KI-Schulungspflicht: 7 konkrete Schritte für Geschäftsführer

Seit Februar 2025 verpflichtet Artikel 4 des EU AI Act Unternehmen, die KI-Kompetenz ihrer Mitarbeiter sicherzustellen. Ab August 2026 beginnt die behördliche Durchsetzung. Die Pflicht klingt erst einmal vage. Was genau müssen Sie als Geschäftsführer tun? Dieser Artikel liefert eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Sie direkt umsetzen können.

Wichtig vorab: Es gibt kein vorgeschriebenes Format, kein Pflichtzertifikat und keine Mindestdauer. Interne Schulungen mit interner Dokumentation genügen. Die folgenden sieben Schritte helfen Ihnen, die Pflicht strukturiert und nachweisbar zu erfüllen.

Schritt 1: Bestandsaufnahme der KI-Nutzung

Bevor Sie schulen können, müssen Sie wissen, was geschult werden muss. Erstellen Sie ein KI-Inventar: eine Liste aller KI-Systeme und KI-Funktionen, die in Ihrem Unternehmen genutzt werden.

Dabei werden viele Unternehmen feststellen, dass sie mehr KI nutzen als gedacht. KI steckt heute nicht nur in offensichtlichen Tools wie ChatGPT oder Midjourney, sondern auch in:

• Office-Software: Microsoft 365 Copilot, Google Workspace AI-Funktionen, Textvorschläge in E-Mail-Programmen
• CRM-Systeme: Automatische Lead-Bewertung, Prognosen, Chatbots
• Buchhaltung: Automatische Belegerfassung, Kategorisierung, Anomalieerkennung
• Marketing: Automatische Gebote bei Google/Meta Ads, KI-generierte Textvorschläge, Bildgenerierung
• HR: Bewerbermanagement mit KI-Ranking, automatische Terminplanung
• Kundenservice: Chatbots, automatische Ticket-Kategorisierung, Sentiment-Analyse
• Sicherheit: Spam-Filter, Anomalieerkennung in Netzwerken

Praktisches Vorgehen

Erstellen Sie eine einfache Tabelle:

Diese Tabelle ist gleichzeitig der Grundstein für Ihre Dokumentation (Schritt 6).

Schritt 2: Zielgruppen und Kompetenzniveaus definieren

Nicht jeder Mitarbeiter braucht das gleiche Wissen. Art. 4 verlangt ausdrücklich, dass der "technische Hintergrund, die Erfahrung, die Ausbildung und der Einsatzkontext" berücksichtigt werden. Definieren Sie daher mindestens drei Kompetenzniveaus:

Niveau 1: Grundkompetenz (alle Mitarbeiter)

• Was KI grundsätzlich ist und was sie nicht ist
• Dass KI-Systeme Fehler machen können (Halluzinationen, Bias)
• Welche Daten in KI-Systeme eingegeben werden dürfen und welche nicht
• Dass KI-Ausgaben geprüft werden müssen, bevor sie weiterverwendet werden

Umfang: 1-2 Stunden, einmalig plus jährliche Auffrischung.

Niveau 2: Anwenderkompetenz (regelmäßige KI-Nutzer)

• Kenntnisse über die konkreten KI-Systeme, mit denen sie arbeiten
• Fähigkeit, KI-Ergebnisse kritisch zu bewerten
• Wissen über relevante Richtlinien (Datenschutz, Kennzeichnungspflichten, interne Vorgaben)
• Grundlegendes Prompt Engineering, um bessere Ergebnisse zu erzielen

Umfang: 4-8 Stunden, einmalig plus halbjährliche Updates.

Niveau 3: Expertenkompetenz (KI-Verantwortliche, IT, Entscheider)

• Tiefes Verständnis der Funktionsweise (Modelltypen, Training, Inferenz)
• Kenntnis des regulatorischen Rahmens (EU AI Act, DSGVO, branchenspezifische Regeln)
• Fähigkeit zur Risikobewertung neuer KI-Systeme
• Kenntnisse in Prozessautomatisierung und Integration
• Wissen über Datenschutz-Folgenabschätzung bei KI-Einsatz

Umfang: Mehrtägige Schulung oder strukturierte Weiterbildung.

Schritt 3: Schulungsplan erstellen

Auf Basis von Schritt 1 (was wird genutzt?) und Schritt 2 (wer braucht welches Wissen?) erstellen Sie einen konkreten Schulungsplan:

Schritt 4: Schulung durchführen

Interne Schulung

Wenn Sie intern KI-kompetente Mitarbeiter haben, können diese ihr Wissen weitergeben. Erstellen Sie dafür Schulungsunterlagen, praktische Übungen mit den tatsächlich genutzten KI-Tools und eine interne KI-Richtlinie als Nachschlagewerk.

Vorteil: Kostengünstig, auf Ihre Systeme zugeschnitten. Nachteil: Setzt voraus, dass intern das nötige Wissen vorhanden ist.

Externe Schulung

Für Niveau 3 (Expertenkompetenz) oder wenn intern das Wissen fehlt, lohnt sich eine externe Weiterbildung. Achten Sie auf AZAV-Zertifizierung des Anbieters (Voraussetzung für Förderung über das Qualifizierungschancengesetz), Praxisorientierung und Aktualität.

Blended Learning

In der Praxis bewährt sich oft eine Kombination: E-Learning-Module für Grundlagen (Niveau 1), Präsenz-Workshops für Anwender (Niveau 2) und eine strukturierte Weiterbildung für Experten (Niveau 3).

Schritt 5: Interne KI-Richtlinie erstellen

Parallel zur Schulung sollten Sie eine interne KI-Richtlinie erstellen, die für alle Mitarbeiter verbindlich ist:

• Erlaubte KI-Tools: Welche Tools dürfen genutzt werden? (Whitelist-Ansatz)
• Verbotene Eingaben: Welche Daten dürfen nicht in externe KI-Systeme eingegeben werden?
• Kennzeichnung: Wann muss KI-generierter Content gekennzeichnet werden?
• Prüfpflicht: KI-Ausgaben müssen vor Weiterverwendung geprüft werden.
• Verantwortlichkeit: Wer ist Ansprechpartner bei Fragen zur KI-Nutzung?
• Meldepflicht: Vorfälle mit KI-Systemen müssen gemeldet werden.

Schritt 6: Alles dokumentieren

Die Dokumentation ist der Kern Ihrer Compliance. Ohne Nachweis können Sie im Streitfall nicht belegen, dass Sie Ihre Pflicht nach Art. 4 erfüllt haben. Dokumentieren Sie:

• KI-Inventar (Schritt 1): Welche Systeme, wo, von wem
• Schulungsplan (Schritt 3): Wer soll was wann lernen
• Durchgeführte Schulungen: Datum, Teilnehmer, Inhalte, Dauer
• KI-Richtlinie (Schritt 5): Version mit Datum, Bestätigung der Kenntnisnahme
• Updates: Wann wurden Schulungen aufgefrischt, wann die Richtlinie aktualisiert

Schritt 7: Regelmäßig aktualisieren

• Jährliche Auffrischung der Grundlagenschulung für alle Mitarbeiter
• Halbjährliche Updates für regelmäßige KI-Nutzer
• Ad-hoc-Schulung bei Einführung neuer KI-Systeme
• Jährliche Überprüfung des KI-Inventars und der Richtlinie

Bestimmen Sie einen KI-Verantwortlichen im Unternehmen, der diese Aufgaben koordiniert. Das muss keine Vollzeitstelle sein.

Zusammenfassung: Die 7 Schritte auf einen Blick

Für ein Unternehmen mit 20-50 Mitarbeitern ist die gesamte Umsetzung in 4-6 Wochen realistisch, ohne dass das Tagesgeschäft darunter leidet.

Welche KI-Tools für Ihr Unternehmen am besten geeignet sind und wie Sie konkrete Prozesse mit KI automatisieren, erfahren Sie in unseren weiterführenden Artikeln.

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