Qualifizierungschancengesetz beantragen: Schritt-für-Schritt-Anleitung für Arbeitgeber

Das Qualifizierungschancengesetz (QCG) ermöglicht es Arbeitgebern, ihre Mitarbeiter auf Kosten der Agentur für Arbeit weiterzubilden. Bis zu 100 Prozent der Lehrgangskosten und ein Lohnkostenzuschuss obendrauf. Klingt fast zu gut, um wahr zu sein. Ist es aber. Trotzdem scheitern viele Anträge an vermeidbaren Fehlern: falscher Bildungsträger, unvollständige Unterlagen, schlechtes Timing.

Diese Anleitung zeigt dir in acht Schritten, wie du als Arbeitgeber den Antrag stellst, welche Unterlagen du brauchst und wie lange der Prozess dauert. Damit du die Förderung bekommst, statt sie auf dem Schreibtisch des Sachbearbeiters versickern zu lassen.

Das Wichtigste in Kürze

• Das QCG fördert Weiterbildungen für Beschäftigte, deren Arbeitsplatz durch Digitalisierung oder Strukturwandel bedroht ist.
• Kleine Betriebe (unter 10 Mitarbeiter) erhalten bis zu 100 Prozent der Lehrgangskosten erstattet.
• Zusätzlich gibt es einen Lohnkostenzuschuss für die Zeit der Weiterbildung.
• Der Antrag läuft über den Arbeitgeber-Service der Agentur für Arbeit.
• Die Weiterbildung muss bei einem AZAV-zertifizierten Bildungsträger stattfinden.
• Rechne mit 4 bis 8 Wochen vom ersten Kontakt bis zur Bewilligung.
• Der gesamte Prozess kostet dich als Arbeitgeber keinen Cent. Nur etwas Zeit für den Antrag.

Förderhöhe nach Betriebsgröße

Die Förderhöhe hängt von der Betriebsgröße ab. Kleinere Unternehmen erhalten prozentual mehr.

Wichtig: Der Lohnkostenzuschuss kommt auf die Lehrgangskosten-Erstattung obendrauf. Das bedeutet bei einem Betrieb mit 8 Mitarbeitern: Die Agentur für Arbeit übernimmt die kompletten Kursgebühren und bezuschusst zusätzlich 75 Prozent des Gehalts für die Dauer der Weiterbildung. Ein besseres Angebot wirst du kaum finden.

Seit der Reform 2024 ist die Förderung auch für Betriebe mit Qualifizierungsvereinbarungen und Betriebsräten vereinfacht worden. Die exakte Förderhöhe innerhalb der Spannen bestimmt der zuständige Sachbearbeiter. Faktoren sind die konkrete Weiterbildung, die Betriebsgröße und ob ein Qualifizierungsvertrag vorliegt.

Die 8 Schritte zum erfolgreichen Antrag

Schritt 1: Weiterbildungsbedarf identifizieren

Bevor du irgendetwas beantragst, brauchst du ein klares Bild: Welche Mitarbeiter profitieren von einer Weiterbildung, und warum?

Die Agentur für Arbeit fördert nicht jede beliebige Schulung. Es muss ein konkreter Zusammenhang mit dem Strukturwandel bestehen. Digitalisierung, KI, Automatisierung, neue Geschäftsmodelle. Wenn du nachweisen kannst, dass der Arbeitsplatz deines Mitarbeiters sich in den nächsten Jahren grundlegend verändert oder ohne Weiterbildung wegfällt, stehen die Chancen gut.

Frag dich konkret:

• Welche Tätigkeiten in deinem Betrieb werden in drei Jahren automatisiert sein?
• Welche Mitarbeiter brauchen neue Kompetenzen, um ihre Aufgaben weiterhin erledigen zu können?
• Wo fehlen Fähigkeiten, die du extern teuer einkaufen müsstest?

Tipp: Schreib das auf. Nicht als Roman, sondern als Stichpunkte. Du brauchst diese Argumentation später im Beratungsgespräch mit der Agentur für Arbeit.

Schritt 2: AZAV-zertifizierten Bildungsträger finden

Die Weiterbildung muss bei einem nach AZAV (Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung) zertifizierten Bildungsträger stattfinden. Ohne AZAV-Zertifizierung keine Förderung. Ausnahmslos.

So findest du den passenden Anbieter:

• KURSNET (kursnet.arbeitsagentur.de): Die offizielle Datenbank der Agentur für Arbeit. Hier sind alle zugelassenen Weiterbildungen gelistet.
• DEKRA-Siegel prüfen: Seriöse Anbieter zeigen ihre AZAV-Zertifizierung offen. Achte auf das Siegel der Zertifizierungsstelle (DEKRA, TÜV, CERTQUA etc.).
• Referenzen und Bewertungen: Google-Bewertungen und Erfahrungsberichte geben dir ein realistisches Bild.

Für KI- und Digitalisierungsweiterbildungen gibt es inzwischen eine Reihe von AZAV-Bildungsträgern. SkillSprinters in Bayreuth ist DEKRA-zertifiziert und bietet den Digitalisierungsmanager für Prozessautomatisierung und KI als 4-monatige Online-Weiterbildung an. 720 Unterrichtseinheiten, Live-Unterricht, 9.700 Euro Kursgebühr, die bei kleinen Betrieben zu 100 Prozent über das QCG gefördert werden kann.

Schritt 3: Den Arbeitgeber-Service der Agentur für Arbeit kontaktieren

Der Arbeitgeber-Service ist dein direkter Draht zur Agentur für Arbeit. Ruf dort an, bevor du irgendetwas ausfüllst. Das spart dir Wochen.

Erreichbar unter der Arbeitgeber-Hotline: 0800 4 5555 20 (kostenfrei, Mo-Fr 8-18 Uhr).

Was du beim ersten Anruf sagst:

"Guten Tag, ich möchte eine Weiterbildung für einen Mitarbeiter über das Qualifizierungschancengesetz fördern lassen. Können Sie mir den zuständigen Sachbearbeiter für meinen Betrieb nennen und mir sagen, welche Unterlagen ich brauche?"

Der Sachbearbeiter wird dir einen Termin für ein Beratungsgespräch geben. Manche Agenturen bieten das telefonisch an, andere bestehen auf ein persönliches Gespräch. Beides ist in Ordnung.

Wichtig: Der Arbeitgeber-Service ist eine eigene Abteilung, getrennt von der Vermittlung für Arbeitssuchende. Die Sachbearbeiter dort sind darauf spezialisiert, Unternehmen zu beraten. Lass dich nicht in die allgemeine Warteschleife umleiten. Sag klar, dass du den Arbeitgeber-Service brauchst.

Schritt 4: Antrag vorbereiten

Jetzt wird es konkret. Du brauchst ein Bündel an Unterlagen. Die genauen Anforderungen variieren je nach Agentur, aber die Kernunterlagen sind immer gleich.

Checkliste Unterlagen:

Tipp: Bitte deinen gewählten Bildungsträger um ein fertiges Informationspaket für die Agentur für Arbeit. Gute Anbieter haben das bereits vorbereitet und wissen genau, was die Sachbearbeiter sehen wollen.

Schritt 5: Beratungsgespräch führen

Das Beratungsgespräch ist der entscheidende Moment. Hier wird geprüft, ob die Fördervoraussetzungen erfüllt sind. Geh vorbereitet rein.

Was der Sachbearbeiter wissen will:

1. Warum gerade dieser Mitarbeiter? Beschreibe die aktuelle Tätigkeit und wie sich das Aufgabenfeld durch Digitalisierung verändert.
2. Warum gerade diese Weiterbildung? Zeige den Zusammenhang zwischen Kursinhalt und zukünftigem Aufgabenprofil.
3. Kann der Betrieb das nicht selbst schulen? Die Weiterbildung muss über die rein betriebliche Anpassungsqualifizierung hinausgehen.
4. Wie lange dauert die Weiterbildung? Mindestens 120 Stunden (bei Betrieben ab 250 Mitarbeiter: 160 Stunden). Kürzere Maßnahmen sind nicht förderfähig.

Drei Dinge, die du im Gespräch ansprechen solltest:

• Frag explizit nach der Höhe des Lohnkostenzuschusses.
• Frag, ob die Bewilligung vor Maßnahmenbeginn vorliegen muss (Antwort: Ja, immer).
• Frag nach der voraussichtlichen Bearbeitungszeit für deinen konkreten Fall.

Schritt 6: Bewilligung abwarten

Nach dem Beratungsgespräch stellt die Agentur für Arbeit den Bewilligungsbescheid aus. Das dauert in der Regel 2 bis 4 Wochen, kann aber bei Rückfragen oder fehlenden Unterlagen auf 6 bis 8 Wochen anwachsen.

Wichtig: Starte die Weiterbildung nicht vor der Bewilligung. Wird die Maßnahme vor dem Bescheid begonnen, verfällt der Förderanspruch. Das ist der häufigste und teuerste Fehler.

Während du wartest:

• Bleib in Kontakt mit dem Sachbearbeiter (ein kurzer Anruf nach 2 Wochen ist angemessen).
• Kläre mit dem Bildungsträger den nächsten Starttermin.
• Informiere den Mitarbeiter über den geplanten Zeitrahmen.

Schritt 7: Weiterbildung starten

Der Bewilligungsbescheid ist da. Jetzt geht es los. Melde den Mitarbeiter beim Bildungsträger an und bestätige den Starttermin.

Was du als Arbeitgeber während der Weiterbildung beachten musst:

• Der Mitarbeiter bleibt bei dir angestellt und erhält sein reguläres Gehalt.
• Den Lohnkostenzuschuss bekommst du von der Agentur für Arbeit erstattet (monatlich oder nach Abschluss, je nach Vereinbarung).
• Der Bildungsträger rechnet die Lehrgangskosten direkt mit der Agentur für Arbeit ab. Du als Arbeitgeber zahlst nichts oder nur den nicht geförderten Anteil.
• Bei Online-Weiterbildungen kann der Mitarbeiter häufig in Teilzeit arbeiten und in Teilzeit lernen. Das reduziert den Lohnkostenausfall.

Schritt 8: Abrechnung

Nach Abschluss der Weiterbildung stellt der Bildungsträger der Agentur für Arbeit die Rechnung. Du als Arbeitgeber reichst die Lohnabrechnungen für den Lohnkostenzuschuss ein.

Die Agentur für Arbeit prüft die Unterlagen und überweist die Erstattungen. Rechne mit 2 bis 4 Wochen nach Einreichung.

Halte für die Abrechnung bereit:

• Teilnahmebestätigung des Bildungsträgers
• Lohnabrechnungen für den Weiterbildungszeitraum
• Bewilligungsbescheid (Aktenzeichen)

Timeline: Wie lange dauert der gesamte Prozess?

Plane also mindestens 6 Wochen ein. Wenn du den Prozess zum ersten Mal durchläufst und der Bildungsträger einen festen Starttermin hat, solltest du 8 bis 10 Wochen Vorlauf einplanen. Melde dich so früh wie möglich beim Arbeitgeber-Service. Die Beratungsgespräche sind häufig auf Wochen ausgebucht.

Typische Ablehnungsgründe und wie du sie vermeidest

Die meisten Ablehnungen sind vermeidbar. Hier die häufigsten Stolperfallen:

1. Weiterbildung hat bereits begonnen Der Klassiker. Die Förderung muss vor Maßnahmenbeginn bewilligt sein. Keine Ausnahme. Auch nicht, wenn der Sachbearbeiter am Telefon "sieht gut aus" gesagt hat. Nur der schriftliche Bescheid zählt.

2. Bildungsträger ist nicht AZAV-zertifiziert Prüfe die Zertifizierung vor dem ersten Gespräch mit der Agentur für Arbeit. Auf KURSNET gelistet zu sein, ist der sicherste Nachweis.

3. Weiterbildung ist zu kurz Unter 120 Stunden (bei größeren Betrieben 160 Stunden) wird nicht gefördert. Ein Zweitages-Workshop zur KI-Einführung reicht nicht. Es muss eine substanzielle Qualifizierung sein.

4. Kein erkennbarer Strukturwandel-Bezug "Wir wollen unsere Mitarbeiter allgemein weiterbilden" reicht nicht. Du musst konkret beschreiben, welche Veränderungen auf den Arbeitsplatz zukommen und warum genau diese Weiterbildung die richtige Antwort ist.

5. Der Mitarbeiter hat in den letzten 4 Jahren bereits eine geförderte Weiterbildung absolviert Es gibt eine Sperrfrist. Wenn ein Mitarbeiter innerhalb der letzten 4 Jahre bereits eine nach QCG geförderte Weiterbildung abgeschlossen hat, wird ein erneuter Antrag in der Regel abgelehnt.

6. Die Weiterbildung dient nur dem aktuellen Arbeitgeber Das QCG soll Beschäftigungsfähigkeit am Arbeitsmarkt sichern, nicht firmenspezifisches Know-how vermitteln. Eine Schulung auf eure eigene Software fällt raus. Eine Weiterbildung zum Digitalisierungsmanager mit anerkannten Zertifikaten (Microsoft, DEKRA, IHK) ist dagegen genau das, was gefördert wird.

Praxisbeispiel: KI-Weiterbildung für einen Sachbearbeiter

Ein Handwerksbetrieb mit 7 Mitarbeitern in Bayreuth stellt fest, dass sein Bürosachbearbeiter zunehmend mit Aufgaben konfrontiert wird, die KI-Kompetenz erfordern: automatisierte Angebotserstellung, digitale Dokumentenverwaltung, KI-gestützte Buchhaltung.

Der Geschäftsführer kontaktiert den Arbeitgeber-Service und meldet den Mitarbeiter für den Digitalisierungsmanager für Prozessautomatisierung und KI bei SkillSprinters an. 4 Monate, komplett online, Live-Unterricht.

Förderung bei unter 10 Mitarbeitern:

• Lehrgangskosten: 9.700 Euro, zu 100 % übernommen = 0 Euro Eigenanteil
• Lohnkostenzuschuss: 75 % des Bruttogehalts für 4 Monate
• Investition des Arbeitgebers: Effektiv nur 25 % des Gehalts für 4 Monate

Nach der Weiterbildung automatisiert der Mitarbeiter interne Prozesse, die dem Betrieb laut Schätzung 15 bis 20 Stunden pro Woche an manueller Arbeit sparen. Die Amortisation liegt bei wenigen Wochen.

Rechenbeispiel: Was sparst du wirklich?

Damit du ein Gefühl für die Zahlen bekommst, hier eine konkrete Rechnung für drei Betriebsgrößen:

Beim Kleinbetrieb zahlst du effektiv nur 25 Prozent des Mitarbeitergehalts. Alles andere kommt von der Agentur für Arbeit. Selbst beim Großbetrieb sparst du fast 6.000 Euro pro Mitarbeiter. Multipliziere das mit der Anzahl der Mitarbeiter, die du schulen willst.

FAQ: Häufig gestellte Fragen

Kann ich mehrere Mitarbeiter gleichzeitig anmelden? Ja. Du kannst für jeden Mitarbeiter einen eigenen Antrag stellen. Bei mehreren Mitarbeitern aus einem Betrieb empfiehlt sich ein Sammelgespräch mit dem Sachbearbeiter. Das beschleunigt den Prozess.

Muss der Mitarbeiter während der Weiterbildung freigestellt werden? Das kommt auf die Weiterbildung an. Bei Vollzeitmaßnahmen ja. Bei Online-Weiterbildungen wie dem Digitalisierungsmanager von SkillSprinters kann der Mitarbeiter in Teilzeit arbeiten und in Teilzeit lernen. Die genaue Regelung klärst du im Beratungsgespräch.

Was wenn der Antrag abgelehnt wird? Du hast das Recht auf einen schriftlichen Ablehnungsbescheid mit Begründung. Dagegen kannst du innerhalb eines Monats Widerspruch einlegen. Häufig reicht es, die fehlenden Informationen nachzuliefern oder die Begründung zu schärfen. Wenn der Ablehnungsgrund die fehlende AZAV-Zertifizierung oder die zu kurze Maßnahmendauer ist, hilft allerdings nur ein Wechsel des Bildungsträgers oder der Maßnahme.

Gilt das QCG auch für befristet Beschäftigte? Ja, sofern das Arbeitsverhältnis für die Dauer der Weiterbildung besteht. Bei sehr kurzen Befristungen wird die Agentur für Arbeit allerdings kritisch nachfragen, ob eine Förderung sinnvoll ist.

Muss ich als Arbeitgeber etwas zurückzahlen, wenn der Mitarbeiter nach der Weiterbildung kündigt? Nein. Die Förderung muss nicht zurückgezahlt werden. Es gibt keine Bindungsklausel von Seiten der Agentur für Arbeit. Was du arbeitsvertraglich mit deinem Mitarbeiter vereinbarst, ist eine andere Frage.

Was ist der Unterschied zwischen Qualifizierungschancengesetz und Bildungsgutschein? Das QCG richtet sich an Beschäftigte und wird über den Arbeitgeber beantragt. Der Bildungsgutschein richtet sich an Arbeitssuchende und wird von der Person selbst beantragt. Beide können für dieselben Weiterbildungen genutzt werden, die Förderwege sind aber grundverschieden.

Wie hoch ist der Verwaltungsaufwand? Überschaubar. Der zeitintensivste Teil ist das erste Beratungsgespräch und das Zusammenstellen der Unterlagen. Wenn der Bildungsträger dir ein fertiges Informationspaket liefert, sparst du dir den Großteil der Arbeit. Nach der Bewilligung ist der laufende Aufwand minimal.

KI-Weiterbildungen: Der häufigste Fördergrund 2026

KI und Digitalisierung sind der mit Abstand häufigste Grund für QCG-Anträge. Die Agentur für Arbeit weiß das und hat ihre Prozesse darauf eingestellt. Ein Antrag für eine KI-Weiterbildung wird in der Regel wohlwollend geprüft, weil der Strukturwandel-Bezug offensichtlich ist.

Das ist dein Vorteil: Du musst nicht lang erklären, warum dein Sachbearbeiter oder dein Einkäufer KI-Kompetenzen braucht. Jeder Sachbearbeiter bei der Agentur für Arbeit hat die Debatte um KI und Arbeitsplätze verfolgt. Der Begründungsaufwand ist gering.

Konkret sind das Weiterbildungen in Bereichen wie:

• KI-gestützte Prozessautomatisierung (Workflows, Chatbots, Dokumentenverarbeitung)
• Datenanalyse und Machine Learning
• Prompt Engineering und Nutzung großer Sprachmodelle
• Digitalisierungsmanagement und Change Management
• IT-Sicherheit und Datenschutz im KI-Kontext

Wenn du tiefer einsteigen willst, welche konkreten Möglichkeiten das QCG für KI-Weiterbildungen bietet, lies den Artikel Qualifizierungschancengesetz und KI-Weiterbildung: Was Arbeitgeber wissen müssen.

Jetzt starten: Der erste Schritt dauert 5 Minuten

Du weißt jetzt, wie der Prozess läuft. Du weißt, welche Unterlagen du brauchst. Du weißt, wie lange es dauert. Der einzige Schritt, der noch fehlt, ist der erste Anruf.

Entweder beim Arbeitgeber-Service der Agentur für Arbeit: 0800 4 5555 20.

Oder direkt bei uns. SkillSprinters ist DEKRA-zertifizierter Bildungsträger in Bayreuth. Wir bieten den Digitalisierungsmanager für Prozessautomatisierung und KI als 4-monatige Online-Weiterbildung an, komplett über das Qualifizierungschancengesetz förderbar. Wir kennen den Antragsprozess, liefern dir das Informationspaket für die Agentur für Arbeit und begleiten dich durch die Bewilligung.

Jetzt 10 Minuten mit Jens sprechen und erfahren, wie du die Förderung für deine Mitarbeiter sicherst.