Auf einen Blick

Wer als Digitalisierungsmanager bewerben will, braucht Praxisprojekte, die ein Personaler in zwei Sätzen versteht. Diese fünf Projekte zum Nachbauen während oder nach dem Kurs decken Prozessmodellierung, KI-Chatbot, Automation, Dashboard und Compliance ab. Pro Projekt sind Tools, Stunden und die Bewerbungs-Story klar definiert.

Warum Portfolio wichtiger ist als Zertifikat

Personalverantwortliche im Mittelstand stellen 2026 in fast jedem Bewerbungsgespräch dieselbe Frage. Können Sie mir ein Projekt zeigen, an dem Sie konkret gearbeitet haben?

Wer nur das DigiMan-Zertifikat in der Hand hat und sonst nichts, fällt an dieser Frage durch. Wer drei oder vier Projekte zeigt, von denen er erzählen kann, was er gemacht hat und warum, hebt sich sofort ab. Genau das ist der Hebel, mit dem Quereinsteiger ohne klassisches IT-Studium in den Beruf reinkommen.

Bei unseren Teilnehmern ist die Korrelation klar. Wer mit drei oder mehr dokumentierten Projekten in die Bewerbungsphase geht, kommt typischerweise nach 8 bis 12 Wochen ins erste Gespräch. Wer ohne Portfolio loslegt, schreibt oft 30 Bewerbungen, bevor das erste Telefonat zustande kommt. Eine Vermittlung kann niemand garantieren, aber das Verhältnis zwischen Eigenaufwand und Resonanz lässt sich klar verschieben.

Die fünf Projekte unten sind so gewählt, dass sie sich in vier bis sechs Wochen parallel zum Kurs bauen lassen. Sie decken die wichtigsten Themenfelder ab, die in DigiMan-Stellenausschreibungen vorkommen. Und jedes lässt sich in einem Bewerbungsgespräch in zwei Sätzen erklären.

Projekt 1: Prozess-Modellierung mit BPMN 2.0

Das einfachste der fünf Projekte. Du wählst einen real existierenden Prozess, modellierst ihn nach BPMN-2.0-Standard und dokumentierst, wo Brüche und Schwachstellen sind.

BPMN ist seit 2011 OMG-Standard und auch als ISO 19510 ratifiziert. Das ist die Notation, mit der praktisch jedes größere Unternehmen 2026 arbeitet. Wer BPMN nicht lesen kann, scheidet im Bewerbungsgespräch oft schon im ersten Drittel aus.

Aufgabe konkret

Such dir einen Prozess aus, den du gut kennst. Beispiele aus der Praxis: Bestellprozess in einem Onlineshop, Eingangsrechnungs-Workflow in einer Buchhaltung, Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter, Reklamationsbearbeitung im Service. Ideal ist ein Prozess aus deinem alten Beruf, weil du die Schmerzpunkte aus erster Hand kennst.

Modelliere den Ist-Zustand mit allen Beteiligten, Entscheidungspunkten, Datenflüssen und Übergaben. Achte besonders auf Stellen, wo Daten doppelt gepflegt werden, wo manuelle Übergaben stattfinden, wo Wartezeiten entstehen.

Dann erstellst du eine zweite Version: den Soll-Prozess mit zwei bis drei konkreten Verbesserungen. Wichtig: Schreib daneben, was die Verbesserung kosten würde, was sie bringt und welche Risiken sie mit sich bringt.

Tools

Camunda Modeler ist kostenlos, läuft lokal, deckt den vollen BPMN-Standard ab. Alternativen: bpmn.io im Browser (kostenlos), Lucidchart (kostenpflichtig nach Trial), Microsoft Visio (im 365-Stack oft schon dabei). Wer mit dem Standard sauber arbeitet, kann zwischen den Tools später wechseln, ohne neu zu lernen.

Aufwand

8 bis 12 Stunden für ein sauberes Modell mit Soll- und Ist-Zustand. Das schließt Recherche und ein bis zwei Iterationen mit Feedback ein.

Outcome

Ein BPMN-Diagramm im Originalformat (.bpmn-Datei oder PDF) plus eine Seite Dokumentation: Was ist der Prozess, wo sind die Schmerzpunkte, was ist der Soll-Zustand, was kostet die Verbesserung.

Bewerbungs-Story

"Ich habe den Eingangsrechnungs-Prozess in einer mittelständischen Spedition modelliert. Im Ist-Zustand wurden Rechnungen viermal angefasst, vom Posteingang bis zur Bezahlung. Mein Soll-Zustand reduziert das auf eine OCR-Erfassung plus eine Freigabe. Reduktion der Bearbeitungszeit pro Rechnung von 11 auf 3 Minuten. Das BPMN-Modell sehe ich Ihnen gern."

Projekt 2: KI-Chatbot für FAQ-Antworten

Das zweite Projekt zeigt, dass du KI in der Praxis einsetzen kannst.

Ziel: Ein einfacher Chatbot, der Fragen aus einem definierten Wissensbestand beantwortet. Das kann ein FAQ-Bereich einer Website sein, ein Mitarbeiter-Wiki oder eine Sammlung von Servicemails der letzten zwölf Monate.

Aufgabe konkret

Sammle 15 bis 30 echte Fragen, die in deinem Beruf häufig vorkommen. Sammle dazu die Antworten, idealerweise aus einem realen Wissenspool wie einem internen FAQ.

Bau dann einen Chatbot, der diese Fragen beantwortet. Drei Wege.

Weg 1, einfach: Custom-GPT in ChatGPT Plus oder Claude Project. Wissen als PDFs hochladen, System-Prompt definieren, testen. Aufwand drei bis fünf Stunden, kostet eine Pro-Lizenz im Monat.

Weg 2, mittel: n8n-Workflow mit OpenAI- oder Anthropic-API, der Fragen über einen Webhook empfängt und Antworten generiert. Wissen über einfache RAG-Logik mit pgvector oder Pinecone. Aufwand 12 bis 20 Stunden.

Weg 3, fortgeschritten: Eigene Frontend-Seite mit Chat-Interface, angebunden an einen RAG-Backend mit eigenem Vector-Store. Aufwand 30 bis 50 Stunden, dafür sehr aussagekräftiges Portfolio-Stück.

Für die meisten Bewerbungen reicht Weg 1 oder 2. Wer in eine reine KI-Manager-Rolle bewerben will, sollte Weg 3 probieren.

Tools

Claude oder ChatGPT (Pro-Lizenz, ca. 23 Euro pro Monat im DACH-Raum), n8n self-hosted oder Cloud (ab 24 Euro pro Monat), pgvector als Postgres-Extension (kostenlos), Pinecone (Free-Tier verfügbar).

Aufwand

5 bis 50 Stunden je nach Weg.

Outcome

Ein funktionierender Chatbot, den du in der Bewerbung live demonstrieren kannst. Plus eine Seite Dokumentation: Welches Wissen, welche Fragen, welche Treffer-Quote in einem Test mit 20 Fragen, welche Limitationen.

Bewerbungs-Story

"Ich habe einen FAQ-Chatbot für Versicherungs-Standardfragen gebaut. Wissensbestand 200 echte Kundenmails aus dem öffentlich verfügbaren Servicebereich. In einer Stichprobe mit 20 neuen Fragen lag die Trefferquote bei 17 von 20 korrekten Antworten. Was nicht funktionierte, waren mehrteilige Fragen mit Bedingung, das habe ich dokumentiert."

Projekt 3: Automatisierungs-Workflow in n8n

Das dritte Projekt ist meist das am leichtesten verkaufbare, weil viele Stellenausschreibungen explizit nach Workflow-Automatisierung fragen.

Ziel: Ein Workflow, der eine wiederkehrende Aufgabe ohne menschlichen Eingriff erledigt.

Aufgabe konkret

Such eine Aufgabe, die du oder jemand in deinem Umfeld regelmäßig manuell macht. Klassiker: Eingangsrechnungen aus E-Mail-Anhängen extrahieren, in DATEV oder ein Buchhaltungstool buchen, ablegen. Oder: Bewerbungen aus Stellenausschreibungen verschiedener Plattformen sammeln, in eine Tabelle schreiben, mit Bewertung versehen. Oder: Newsletter-Signups aus einer Webseite in ein CRM übertragen.

Bau den Workflow in n8n. Trigger, Logik, Ausgabe. Beachte Edge Cases (was passiert bei Fehler, bei doppelten Daten, bei leerem Trigger). Dokumentiere die Knoten und das Schema.

Tools

n8n in der Self-Hosted-Variante ist 2026 in der Community Edition kostenlos und läuft auf einem Mini-VPS für rund 5 Euro im Monat. Alternativ Cloud-Plan ab 24 Euro im Monat. Make und Zapier sind kommerzielle Alternativen, beide mit Free-Tier zum Testen.

Aufwand

10 bis 25 Stunden inklusive Edge-Case-Behandlung und Doku. Wer schon programmiert hat, ist schneller.

Outcome

Ein laufender Workflow, dessen Export-Datei du als Anhang in der Bewerbung mitschicken oder im Gespräch zeigen kannst. Plus Doku mit Architektur-Skizze und einem Beispiel-Lauf mit Logs.

Bewerbungs-Story

"Ich habe einen n8n-Workflow gebaut, der Bewerbungen aus drei Job-Plattformen einsammelt, durch Claude eine erste Bewertung gegen das Anforderungsprofil laufen lässt und in eine Notion-Tabelle schreibt. Ein realer Test mit 47 Bewerbungen aus zwei Wochen. Bearbeitungszeit pro Bewerbung sank von 8 Minuten manuelles Sichten auf 30 Sekunden Final-Review."

Projekt 4: Datenanalyse-Dashboard

Das vierte Projekt zeigt, dass du Daten sichtbar machen kannst.

Ziel: Ein interaktives Dashboard, das eine reale Geschäftsfrage beantwortet.

Aufgabe konkret

Such einen offenen Datensatz, der zu einer realen Frage passt. Beispiele: Open-Data-Datensätze der Stadt Bayreuth oder anderer Kommunen, Statistik-Daten vom statistischen Bundesamt, Geschäftsberichte von DAX-Unternehmen, Arbeitsagentur-Statistiken zu Stellen und Vermittlung.

Formulier eine konkrete Frage. Beispiele: Wie hat sich der Stellenmarkt für IT-Berufe in Bayern von 2020 bis 2026 entwickelt? Welche Branchen haben in den letzten drei Jahren am meisten Fachkräfte verloren? Wie verteilen sich KI-Investitionen in deutschen DAX-Unternehmen?

Bau ein Dashboard, das die Frage beantwortet. Drei bis fünf Visualisierungen, klare Beschriftung, ein klares Fazit pro Visualisierung.

Tools

Power BI Pro kostet 12,10 Euro pro Nutzer und Monat. Power BI Premium Per User 20,80 Euro. Looker Studio ist kostenlos und reicht für Portfolio-Projekte vollkommen aus. Metabase ist Open-Source und selbst gehostet kostenlos. Tableau Public ist kostenlos für öffentliche Dashboards.

Für das Bewerbungs-Portfolio ist Looker Studio oder Tableau Public oft die beste Wahl, weil du ein Live-Link teilen kannst, das ein Personaler ohne Lizenz öffnen kann.

Aufwand

15 bis 30 Stunden inklusive Datenaufbereitung und Iteration der Visualisierungen.

Outcome

Ein Live-Dashboard mit URL plus eine Seite Doku: Welche Frage, welche Datenquelle, welche Annahmen, welche Erkenntnisse. Optional ein 90-Sekunden-Walkthrough-Video.

Bewerbungs-Story

"Ich habe ein Dashboard zur Frage gebaut, wie sich offene IT-Stellen in Oberfranken von 2020 bis 2026 verteilen. Datenquelle Statistik-Service der Bundesagentur für Arbeit. Drei zentrale Erkenntnisse: Erstens..., zweitens..., drittens... Das Dashboard läuft in Looker Studio, hier ist der Link."

Projekt 5: EU-AI-Act-Compliance-Konzept für ein fiktives KMU

Das fünfte Projekt ist das kompetenteste und am schwierigsten zu schreiben, gleichzeitig der größte Hebel für die Bewerbung.

Hintergrund: Die KI-Kompetenzpflicht nach Art. 4 der EU-KI-Verordnung gilt SEIT 02.02.2025. Hochrisiko-Pflichten nach Art. 6ff treten ab August 2026 in Kraft. Volle Anwendbarkeit bis August 2027. Jedes Unternehmen, das KI einsetzt, ist seit Februar 2025 in der Pflicht, KI-Kompetenz nachzuweisen. Die meisten Unternehmen wissen das nicht oder ignorieren es.

Ein DigiMan, der ein Compliance-Konzept liefern kann, beantwortet damit eine reale Sorge in vielen mittelständischen Unternehmen.

Aufgabe konkret

Wähl ein fiktives KMU mit klarem Profil. Beispiel: Ein Hersteller von Fertigungs-Komponenten, 120 Mitarbeiter, in Bayern, der ChatGPT für Angebote und einen Bewerber-Screening-Tool von Workday einsetzt.

Erstelle ein Compliance-Konzept entlang folgender Punkte:

Wichtig: Du bist kein Anwalt. Das Konzept ist eine Strukturhilfe, keine Rechtsberatung. Das schreibst du auch ins Dokument rein.

Tools

Microsoft Word oder Google Docs reichen. Für die Visualisierung der KI-Inventarisierung ist Excel oder eine einfache Tabelle ausreichend. Wer es professioneller will, kann ein einfaches Notion-Wiki bauen, in dem alle Komponenten verlinkt sind.

Aufwand

20 bis 35 Stunden inklusive Recherche zum aktuellen Stand der KI-Verordnung.

Outcome

Ein Compliance-Dokument von 12 bis 25 Seiten, klar strukturiert, mit Verweisen auf die relevanten Artikel der KI-VO. Plus eine Executive Summary von einer Seite, die ein Vorstand in fünf Minuten lesen kann.

Bewerbungs-Story

"Ich habe ein EU-AI-Act-Compliance-Konzept für ein fiktives Maschinenbau-KMU mit 120 Mitarbeitern erstellt. Inventarisierung von vier eingesetzten KI-Systemen, Klassifikation nach Art. 6 und Art. 50, Schulungskonzept nach Art. 4, Vertragscheckliste für KI-Anbieter. Sieben Seiten Executive Summary plus 22 Seiten Detail-Dokumentation. Genau diese Struktur lässt sich auf reale Unternehmen übertragen."

Wie du die Projekte sichtbar machst

Vier Projekte in einer Schublade nutzen niemandem. Du brauchst eine Sicht-Lösung, die ein Personaler ohne Login öffnen kann.

Drei einfache Optionen.

Erstens, eine eigene Portfolio-Seite. GitHub Pages, Carrd, Notion-Public-Page, einfache HTML-Seite auf einem 5-Euro-Hosting. Pro Projekt eine kurze Beschreibung, ein bis zwei Screenshots, Link zu Code oder Dokument.

Zweitens, ein Cloud-Storage mit aufgeräumter Struktur. Google Drive, Dropbox, OneDrive. Pro Projekt ein Ordner, in dem das fertige Dokument, die Doku und ein README liegen.

Drittens, GitHub. Vor allem für die technischen Projekte (n8n-Workflows, RAG-Code, BPMN-Dateien) ist GitHub Standard. Wer Code teilt und das öffentlich macht, signalisiert Transparenz und technische Selbstständigkeit.

Wichtig: Was auch immer du wählst, der Link gehört in den Lebenslauf und ins Anschreiben. Personalverantwortliche, die ihn klicken, sind oft schon zur Hälfte überzeugt.

Praxis-Haltung: Vier ist genug, nicht zehn

Wer jetzt anfängt, die Liste zu erweitern und zu denken, mehr ist mehr, macht einen Fehler. Drei bis fünf solide Projekte schlagen zehn halbfertige.

Bei unseren Teilnehmern, die nach 8 bis 12 Wochen ins erste Gespräch kommen, sehen wir typischerweise drei sauber ausgearbeitete Projekte. Das vierte oder fünfte ist optional. Wer mehr macht, hat oft keine Zeit mehr für Bewerbungen, und das ist genau der falsche Hebel.

Was den Unterschied macht, ist nicht die Anzahl. Es ist die Tiefe. Ein BPMN-Modell mit zwei Schmerzpunkten und konkreten Soll-Zuständen schlägt zehn flüchtige Diagramme. Ein n8n-Workflow mit dokumentierten Edge Cases schlägt fünf einfache Demos. Ein Compliance-Konzept mit Executive Summary und Detailteil schlägt eine sechs-seitige Mini-Übersicht.

Drei Projekte mit Tiefe sind das Ziel. Zwei davon mit Live-Demo-Möglichkeit. Eines davon zur EU AI Act Compliance, weil das 2026 jeden Mittelständler interessiert.

Mehr Hintergrund zu Berufsbild und Karrierewegen findest du auf der Pillar-Page Digitalisierungsmanager. Wer noch nicht sicher ist, ob die Themen Prozesse, KI und Daten überhaupt zu einem passen, sollte mit dem kostenlosen KI-Schnupperkurs anfangen, bevor er fünf Projekte plant. Eine Vorlage, wie du die Projekte später im Anschreiben verwertest, findest du im Artikel zur Anschreiben-Vorlage für Digitalisierungsmanager.

Häufige Fragen

Reicht ein einziges Projekt für eine Bewerbung?

Selten. Personaler erwarten, dass du verschiedene Themen abdeckst. Mit einem einzigen Projekt zeigst du ein Themenfeld. Mit drei Projekten zeigst du Breite und Tiefe gleichzeitig. Wenn die Zeit nur für eines reicht, dann das Compliance-Konzept zur EU AI Act, weil das 2026 in praktisch jeder Mittelstands-Bewerbung gefragt ist.

Können die Projekte aus dem aktuellen Job kommen, oder müssen es neue sein?

Beides geht. Wenn du im aktuellen Job einen Prozess optimiert oder eine Automatisierung gebaut hast, ist das wertvolles Material. Aber: anonymisiere Firmendaten, frag deinen Arbeitgeber bei Bedarf um Erlaubnis, schreib im Portfolio nur, was unkritisch ist. Wenn du komplett aus einer fachfremden Branche kommst, baust du die Projekte ohne Bezug zum aktuellen Job neu.

Wie schreibe ich ein Projekt überzeugend, ohne mit Buzzwords zu nerven?

Erkläre konkret, was war, was du getan hast, was rauskam. Drei Sätze pro Projekt für die Bewerbungs-Variante. Im Detailteil dann die Methode, die Tools, die Iterationen, was nicht funktionierte. Was du vermeiden solltest: "Ich habe ganzheitlich eine innovative Lösung entwickelt." Was funktioniert: "Ich habe einen Bestellprozess in BPMN modelliert, drei Brüche identifiziert und einen Soll-Zustand mit Aufwand- und Nutzenschätzung dokumentiert."

Wie zeige ich Projekte, wenn ich kein Tech-Hintergrund habe?

Du brauchst keinen Tech-Hintergrund, um diese Projekte zu bauen. Was du brauchst, ist Geduld und das richtige Lernmaterial. n8n hat eine ausführliche kostenfreie Doku, BPMN ist als Standard öffentlich, Power BI hat eine 60-tägige Trial. Wer im DigiMan-Kurs mitgemacht hat, hat alle Grundlagen. Was zählt, ist nicht Vorwissen, sondern dass du dir nach dem Kurs vier bis sechs Wochen Zeit nimmst, das Gelernte in echten Projekten anzuwenden.

Sources: - BPMN 2.0 OMG Specification - n8n Pricing 2026 - Power BI Tarif Microsoft - Metabase Open Source - EU AI Act Verordnung 2024/1689 EUR-Lex

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