ChatGPT-Prompts für Steuerberater: 30 Vorlagen aus der Kanzlei-Praxis (2026)

Auf einen Blick: 30 erprobte ChatGPT-Prompts für Steuerkanzleien, sortiert nach sechs Arbeitsbereichen. Jede Vorlage mit Platzhaltern, DSGVO-Hinweis und Pflicht zur fachlichen Prüfung. Funktioniert mit ChatGPT, Claude (Sonnet 4.8) und Mistral Le Chat Pro gleichermaßen.

Die Frage, die bei jedem zweiten Kanzlei-Workshop kommt, lautet: "Habt ihr Prompts, die wirklich funktionieren?" Selten ist die Hoffnung gemeint, dass es eine Liste gibt, die man kopiert und alles ist gut. Meistens steckt dahinter die Erfahrung, dass die ersten zehn Versuche mit ChatGPT entweder zu allgemein, zu vorsichtig oder fachlich falsch waren. Diese Sammlung ist das, was sich in echten Kanzlei-Mandaten als verlässlich erwiesen hat. Nicht mehr, nicht weniger.

Vorab eine Einordnung. Die meisten Prompt-Sammlungen im Netz taugen wenig, weil sie ohne Kontext geschrieben sind. "Erstelle einen Brief an meinen Mandanten" liefert dir einen generischen Brief, den du komplett neu schreibst. Ein Prompt funktioniert dann, wenn er den Berater explizit nach Mandantenkontext, Streitwert, Bundesland, Branche und gewünschtem Ton fragt. Genau das machen die folgenden Vorlagen.

Bevor du loslegst: DSGVO und Berufshaftpflicht

Zwei Dinge müssen geklärt sein, bevor irgendein Prompt in ein Tool kopiert wird.

Erstens DSGVO. Keine Klarnamen, keine Steuernummern, keine IBANs, keine Adressen in der Free-Tier-Version von ChatGPT, Claude oder Mistral. OpenAI nutzt Free-Tier-Eingaben standardmäßig für Training. Pro-Tier (23 EUR/Monat bei ChatGPT) und Team haben Zero-Data-Retention auf Konversationsebene, sind aber rechtlich nicht in der EU gehostet. Wer mandantensicher arbeiten will, nimmt Mistral Le Chat Pro (rund 9 EUR/Monat, EU-gehostet) oder Claude Pro mit Zero-Data-Retention über die API-Konsole. Alle Platzhalter in den folgenden Prompts ([Mandantenname], [Streitwert]) sind so gewählt, dass du sie erst nach dem Eintippen mit echten Werten füllst, wenn du sicher bist welches Tool du nutzt.

Zweitens Berufshaftpflicht. Die KI gibt dir einen Entwurf. Sie ist nicht dein Steuerberater-Assistent im Sinne der StBerG. Jede KI-Ausgabe wird von dir geprüft, gegen aktuelles Recht abgeglichen und freigegeben, bevor sie den Mandanten erreicht. Modelle kennen ihr Trainings-Datum (Knowledge-Cutoff), nicht den aktuellen BMF-Rundschreiben-Stand. Bei jeder Frage zu Fristen, Sätzen oder Verordnungen also: Quelle nennen lassen, Quelle prüfen, ggf. mit Beck-online oder NWB nachschlagen. Die Vorlagen unten enthalten alle eine Quellen-Aufforderung.

Funktioniert mit ChatGPT (Plus, Pro, Team), Claude (Sonnet 4.8 oder höher) und Mistral Le Chat Pro gleichermaßen. Wir empfehlen Claude für juristisch-präzise Texte, Mistral für DSGVO-Sensibles, ChatGPT für Buchhaltungs-Massenroutine.

Bereich 1: Mandantenkommunikation

Der Bereich, in dem KI die ersten messbaren Stunden spart. Vorlagen für Briefe, E-Mails und Telefonnotizen, die jede Kanzlei jede Woche schreibt.

1.1 Standard-Anschreiben Steuererklärung-Anforderung

Anwendungskontext: Mandant hat Unterlagen noch nicht eingereicht, drittes oder viertes Quartal.

Schreibe ein freundlich-bestimmtes Anschreiben an [Mandantenname], 
Branche [Branche], als [Privatperson/Selbstständiger/GmbH-Geschäftsführer]. 
Ziel: Anforderung der noch fehlenden Unterlagen für die 
Einkommensteuererklärung [Veranlagungszeitraum]. 
Fehlende Unterlagen: [Liste].
Fristsetzung: [Datum]. 
Ton: höflich, klar, nicht mahnend (noch keine Mahnung).
Schluss: Hinweis dass ohne Unterlagen Schaetzungsbescheid droht.
Sie-Anrede. Max. 200 Wörter.

1.2 Steuerbescheid-Erklärung für den Mandanten

Anwendungskontext: Mandant ruft an und versteht den Bescheid nicht. Du musst nicht selbst telefonieren, sondern schickst eine kurze schriftliche Einordnung.

Erkläre folgenden Steuerbescheid in einfacher Sprache (B1-Niveau) 
für den Mandanten [Mandantenname], [Beruf]:
[Bescheid-Eckdaten anonymisiert: Veranlagungszeitraum, festgesetzte 
Einkommensteuer, anzurechnende Vorauszahlungen, Erstattung/Nachzahlung].
Erkläre:
- Was die festgesetzte Steuer bedeutet
- Warum [Erstattung/Nachzahlung] herauskommt
- Welche Fristen jetzt laufen (Einspruchsfrist 1 Monat nach Bekanntgabe, 
  § 355 AO mit Bekanntgabe-Vermutung 4 Tage seit 01.01.2025)
- Wann er was zahlen muss / wann das Geld kommt
Sie-Anrede, max. 250 Wörter, kein Steuerberater-Jargon.

1.3 Telefonnotiz strukturieren

Anwendungskontext: Du hast 20 Minuten mit dem Mandanten telefoniert, schreibst Stichpunkte. KI strukturiert daraus eine sauber dokumentierte Notiz für die Akte.

Hier sind meine Stichpunkte aus einem Mandanten-Telefonat:
[Stichpunkte einfügen]

Mache daraus eine strukturierte Telefonnotiz für die Akte mit:
- Datum, Mandant, Anlass des Gesprächs
- Sachverhalt (objektiv, ohne Wertung)
- Vereinbarungen / nächste Schritte mit Zuständigkeit und Frist
- Offene Punkte
Format: tabellarisch wo möglich, sonst Stichworte. 
Keine ausgeschmückten Sätze.

1.4 Honorar-Erhöhung ankündigen

Anwendungskontext: StBVV-Aktualisierung oder eigene Preisstaffel.

Schreibe ein Anschreiben an einen Bestandsmandanten [Mandantenname], 
[Privatperson/Unternehmen], der seit [Jahre] in der Kanzlei betreut wird.
Anlass: Anpassung der Honorare um [Prozent] zum [Datum].
Begründung: [steigende Personalkosten / StBVV-Aktualisierung / Inflation].
Ton: wertschätzend, sachlich begründet, kein Rabatt-Anbieten.
Hinweis auf den weiterhin festen Ansprechpartner.
Sie-Anrede. Max. 250 Wörter.

1.5 Mandatsablehnung formulieren

Anwendungskontext: Anfrage, die nicht zur Kanzlei passt (Kapazität, Konflikt, Spezialgebiet).

Formuliere eine freundliche Mandatsablehnung an [Anfragenden].
Grund (intern, NICHT im Brief nennen): [Kapazität / Konflikt / Fachgebiet 
nicht abgedeckt / kein passendes Honorarvolumen].
Im Brief: [neutrale Begründung, z.B. "aktuelle Auslastung"].
Schluss: Verweis auf StBK [Bundesland] zur Berater-Suche.
Sie-Anrede, max. 150 Wörter, höflich.

Bereich 2: Recherche und Rechtsstand

KI ersetzt nicht NWB, juris oder Beck-online. Sie hilft, schneller eine Ausgangshypothese zu formulieren, die du dann mit den richtigen Quellen verifizierst. Genau das ist der Bereich, in dem Perplexity oft besser ist als ChatGPT, weil sie Quellen mitliefert. Wer Recherche-Tools tiefer vergleichen will, findet im Artikel Perplexity für Steuerberater: Recherche statt Google-Suche den Detail-Vergleich.

2.1 Erste Einordnung eines Sachverhalts

Folgender steuerlicher Sachverhalt (anonymisiert):
[Sachverhalt in 5-10 Sätzen].

Gib mir:
1. Welche Steuerarten sind betroffen (ESt, USt, GewSt, ErbSt, GrESt)?
2. Welche Paragraphen sind die Prüfkette (bitte mit Gesetzeskürzel: 
   z.B. § 19 UStG, § 4 Nr. 21a UStG)?
3. Welche Sonderfälle / Ausnahmen könnten greifen?
4. Wo würdest du als nächstes nachschlagen 
   (BMF-Schreiben, BFH-Urteil, Kommentar)?
WICHTIG: Wenn du dir bei einem Paragraphen oder Datum nicht sicher bist, 
schreibe explizit "PRÜFEN" daneben.

2.2 BFH-Urteil zusammenfassen

Hier ist ein BFH-Urteil (Volltext): 
[Urteil einfügen]

Fasse zusammen:
- Aktenzeichen, Datum, Senat
- Streitgegenstand in einem Satz
- Leitsatz in eigenen Worten
- Argumentation des Senats (3-5 Punkte)
- Praxisrelevanz: Für welche Mandanten-Konstellation ist das wichtig?
- Ist das BFH-Rechtsprechung mit Praezedenzwirkung oder Einzelfall?
Max. 400 Wörter, sachlich, keine Wertung.

2.3 Vergleich BMF-Schreiben alt/neu

Vergleiche die zwei BMF-Schreiben:
Schreiben 1 (alt): [Datum, Az., Kerninhalt]
Schreiben 2 (neu): [Datum, Az., Kerninhalt]

Was hat sich geaendert? Tabellarisch:
| Punkt | Alte Regelung | Neue Regelung | Folge für Mandanten |
Hinweis: Wenn du den Volltext eines der Schreiben nicht kennst 
(Knowledge-Cutoff), sag das explizit und stop. 
Erfinde keine Inhalte.

2.4 Einspruchsbegründung skizzieren

Mandant hat Einspruch eingelegt gegen folgenden Bescheid:
[Bescheid-Eckdaten].
Streitgegenstand: [Konkret welche Position des Bescheids].
Position des Finanzamts (laut Bescheid-Begründung): [Position].
Mandanten-Position: [Sicht des Mandanten].

Skizziere mir eine Einspruchsbegründung mit:
- Sachverhalt (2-3 Sätze)
- Rechtsausführung: welche §§ stützen die Mandanten-Position?
- Welche BFH-/FG-Rechtsprechung wäre zu zitieren (mit Az., 
  wenn unsicher: PRÜFEN-Markierung)?
- Antrag (Änderungsantrag)
Max. 500 Wörter. Wird vom Berater nachgepruegt und überarbeitet.

2.5 Steuersatz-Aktualität prüfen

Sind folgende Werte für das Steuerjahr [Jahr] noch aktuell?
- [Wert 1, z.B. "Entfernungspauschale 0,38 EUR/km ab km 1 (Stand 2026)"]
- [Wert 2, z.B. "SolZ-Freigrenze 20.350 EUR Einzelveranlagung (Stand 2026)"]
- [Wert 3, ...]

Falls du dir bei einem Wert unsicher bist (Knowledge-Cutoff), 
markiere ihn mit PRÜFEN und nenne mir die Primärquelle, 
wo ich nachschauen sollte (BMF-Schreiben, § XY EStG, 
Gesetzgebung 2024/2025/2026).

Bereich 3: Steuererklärungen und Veranlagung

Vorlagen für das, was die Sachbearbeiter täglich machen: ESt-Erklärungen, USt-Voranmeldungen, Anlage-Prüfung.

3.1 Anlage-Prüfung Vollständigkeit

Mandant: [Privatperson, [Beruf], Familienstand, Bundesland].
Veranlagungszeitraum: [Jahr].
Einkunftsarten: [Liste, z.B. nichtselbststaendige Arbeit, 
Vermietung, Kapital].

Welche Anlagen zur ESt-Erklärung sind in diesem Fall 
typischerweise einzureichen? Liste und kurze Begründung 
pro Anlage. Hinweis auf optionale Anlagen (z.B. Anlage 
Sonderausgaben wenn nicht vom Standard abgedeckt).

3.2 Werbungskosten plausibilisieren

Mandant gibt folgende Werbungskosten an: [Liste mit Betraegen].
Beruf: [Beruf]. Arbeitsort: [Stadt]. Homeoffice: [Tage/Jahr].

Plausibilisiere:
- Welche Posten sind unauffaellig?
- Wo wuerde ein Finanzamt nachfragen 
  (z.B. wenn Bewirtungskosten über Branchen-Schnitt)?
- Welche Nachweise sollte ich vom Mandanten anfordern 
  (Belege, Reisekostenabrechnungen, Homeoffice-Bescheinigung)?
- Entfernungspauschale: 0,38 EUR/km ab km 1 (einheitlich seit 01.01.2026; 
  davor 0,30 EUR bis km 20 und 0,38 EUR ab km 21).

3.3 USt-Voranmeldung prüfen

Hier ist eine USt-Voranmeldung [Quartal/Monat]:
- Lieferungen und Leistungen 19 %: [Betrag]
- Lieferungen und Leistungen 7 %: [Betrag]
- innergemeinschaftliche Erwerbe: [Betrag]
- Vorsteuer: [Betrag]
- Zahllast: [Berechneter Betrag]

Prüfe rechnerisch und auf Plausibilität:
- Stimmt die Zahllast?
- Sind die Verhältnisse 19/7 plausibel für die Branche [Branche]?
- Fällt etwas auf (z.B. ungewöhnlich hohe Vorsteuer relativ 
  zum Umsatz)?
Keine Mandanten-Identifier nennen.

3.4 Reisekostenabrechnung prüfen

Reisekostenabrechnung [Mitarbeiter Initialen], Dienstreise 
nach [Stadt], [Datum von]-[Datum bis], Dauer [Anzahl Tage].
Angaben:
- Fahrtkosten (PKW [km]): [Betrag]
- Verpflegungspauschale [Land/Inland]: [Betrag]
- Übernachtungskosten: [Betrag mit/ohne Beleg]
- Sonstige Auslagen: [Liste]

Prüfe gegen Bundesreisekostengesetz / EStG:
- Sind die Verpflegungspauschalen korrekt 
  (Inland: 14 EUR Teiltag, 28 EUR Volltag, Stand prüfen)?
- Sind Übernachtungspauschalen oder Beleg-Abrechnung passend?
- Lohnsteuer-/SV-Pflicht von Mehrbeträgen?
Antworte tabellarisch. Werte die nicht sicher sind: PRÜFEN markieren.

3.5 Schätzungsbescheid kommentieren

Mandant: [Branche, Rechtsform, Beruf].
Finanzamt hat Schaetzungsbescheid erlassen 
mit Annahmen: [Annahmen des FA].
Tatsächliche (interne) Zahlen: [tatsächliche Werte].

Schreibe einen Vermerk für die Akte:
- Wo weicht die Schätzung von den tatsächlichen Zahlen ab 
  (Tabelle)?
- Ist Einspruch sinnvoll? Mit welcher Begründung?
- Was muss der Mandant beibringen, um die echten Zahlen zu belegen?
Max. 300 Wörter.

Bereich 4: Buchhaltung und Kontierung

Der Bereich, in dem die meisten Stunden gespart werden, weil viele Routine-Fälle nach Schema gehen.

4.1 Kontierungsvorschlag aus Beleg-Beschreibung

Beleg (anonymisiert beschrieben):
- Geschäftsvorfall: [z.B. Kauf Software-Lizenz Jahres-Abo]
- Lieferant: [Branche/Land, nicht Name]
- Netto-Betrag: [Betrag]
- USt: [Betrag], ggf. innergemeinschaftlich
- Zahlungsweise: [Bank/Bar/Kreditkarte]

Schlage mir vor (SKR03 oder SKR04 angeben):
- Soll-Konto
- Haben-Konto
- USt-Konto
- Buchungstext (knapp, sachlich)
Begründung in einem Satz.

4.2 Reverse-Charge-Check

Wir haben eine Rechnung erhalten von [Lieferant aus Land], 
Leistung: [Beschreibung Leistung], Netto-Betrag: [Betrag], 
keine deutsche USt ausgewiesen, Hinweis auf Reverse-Charge.

Prüfe:
- Greift § 13b UStG (Reverse-Charge)?
- Welche Tatbestände kommen in Frage 
  (sonstige Leistung, Bauleistung, Schrott, etc.)?
- Wie buche ich (SKR03/SKR04)?
- Was ist in der USt-Voranmeldung anzugeben?
- Was muss der Mandant in seiner Buchhaltung dokumentieren?

4.3 Geringwertige Wirtschaftsgüter abgrenzen

Mandant hat folgendes angeschafft:
[Liste mit Bezeichnung, Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten netto].

Ordne ein:
- Sofortabschreibung (GWG, bis 800 EUR netto, § 6 Abs. 2 EStG)
- Sammelposten (250,01-1.000 EUR netto, Auflösung 5 Jahre, 
  § 6 Abs. 2a EStG)
- Reguläre AfA (Nutzungsdauer)
- Degressive AfA (Investitionssofortprogramm, Anschaffungen 
  01.07.2025 bis 31.12.2027, 3-fache lineare AfA, max. 30 %)
Tabelle mit Vorschlag pro Posten.

4.4 Bewirtungsbeleg-Prüfung

Bewirtungsbeleg vom [Datum]:
- Restaurant [Stadt]
- Bewirtende Person: [Initialen]
- Anlass: [Geschäftliche Begründung]
- Teilnehmer: [Anzahl, Initialen]
- Bruttobetrag: [Betrag]
- Trinkgeld: [Betrag]

Prüfe:
- Vollständigkeit nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG
- 70 % Abzug Betriebsausgabe / 30 % nicht abziehbar
- Vorsteuer-Abzug (100 % bei betrieblicher Veranlassung)
- Lohnsteuer-Pflicht? (Mitarbeiterbewirtung anders als 
  Geschäftsfreund-Bewirtung)
- Was fehlt für Anerkennung?

4.5 Privatentnahme/Privateinlage abgrenzen

Mandant ist [Einzelunternehmer/GbR-Gesellschafter/GmbH-Geschäftsführer].
Folgende Vorgänge (anonymisiert):
[Liste].

Ordne ein:
- Privatentnahme (Buchung gegen Eigenkapitalkonto, keine 
  Betriebsausgabe)
- Verdeckte Gewinnausschüttung (nur GmbH, Folgen Steuerart)
- Lohnzahlung an GGF (nur GmbH, Anstellungsverhältnis-Prüfung)
- Betriebliche Veranlassung (echte Betriebsausgabe)
Tabelle mit Begründung und Buchungsvorschlag.

Bereich 5: Erbschaftsteuer und Schenkungsteuer

Bereich mit hohem Wert pro Mandat, in dem KI die Mandantenkommunikation und die Sachverhalts-Strukturierung deutlich beschleunigt.

5.1 Steuerklasse und Freibetrag bestimmen

Erbschafts-/Schenkungsfall:
- Erblasser/Schenker: [Verwandtschaftsverhältnis zum Empfänger]
- Empfänger: [Person]
- Vermögensart: [Bargeld / Immobilie / Betriebsvermögen / Mischmix]
- Bruttowert: [Betrag]
- Vorherige Schenkungen letzte 10 Jahre: [ja/nein, ggf. Höhe]

Bestimme:
- Steuerklasse I, II oder III nach § 15 ErbStG?
- Persönlicher Freibetrag (§ 16 ErbStG)
- Versorgungsfreibetrag (falls Ehegatte/Kind, § 17 ErbStG)
- Sachliche Steuerbefreiungen denkbar 
  (Familienheim § 13 Abs. 1 Nr. 4 a-c ErbStG, 
  Betriebsvermögen §§ 13a-13c ErbStG)
- Steuersatz nach § 19 ErbStG (Klasse III: 30 % bis 6 Mio, 
  35 % bis 13 Mio, 50 % darüber)
Tabellarisch.

5.2 Erbschaftsteuer-Erklärung Vorab-Checkliste

Erbfall:
- Todestag: [Datum]
- Erblasser: [Verwandtschaftsverhältnis zum Mandanten]
- Vermögensarten: [Liste, z.B. Grundvermögen, Bankguthaben, 
  Wertpapiere, GmbH-Anteile, Hausrat]
- Anzahl Erben: [Anzahl, Verhältnis]
- Testament/Erbvertrag: [ja/nein/Notar bekannt]

Erstelle Checkliste der einzureichenden Unterlagen vom Mandanten:
- Pflicht-Dokumente (Sterbeurkunde, Testament, Erbschein...)
- Bewertungs-Dokumente (Grundbuchauszüge, Bewertungsgutachten, 
  Depot-Stichtagsbewertung, GmbH-Anteilsbewertung)
- Schulden-Nachweise (Bestattungskosten, Erblasserschulden)
- Fristen-Hinweis (3 Monate Anzeigepflicht § 30 ErbStG, 
  Erklärungsfrist vom FA gesetzt)
Tabellarisch mit "Wer beschafft was" Spalte.

5.3 Familienheim-Befreiung prüfen

Erblasser hat dem Empfänger [Ehegatte/Kind] das selbst 
genutzte Familienheim hinterlassen.
- Wohnfläche: [qm]
- Verkehrswert: [Betrag]
- Wohnsituation des Erben: [zieht ein / wohnt schon dort / 
  wohnt aktuell anderswo]
- Berufliche/familiäre Situation: [relevant]

Prüfe § 13 Abs. 1 Nr. 4b/c ErbStG:
- Greift die Steuerbefreiung?
- Kind: Wohnflächen-Begrenzung 200 qm?
- 10-Jahres-Selbstnutzungspflicht: realistisch erfüllbar?
- Was passiert bei Verkauf/Vermietung vor Ablauf?
Empfehlung mit Risikoeinschaetzung.

5.4 Schenkungs-Strategie 10-Jahres-Plan

Familie:
- Schenker: [Verwandtschaftsverhältnis]
- Empfänger: [Liste, z.B. Ehegatte + 2 Kinder]
- Vermögen Schenker: [grobe Höhe und Zusammensetzung]
- Zielsetzung: [steueroptimierte Übertragung zu Lebzeiten]

Skizziere einen 10-Jahres-Schenkungsplan:
- Welche Freibeträge (§ 16 ErbStG) lassen sich nutzen 
  (alle 10 Jahre erneut)?
- Welche Vermögensteile sind schenkungssteuerlich günstig 
  übertragbar (Bargeld einfach, Immobilien mit 
  Nutzungsrecht-Vorbehalt, Betriebsvermögen mit §§ 13a-13c)?
- Welche Risiken (Vorerbschaft, Pflichtteil, Ueberlegungsfrist)?
Hinweis: Endgültige Beratung erfolgt durch den Berater 
nach individueller Prüfung. Dies ist nur Skizze.

5.5 Anzeige § 30 ErbStG formulieren

Schreibe die Anzeige nach § 30 ErbStG an das Finanzamt 
[Erbschaftsteuer-Finanzamt zuständig nach § 35 ErbStG].
Eckdaten:
- Erblasser: [Initialen, Geburtsdatum, Sterbedatum]
- Erbe: [Initialen, Verwandtschaftsverhältnis]
- Vorläufige Schätzung des Erwerbs: [Betrag]
- Liste der Vermögensarten (kein Detail)

Form: kurzes formelles Anschreiben mit den Pflichtangaben 
nach § 30 ErbStG. Hinweis dass die Erbschaftsteuererklaerung 
nach Aufforderung folgen wird. Sie-Anrede, max. 150 Wörter.

Bereich 6: Existenzgründung und Beratung

Bereich, in dem Mandanten viele Erklärungs-Stunden brauchen und KI hilft, strukturierte Antworten zu geben.

6.1 Rechtsformwahl-Skizze

Existenzgründer:
- Geplante Tätigkeit: [Branche]
- Erwarteter Umsatz Jahr 1: [Betrag]
- Erwarteter Gewinn Jahr 1: [Betrag]
- Anzahl Gründer: [Anzahl, falls mehrere: Verhältnis]
- Haftungs-Sensibilität: [hoch/mittel/niedrig]
- Privates Vermögen: [grobe Höhe]
- Investitionsbedarf: [Betrag]

Stelle die in Frage kommenden Rechtsformen gegenüber:
Einzelunternehmen / GbR / UG / GmbH / GmbH & Co. KG
Pro Rechtsform tabellarisch:
- Haftung
- Mindeststammkapital
- Buchführungspflicht (Einnahmen-Überschuss-Rechnung vs Bilanz)
- Steuerliche Auswirkung (ESt vs KSt + GewSt, Anrechnungsfaktor 4,0 
  nach § 35 EStG)
- Sozialversicherung
- Gründungskosten und -aufwand
Empfehlung mit kurzer Begründung.

6.2 Kleinunternehmer-Prüfung

Gründer plant Jahresumsatz [Betrag] im ersten Jahr, 
voraussichtlich [Betrag] im zweiten Jahr.
Branche: [Branche]. Kundenstruktur: [B2B / B2C / gemischt].

Prüfe Kleinunternehmer-Regelung § 19 UStG:
- Grenzen seit 2025: 25.000 EUR Vorjahr / 100.000 EUR laufendes 
  Jahr (Hard Cap, keine "voraussichtliche" Grenze mehr)
- Lohnt sich KU im B2B-Bereich? (Vorsteuer-Abzug nicht möglich)
- Wenn 100k im Lauf des Jahres überschritten: ab dann Regelbesteuerung
- Wechsel-Folgen (USt-Hinweis auf Rechnungen, Buchhaltung)
Empfehlung KU vs Regelbesteuerung.

6.3 Businessplan-Steuer-Seite

Existenzgründer hat folgenden Businessplan-Entwurf 
(Eckdaten anonymisiert):
[Eckdaten].

Schreibe die "Steuerliche Eckdaten"-Seite des Businessplans:
- Rechtsform [Rechtsform] mit Begründung
- Steuerart (ESt vs KSt) und voraussichtliche Belastung Jahr 1+2
- USt: Kleinunternehmer ja/nein, Regelbesteuerung ab wann
- GewSt: Hebesatz [Bundesland/Gemeinde], Anrechnung § 35 EStG
- Steuervorauszahlungen erwartet ab [Quartal Jahr]
- Steuerberatungs-Kosten Schätzung
Form: klar, prosa-artig, für Bank-Vorlage geeignet. 
Max. 500 Wörter.

6.4 Steuerliche Erfassung beim Finanzamt vorbereiten

Existenzgründer: [Anonyme Eckdaten].
Rechtsform: [Rechtsform]. Branche: [Branche]. 
Voraussichtlicher Gewinn Jahr 1: [Betrag].

Fülle die wichtigsten Felder des Fragebogens zur steuerlichen 
Erfassung (FsE) inhaltlich aus (Klartext, nicht Formular):
- Persönliche Angaben (Platzhalter)
- Art der Tätigkeit
- Voraussichtliche Einkünfte (ESt, GewSt)
- USt-Voranmeldung Turnus (monatlich erstes Jahr Pflicht 
  für Neugründer, § 18 Abs. 2 UStG)
- Kleinunternehmer-Optierung ja/nein mit Begründung
- Lohnsteuer-Anmeldung (falls Mitarbeiter geplant)
- Bankverbindung-Hinweis
Diene als Vorlage für das Mandantengespräch.

6.5 Förder-Optionen-Briefing

Existenzgründer [Branche]: ehemals [arbeitslos / angestellt / 
selbstständig anderer Branche]. Familienstand [...]. 
Bundesland [Bundesland]. Investitionsbedarf [Betrag].

Welche steuer- und foerderrelevanten Optionen sollte ich 
ansprechen?
- Gründungszuschuss / Einstiegsgeld (SGB III/II)
- KfW-Förderprogramme (StartGeld, Universalkredit)
- Landes-Förderprogramme [Bundesland]
- Investitionsabzugsbetrag § 7g EStG (zu beachten: Schätzung 
  der voraussichtlichen Investition innerhalb 3 Jahren)
- Sonderabschreibung § 7g Abs. 5 EStG
- Mini-Job-Förderung bei Personal-Hochfahren
Hinweis-Liste für Erstgespräch, nicht abschließend.
KOMPASS-Programm (Solo-Selbstständige, ESF Plus): läuft weiter, aber
von Mai bis voraussichtlich Oktober 2026 ist die Ausgabe der
Qualifizierungsschecks kontingentiert, eine zeitnahe Ausstellung ist
nicht in allen Fällen garantiert. Bei Bedarf Erstberatung über eine
KOMPASS-Anlaufstelle, aktuellen Stand auf kompass-foerderung.de prüfen.

Praxisbeispiel: Wie die Kanzlei Müller & Wagner das einsetzt

Müller & Wagner Steuerberatung in Bayreuth, neun Mitarbeiter (zwei Berufsträger, vier Steuerfachangestellte, zwei Fachgehilfen, ein Azubi). Mandantenstruktur: rund 320 laufende Mandate, davon 80 % KMU im Oberfränkischen, 20 % vermögende Privatpersonen mit Erbschaft-Fokus.

Stand vor zwölf Monaten: Klassische Kanzlei mit DATEV-Stack, keine generative KI. Stand heute: Claude Pro Team als zentrales Tool (sechs Plätze, rund 18 EUR pro Platz und Monat), Mistral Le Chat Pro für sensible Mandantenfälle (zwei Plätze für die Berufsträger), Perplexity Pro für Recherche (vier Plätze für die Fachangestellten).

Was sie konkret machen: Die Anschreiben-Vorlagen aus Bereich 1 sind in einem internen Wiki abgelegt, jeder Mitarbeiter kopiert den passenden Prompt, füllt die Platzhalter, prüft den Entwurf. Mandanten-Briefe brauchen jetzt im Schnitt acht Minuten statt 25 Minuten. Multipliziert mit zwölf bis fünfzehn Briefen pro Tag und Sachbearbeiter ergibt das rund vier Stunden Ersparnis pro Mitarbeiter und Woche. Bei vier Sachbearbeitern sind das 15-20 Stunden pro Woche. Realistisch gerechnet.

Wo es schief geht: Im ersten Quartal nach Einführung hat ein Mitarbeiter einen ChatGPT-erstellten Bescheid-Erklärungs-Brief ohne Prüfung an einen Mandanten geschickt. Der Brief verwies auf einen veralteten Einspruchsfristen-Stand (drei Tage Bekanntgabe-Vermutung statt der seit 01.01.2025 geltenden vier Tage). Der Mandant hat den Fehler bemerkt, freundlich nachgefragt, kein Schaden. Aber die Kanzleiinhaber haben daraufhin die Vier-Augen-Pflicht in der Kanzlei-Ordnung verankert: Jeder KI-erstellte Mandanten-Brief geht über den jeweils zuständigen Berufsträger, bevor er raus geht.

Eigene Haltung: Warum die meisten Prompt-Sammlungen nichts taugen

Wer Prompts kopiert, ohne den Kontext seiner Kanzlei mitzudenken, bekommt mittelmäßige Ergebnisse. Die guten Effekte entstehen erst, wenn der Prompt mit dem Mandanten-Stamm der eigenen Kanzlei abgeglichen ist. Eine Kanzlei mit Schwerpunkt Heilberufe braucht andere Standard-Formulierungen als eine mit Schwerpunkt Immobilien-GmbHs. Wer die Prompts oben nimmt und stumpf einsetzt, hat einen sauberen Startpunkt, mehr nicht.

Was wir bei unseren Beratungs-Mandaten regelmäßig sehen: Kanzleien, die KI ernst nehmen, legen sich nach drei bis vier Wochen eine eigene Prompt-Bibliothek an. Die Vorlagen oben sind dort der Anfang. Daraus werden im Lauf weniger Monate vielleicht 50 oder 80 Vorlagen, die sich an konkreten Mandats-Konstellationen orientieren. Wer das nicht macht, kommt nach drei Monaten zurück und sagt: "Wir nutzen KI gar nicht mehr, hat nichts gebracht." Stimmt dann auch, weil der Schritt von generisch zu spezifisch nie passiert ist.

Wer den Schritt geht, spart in der Spitze 30-40 % der reinen Routine-Schreibzeit. Wer den Schritt nicht geht, bleibt bei den Schmerzpunkten, die er vorher hatte, und die Tool-Lizenzen sind verschenkt.

Häufige Fragen

Kann ich diese Prompts auch in der kostenlosen ChatGPT-Version verwenden?

Technisch ja, aber praktisch nein. Die Free-Tier von ChatGPT nutzt deine Eingaben für Training. Wer Mandanten-Sachverhalte dort eingibt, verletzt unmittelbar berufsrechtliche und DSGVO-Pflichten. Mistral Le Chat Pro (rund 9 EUR/Monat, EU-gehostet) oder ChatGPT Pro Team (23 EUR/Platz, Zero-Data-Retention) sind das Mindeste. Claude Pro mit Zero-Data-Retention über den Console-Zugang ist die Premium-Variante.

Welches Modell ist für Steuerrecht am besten?

Stand Mai 2026 ist Claude (Sonnet 4.8) bei juristisch-präzisen Texten und logischen Prüfketten am verlässlichsten. ChatGPT (GPT-5.5) ist bei Massenroutine und Buchhaltung schnell und günstig. Mistral Le Chat Pro ist gut für DSGVO-Sensibles und in der EU gehostet. Perplexity ist für Recherche mit Quellen-Belegen überlegen. Praktisch arbeiten viele Kanzleien mit zwei oder drei Tools parallel.

Wie kann ich prüfen, ob die KI-Ausgabe juristisch korrekt ist?

Genauso wie du es bei einem Junior-Mitarbeiter machen würdest: Jeder zitierte Paragraph wird im Gesetzeskommentar nachgeschlagen, jede Zahl wird gegen die Primärquelle geprüft (BMF-Schreiben, BFH-Urteil, Verordnung), jede Frist wird gegen den aktuellen Stand der AO oder des EStG verifiziert. Die KI ersetzt nicht das eigene Prüfen, sie spart das erste Schreiben. Berufshaftpflicht-rechtlich ist nichts anderes vertretbar.

Was ist mit den Prompts, wenn sich Gesetze ändern?

Die Prompts oben sind so formuliert, dass sie nach aktuellem Stand fragen und Unsicherheit explizit melden lassen ("Wenn unsicher: PRÜFEN markieren"). Das Modell weiß nichts nach seinem Knowledge-Cutoff, deshalb wirst du bei Aktualitätsfragen immer manuell nachschlagen müssen. Wer Prompts pflegt, aktualisiert die Gesetzeskürzel und Wertangaben (Freibeträge, Pauschbeträge, Sätze) ein- bis zweimal pro Jahr.

Bereit für den nächsten Schritt? Wenn du KI im Geschäftsalltag systematisch einsetzen willst, schau dir unseren kostenlosen KI-Schnupperkurs an. Fünf Lektionen, eine Live-Demo pro Woche, null Euro. Für eine umfassende Schulung mit Bildungsgutschein oder QCG-Förderung lohnt sich unser Digitalisierungsmanager, der KI-Praxis, Tool-Setup und Compliance in 16 Wochen kombiniert.

Über den Autor

Dr. Jens Aichinger ist promovierter Wirtschaftspädagoge, Erwachsenenbildner und Geschäftsführer von SkillSprinters by Dr. Aichinger. Er bildet seit über 15 Jahren Berufstätige, Fachkräfte und Quereinsteiger weiter, hat über 70 Fachbücher zu Prüfungsvorbereitung und Karrierethemen veröffentlicht und betreibt mit SkillSprinters einen der digital am stärksten wachsenden Bildungsträger im DACH-Raum.

Zuletzt geprüft am 21. Mai 2026.