet, Prozesse beschreibt und KI-Werkzeuge sinnvoll einführt, findet dafür in der berufsbegleitenden Weiterbildung zum KI-Prozessmanager einen passenden Weg. Den Förderantrag nach § 82 SGB III stellt der Arbeitgeber bei der Agentur für Arbeit.

Häufige Fragen

Braucht jedes KI-Tool eine eigene Freigabe?

Ja, jedes Tool mit eigenem Anbieter oder eigenem Vertrag. Bei KI-Funktionen, die in bereits freigegebene Software eingebaut werden, reicht meist eine Ergänzung des bestehenden Freigabeblatts, sofern sich Datenfluss und Vertrag nicht ändern.

Wie lange sollten Freigabe und Einweisungen aufbewahrt werden?

Eine gesetzliche Frist speziell für KI-Einweisungen gibt es nicht. Praktisch sinnvoll ist, die Unterlagen so lange aufzubewahren, wie das Tool genutzt wird, und danach noch einige Jahre, damit sich auch später nachvollziehen lässt, wer wann wozu eingewiesen war.

Darf der Betriebsrat die Einführung eines KI-Tools verhindern?

Ist das Tool geeignet, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen, hat der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht. Ohne Einigung darf es dann nicht eingeführt werden, notfalls entscheidet die Einigungsstelle. Eine frühe Unterrichtung verkürzt das Verfahren meistens deutlich.

Wer im Unternehmen sollte die Freigaben koordinieren?

Eine Person, die Datenschutz, IT und Fachbereiche an einen Tisch bringt. In kleineren Betrieben ist das oft die Stelle, die auch die Softwarebeschaffung betreut. Wichtig ist, dass sie Entscheidungen vorbereiten darf und die Geschäftsführung die Freigabe unterschreibt.