Fathom und Granola: Meeting-KI ohne Bot im Call nutzen

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Fathom und Granola sind zwei der aktuell besten Werkzeuge, um Meeting-KI zu nutzen, ohne dass ein Bot im Call sitzt. Beide nehmen das Gespraech direkt auf deinem Rechner auf, transkribieren es und liefern Protokoll, Zusammenfassung und Aufgabenliste. Kein fremder Teilnehmer, kein peinliches "Wer ist denn Otter.ai?" vom Kunden. Genau dieser Punkt ist im B2B-Umfeld ein Schutz.

Dieser Artikel zeigt, wie beide Tools funktionieren, wo sie sich unterscheiden, was rechtlich in Deutschland zu beachten ist und welches für welchen Anwendungsfall passt.

Warum kein Bot im Raum ein echter Vorteil ist

Klassische Meeting-Tools wie Otter.ai, Fireflies oder Tactiq schicken einen Bot als Teilnehmer in den Zoom- oder Teams-Call. Der Bot heisst dann zum Beispiel "Otter Notetaker" und erscheint mit Name und Icon in der Teilnehmerliste. Das funktioniert, ist aber in vielen Situationen unangenehm. Kunden fragen nach, was das für ein Teilnehmer sei. Manche Firmen haben interne Richtlinien gegen dritte Teilnehmer. Und bei vertraulichen Gespraechen kippt die Atmosphaere, sobald jemand merkt, dass ein Tool mitschreibt.

Fathom und Granola loesen das anders. Beide greifen den Audio-Stream auf der Systemebene ab. Ohne Bot, ohne Einladung, ohne Kalender-Plugin. Du startest das Tool auf deinem Rechner, es zeichnet den laufenden Call auf. Für die anderen Teilnehmer ist nichts zu sehen.

Das bedeutet nicht, dass heimliches Mitschneiden erlaubt ist. Im Gegenteil, die Einwilligungspflicht gilt weiterhin. Aber du bestimmst, wann und wie du das Thema ansprichst, statt dass ein sichtbarer Bot die Gespraechsatmosphaere verändert.

Fathom im Detail

Fathom wurde 2020 gegründet und hat sich seit 2023 als eines der meistgenutzten Meeting-Tools etabliert. Die Basisversion ist kostenlos, inklusive unbegrenzter Aufnahmen, Transkription und Zusammenfassung. Ein ungewoehnlich grosszuegiges Modell, das die weite Verbreitung erklärt.

Die Pro-Version kostet rund 25 US-Dollar pro Monat und schaltet erweiterte Features frei. Automatische CRM-Synchronisation (HubSpot, Salesforce, Pipedrive), Team-Dashboards, benutzerdefinierte Zusammenfassungsvorlagen, laengere Audio-Archive. Für Teams gibt es Enterprise mit SSO und Admin-Kontrolle.

Fathom laeuft im Browser und als Desktop-App. Die Transkription laeuft live mit, die KI-Zusammenfassung wird am Ende automatisch erstellt. Sie unterscheidet Themen, Entscheidungen und Aufgaben und markiert, wer was gesagt hat.

Ein Beispiel aus dem Alltag. Nach einem einstuendigen Kundengespraech liegt innerhalb von zwei Minuten eine strukturierte Zusammenfassung vor. Vier Hauptthemen, drei Entscheidungen, sieben Aufgaben mit Zuweisung. Die Zeit, die sonst in die Nachbereitung fliessen wuerde, faellt weg.

Granola im Detail

Granola ist juenger, 2024 gestartet, und hat einen eigenen Ansatz. Es laeuft als native Mac-App, Windows ist für 2026 angekuendigt. Der Schwerpunkt liegt auf der Verbindung eigener Notizen mit dem KI-Transkript.

Das Prinzip. Waehrend des Meetings schreibst du in Granola deine eigenen Stichpunkte, wie in einem Notizbuch. Im Hintergrund laeuft die Audio-Aufnahme. Nach dem Meeting kombiniert Granola deine Notizen mit dem Transkript und baut daraus ein vollständiges Protokoll. Die KI fuellt die Luecken zwischen deinen Stichpunkten mit dem, was tatsächlich gesagt wurde.

Das Ergebnis ist oft besser als rein automatische Zusammenfassungen, weil die eigenen Notizen die Relevanz der Inhalte vorgeben. Die KI weiß, was der Nutzer mitgeschrieben hat ist wichtig. Der Rest ist Kontext.

Granola kostet rund 25 US-Dollar pro Monat im Solo-Plan, Business-Tarife liegen bei 35 US-Dollar pro Nutzer. Integrationen mit Notion, Slack, Obsidian und Linear sind nativ.

Fathom versus Granola

Fathom lohnt sich bei vielen ähnlich strukturierten Calls, etwa Vertriebsgespraechen mit gleichbleibender Agenda. Die automatische CRM-Synchronisation spart Stunden pro Woche. Granola lohnt sich bei strategisch oder inhaltlich komplexen Meetings, in denen du mitdenkst und Entscheidungen vorbereitest. Die Kombination aus eigenen Notizen und KI-Transkript ergibt ein Protokoll, das naeher an dem ist, was du wirklich brauchst.

In der Beratungspraxis sehen wir viele Selbststaendige und kleine Teams, die beides parallel einsetzen. Fathom für strukturierte Kundentermine, Granola für interne Strategie-Calls und Workshops. Das ist nicht doppelt gemoppelt, sondern Arbeitsteilung zwischen zwei unterschiedlichen Gespraechskategorien.

Die rechtliche Seite

Das ist der Teil, den niemand gern liest, aber ignoriert auf eigene Gefahr. In Deutschland ist das Aufzeichnen eines nicht-öffentlichen Gespraechs ohne Einwilligung aller Teilnehmer strafbar. Paragraf 201 StGB sieht Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe vor. Das gilt auch für rein berufliche Gespraeche, auch bei Video-Calls, auch wenn du selbst Teilnehmer bist.

Die saubere Lösung ist immer dieselbe. Einwilligung einholen, bevor die Aufnahme startet. In zwei Saetzen erledigt.

"Bevor wir loslegen, ich zeichne das Gespraech auf und lasse es von einer KI protokollieren. Ist das für dich in Ordnung?"

Sagt jemand nein, keine Aufnahme. Alternativ kannst du in der Kalender-Einladung einen Satz ergaenzen, dass Meetings aufgezeichnet werden. Das ist hoeflich und rechtlich sauber.

Die DSGVO kommt dazu, sobald das Transkript personenbezogene Daten enthaelt, also bei praktisch jedem Meeting mit Namen. Vier Punkte gehören in den Prozess.

Rechtsgrundlage ist in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) oder lit. a (Einwilligung). Einen AVV bieten beide Anbieter an, Fathom automatisch in den Einstellungen, Granola auf Anfrage. Loeschfristen gehören festgelegt. Drei bis sechs Monate sind für Vertriebsgespraeche Standard. Und Betroffenenrechte müssen bedient werden. Wer aufgezeichnet wurde, kann Auskunft und Loeschung verlangen. Mehr dazu im Artikel zu [DSGVO-Auskunftsanfragen mit KI beantworten](PH0

Wer Mitarbeitergespraeche, Bewerbungen oder Gespraeche mit besonders schutzwuerdigen Inhalten (Gesundheit, religioese Überzeugungen) aufzeichnen will, zieht vorher den Datenschutzbeauftragten hinzu. Wer rechtssicher mit KI-gestuetzter Vorauswahl im Recruiting arbeiten will, findet im Leitfaden zum [Bewerbungs-Screening mit KI](PH1 die wichtigsten Regeln.

Einrichtung in vier Wochen

Woche eins ist für Installation und Testlauf reserviert. Ein internes Meeting, keine Kunden. Wie sehen Transkription und Zusammenfassung aus, bevor du das live einsetzt? Dieser Schritt wird regelmäßig übersprungen, und regelmäßig fliegt jemandem die erste Live-Aufnahme um die Ohren.

In Woche zwei wird das Team gebrieft. Wenn mehrere Meetings aufzeichnen, müssen alle den Einwilligungsprozess kennen. Einzeiler im Kalender, Standardsatz am Anfang des Calls, klare Ablage-Struktur.

Woche drei ist für die Integration. CRM mit Fathom verbinden, Notion oder Obsidian mit Granola. Die erste automatische Übergabe spart spuerbar Zeit. Woche vier legt die Loeschroutine fest. Wer loescht wann was? Ein Kalendereintrag alle drei Monate reicht oft, um alte Transkripte zu entsorgen. Besser als nichts.

Wo die Tools an Grenzen stossen

Weder Fathom noch Granola ersetzen ein echtes Protokoll, wenn es um rechtsverbindliche Entscheidungen geht. Gesellschafterversammlungen, Aufsichtsratssitzungen, Gerichtstermine brauchen weiterhin ein menschlich geführtes, am Ende unterzeichnetes Protokoll. Die KI-Zusammenfassung ist Hilfe, kein Beweis.

Beide Tools sind schwach bei Dialekten. Wer in stark gefaerbtem Bayrisch oder Fraenkisch spricht, bekommt Transkripte mit Luecken. Bei Hochdeutsch und leicht gefaerbter Umgangssprache liegt die Genauigkeit bei 90 bis 95 Prozent, genug für Protokolle.

Die Aufgabenerkennung ist die schwaechste Disziplin. Die KI übersieht manchmal Aufgaben, weil sie nicht als Aufgabe formuliert wurden. Eine praktische Regel aus der Beratungsarbeit. Wer eine Aufgabe übernimmt, sagt sie laut und explizit. "Ich kuemmere mich bis Freitag um XY." Solche Saetze fangen beide Tools zuverlaessig ein.

Häufige Fragen

Ist es legal, ein Meeting ohne Bot aufzuzeichnen, wenn ich selbst dabei bin?

Nein, die Teilnahme am Gespraech macht keinen Unterschied. Paragraf 201 StGB verbietet das Aufzeichnen nicht-öffentlicher Gespraeche ohne Einwilligung aller Teilnehmer. Die einzige saubere Lösung ist, vorher zu fragen und die Einwilligung festzuhalten.

Wie reagieren Kunden, wenn ich vor dem Meeting um Einwilligung bitte?

In den allermeisten Fällen positiv. Wer offen kommuniziert, dass KI mitschreibt und ein Protokoll erstellt, signalisiert Professionalitaet. Viele Kunden wollen anschließend selbst das Protokoll per Mail bekommen. Das ist ein Mehrwert, kein Hindernis.

Kann ich Fathom oder Granola für Team-Meetings nutzen, bei denen Mitarbeiter anwesend sind?

Grundsaetzlich ja, aber es gelten zusätzliche arbeitsrechtliche Pflichten. Der Betriebsrat hat Mitbestimmungsrechte bei technischen Einrichtungen, die das Verhalten von Mitarbeitern erfassen (Paragraf 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Vor dem produktiven Einsatz ist Klaerung mit dem Betriebsrat Pflicht, falls vorhanden, und transparente Kommunikation gegenüber der Belegschaft.

Was passiert mit den Audio-Aufnahmen nach dem Meeting?

Beide Tools speichern Audio und Transkript auf ihren Servern in den USA. Die Aufbewahrungsdauer laesst sich in den Einstellungen konfigurieren. Für sensible Gespraeche empfehlen wir, nach Bearbeitung des Protokolls die Audio-Datei zu loeschen und nur das Textprotokoll zu behalten.

Gibt es eine europaeische Alternative zu Fathom und Granola?

Ja, einige deutsche und europaeische Tools. Meetgeek aus Estland oder tl;dv aus Deutschland. Die Feature-Sets sind etwas kleiner, dafür ist die Datenverarbeitung in der EU gehostet. Für streng regulierte Branchen wie Gesundheit oder Finanzen ist das oft der bessere Weg.

Wie viel Zeit spart das im Alltag wirklich?

Pro Meeting etwa 15 bis 30 Minuten Nachbereitung. Bei zehn Meetings pro Woche sind das 2,5 bis 5 Stunden. Im Jahr laeppert sich das auf 130 bis 260 gesparte Stunden, also der Gegenwert von sechs bis zwoelf Wochen Arbeit. Das sind echte Zahlen, keine Marketingversprechen.