Viele Texte im Betrieb sind unnötig kompliziert: Formulare, Anleitungen, Webseiten, Schreiben an Kunden. KI kann komplizierte Texte in einfache oder leichte Sprache übertragen, also kurze Sätze, klare Wörter, erklärte Fachbegriffe. Das hilft nicht nur Menschen mit Einschränkungen, sondern allen Kunden, die wenig Zeit oder kein Fachwissen haben. Wichtig: Leichte Sprache hat eigene Regeln, eine KI trifft den Ton nicht immer und vereinfacht manchmal zu stark, darum gehört bei rechtlich oder sicherheitsrelevanten Texten ein Mensch zum Gegenlesen.
In den meisten Betrieben schreibt niemand absichtlich kompliziert. Es passiert von selbst. Wer den ganzen Tag mit Versicherungsklauseln, Maschinenparametern oder Steuerbescheiden zu tun hat, redet irgendwann so, und schreibt auch so. Der Kunde am anderen Ende versteht die Hälfte nicht, fragt zweimal nach oder gibt entnervt auf. Eine Wäscherei in einer mittelgroßen Stadt hatte ein Anmeldeformular für Stammkunden, das selbst die eigenen Leute an der Theke nicht in einem Satz erklären konnten. Drei Felder wurden regelmäßig falsch ausgefüllt, jeden Tag dieselbe Korrekturschleife.
Warum verständliche Sprache plötzlich ein Thema ist
Verständlich zu schreiben war immer schon nett, aber lange kein Muss. Das hat sich verschoben. Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz, kurz BFSG, gilt seit dem 28. Juni 2025 und verpflichtet viele Anbieter im Verbrauchergeschäft zu barrierefreier Gestaltung. Betroffen sind unter anderem Onlineshops und bestimmte digitale Dienstleistungen. Es gibt Ausnahmen, etwa für Kleinstunternehmen bei bestimmten Dienstleistungen, und die genaue Einordnung des eigenen Falls ist eine Frage für den fachlichen Rat, keine, die du hier beantwortet bekommst.
Ein Missverständnis lohnt sich aber gleich auszuräumen, weil es im Mittelstand oft kursiert. Verständliche Sprache und leichte Sprache sind ein Baustein von Barrierefreiheit, aber sie erfüllen allein nicht automatisch alle technischen Anforderungen. Eine barrierefreie Webseite braucht mehr als gut lesbare Texte, etwa bedienbare Formulare, sinnvolle Beschriftungen für Vorleseprogramme und ausreichende Kontraste. Wer also denkt, mit ein paar vereinfachten Sätzen sei das Thema erledigt, liegt daneben. Trotzdem ist verständliche Sprache ein Teil davon, und es ist der Teil, bei dem KI im Alltag tatsächlich gut hilft.
Was KI mit kompliziertem Text macht
Die Grundfunktion ist unspektakulär und gerade deshalb im Alltag nützlich. Du gibst der KI einen verschachtelten Text, eine Behördenmitteilung, einen Abschnitt aus deinen Geschäftsbedingungen oder eine technische Anleitung, und bittest sie, das in einfachere Sprache zu übertragen. Heraus kommt eine Fassung mit kürzeren Sätzen, klareren Wörtern und erklärten Fachbegriffen. Du kannst das in Stufen machen lassen: eine moderat vereinfachte Variante für den allgemeinen Kunden und eine deutlich einfachere für Menschen, die wenig lesen oder die Sprache erst lernen.
Im Alltag heißt das ganz konkret: aus einem dreizeiligen Bandwurmsatz im Mahnschreiben werden vier kurze Sätze, die niemanden vor den Kopf stoßen. Aus dem Wort "Selbstbeteiligung" wird "der Teil, den du selbst zahlst". Aus einer Montageanleitung, die nur ein Techniker versteht, wird eine Schritt-für-Schritt-Liste, der auch ein Laie folgen kann. Das spart Rückfragen, Reklamationen und peinliche Momente, in denen ein Kunde zugibt, dass er das Schreiben nicht verstanden hat. Eine Hausverwaltung mit vierzehn Leuten hat genau das mit ihren Mieterinformationen gemacht. Die Schreiben zur Nebenkostenabrechnung waren früher ein Quell von Anrufen, weil kaum jemand die Abkürzungen und Verweise durchschaute. Heute liegt jedem Schreiben eine kurze, einfach formulierte Erklärung bei, was drinsteht und was zu tun ist. Die Zahl der Rückfragen ist deutlich gesunken.
In unseren DigiMan-Kursen sehen wir regelmäßig, dass Teilnehmer von diesem Punkt überrascht sind. Sie kommen wegen Automatisierung und Datenanalyse und stellen dann fest, dass die unscheinbare Aufgabe "mach diesen Text verständlich" im Tagesgeschäft den größten und schnellsten Nutzen bringt. Es braucht keine teure Software dafür, es braucht eine klare Anweisung und einen Menschen, der das Ergebnis liest.
Wo die KI an ihre Grenzen kommt
Leichte Sprache ist nicht einfach kurze Sätze. Sie folgt eigenen Regeln, die über die Jahre entwickelt wurden: bestimmte Satzlängen, eindeutige Begriffe, der Verzicht auf Bildsprache und Verneinungen, oft auch ein eigenes Schriftbild. Eine KI kennt diese Regeln in Teilen und kann sie nachahmen, aber sie trifft den Ton nicht immer. Manchmal vereinfacht sie zu stark und verfälscht dabei den Inhalt. Aus "Sie haben Anspruch auf Rückerstattung, sofern der Mangel innerhalb der Frist gemeldet wurde" wird im schlimmsten Fall ein klingendes, aber falsches "Du bekommst dein Geld zurück", ohne die entscheidende Bedingung. An solchen Sätzen entscheidet sich, ob die vereinfachte Fassung hilft oder schadet.
Daraus folgt die wichtigste Regel für diese Anwendung: Bei rechtlich oder sicherheitsrelevanten Texten muss ein Mensch gegenlesen. Eine vereinfachte Sicherheitsanweisung, die einen kritischen Schritt weglässt, ist gefährlicher als der komplizierte Originaltext, den wenigstens niemand falsch versteht, weil er gar nicht erst gelesen wird. Bei echter leichter Sprache gehört zur Erstellung ein eigener Standard dazu, nämlich die Prüfung durch die Zielgruppe selbst, also Menschen, die den Text auch wirklich lesen sollen. Diese Prüfung kann eine KI nicht ersetzen. Sie kann den ersten Entwurf liefern, mehr nicht.
Praktisch heißt das, der KI nicht blind zu vertrauen, sondern den Original- und den vereinfachten Text nebeneinander zu legen. Stimmt jede Aussage noch? Ist eine wichtige Bedingung verloren gegangen? Wurde aus einem "kann" ein "muss"? Solche Verschiebungen passieren häufig, weil die KI auf Lesbarkeit optimiert und dabei Nuancen opfert. Wer den Vergleich überspringt, übernimmt am Ende einen Text, der zwar schön klingt, aber etwas anderes sagt als gewollt. Bei wiederkehrenden Textsorten lohnt es sich, der KI einmal eine kurze Vorgabe mitzugeben, etwa welche Begriffe immer erklärt und welche Bedingungen niemals weggelassen werden dürfen. So sinkt die Zahl der Korrekturen mit jedem Durchgang.
Klein anfangen mit den richtigen Texten
Der sinnvolle Einstieg ist der Text, der täglich Reibung erzeugt, nicht die Webseite und nicht das Impressum. Such dir einen Schmerzpunkt: das Formular, bei dem die Kunden ständig dieselben Felder falsch ausfüllen, die Standardmail, auf die regelmäßig Nachfragen kommen, oder die Anleitung, zu der ständig jemand anruft. Diesen einen Text gibst du in eine vereinfachte Fassung, lässt ihn von einem Kollegen gegenlesen, der nicht vom Fach ist, und schaust nach zwei Wochen, ob die Rückfragen weniger werden.
Damit das nicht zu einem neuen Datenschutzproblem wird, gilt dasselbe wie bei jeder KI-Nutzung: Texte mit personenbezogenen oder vertraulichen Inhalten gehören nicht wahllos in öffentliche Tools. Ein Mahnschreiben mit Namen und Beträgen, ein individueller Vertragsentwurf, eine Mitteilung mit Gesundheitsbezug, das alles verträgt kein unkontrolliertes Hochladen. Für solche Inhalte braucht es ein datenschutzkonformes Werkzeug, idealerweise mit Verarbeitung in der EU. Allgemeine Mustertexte, Standardanleitungen und öffentliche Informationen sind dagegen unkritisch und ein guter Spielplatz, um ein Gefühl für die Übertragung zu bekommen.
Bei der Wäscherei mit dem verkorksten Anmeldeformular war die Lösung am Ende profan. Der Inhaber hat das Formular in eine KI gegeben mit der Bitte, jedes Feld so zu beschriften, dass es ein Kunde ohne Erklärung ausfüllen kann, und die Hinweise in einfache Sätze zu fassen. Die drei Problemfelder bekamen klare Beispiele direkt darunter. Eine Mitarbeiterin hat den Entwurf gegengelesen und zwei Stellen korrigiert, an denen die KI einen Fachbegriff falsch aufgelöst hatte. Seitdem füllen die Stammkunden das Formular fast immer richtig aus, und die tägliche Korrekturschleife an der Theke ist weg. Kein Großprojekt, eine halbe Stunde Arbeit, und der Nutzen ist jeden Tag spürbar.
Häufige Fragen
Was kann KI bei verständlicher Sprache übernehmen?
KI überträgt komplizierte Texte in einfache oder leichte Sprache: kürzere Sätze, klarere Wörter, erklärte Fachbegriffe. Sie macht Behörden- und Fachsprache lesbar, kann Anleitungen und Formulare aufbereiten und auf Wunsch mehrere Verständlichkeitsstufen erzeugen. Das hilft nicht nur Menschen mit Einschränkungen, sondern allen Kunden, die wenig Zeit oder kein Fachwissen haben.
Reicht verständliche Sprache aus, um das BFSG zu erfüllen?
Nein. Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz gilt seit dem 28. Juni 2025 und verpflichtet viele Anbieter im Verbrauchergeschäft zu barrierefreier Gestaltung, mit Ausnahmen etwa für Kleinstunternehmen bei bestimmten Dienstleistungen. Verständliche Sprache ist ein Baustein davon, erfüllt aber allein nicht automatisch alle technischen Anforderungen wie bedienbare Formulare oder ausreichende Kontraste. Ob und wie das Gesetz auf deinen Betrieb zutrifft, ist eine Frage für fachlichen Rat.
Wo macht die KI bei der Vereinfachung Fehler?
Leichte Sprache hat eigene Regeln, die eine KI nur in Teilen trifft. Sie vereinfacht manchmal zu stark und verfälscht dabei den Inhalt, etwa indem sie eine wichtige Bedingung weglässt oder aus einem kann ein muss macht. Deshalb solltest du den Original- und den vereinfachten Text nebeneinander legen und prüfen, ob jede Aussage noch stimmt.
Welche Texte sollte ein Mensch unbedingt gegenlesen?
Alles, was rechtlich oder sicherheitsrelevant ist. Eine vereinfachte Sicherheitsanweisung, die einen kritischen Schritt weglässt, kann gefährlich werden, und eine falsch vereinfachte Vertragsklausel kann teuer werden. Zur formalen leichten Sprache gehört außerdem die Prüfung durch die Zielgruppe selbst, also Menschen, die den Text wirklich lesen sollen. Die KI liefert den Entwurf, die Prüfung bleibt beim Menschen.
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Zuletzt aktualisiert: 19.06.2026. Stand der Recherche: 19.06.2026.