Wenn im Mittelstand das Thema KI hochkommt, landet die Frage früher oder später auf dem Tisch der Geschäftsführung: Qualifizieren wir jemanden intern oder holen wir uns einen Berater ins Haus? Beide Modelle haben Vor- und Nachteile, und die Antwort hängt an überraschend wenigen Faktoren.

Dieser Artikel hilft bei der Entscheidung. Nicht abstrakt, sondern anhand der typischen Konstellationen, die in deutschen Mittelstandsfirmen vorkommen.

Was die beiden Modelle unterscheiden

Ein externer KI-Berater kommt projektweise, bringt Erfahrung aus anderen Unternehmen mit, arbeitet in der Regel auf Tages- oder Projektbasis. Honorar liegt bei 800 bis 1.800 Euro pro Tag, ein typisches Einführungsprojekt bei 15.000 bis 60.000 Euro. Danach ist er weg, und das Wissen ist bestenfalls dokumentiert, in der Realität aber oft nicht.

Ein interner Digitalisierungsmanager ist fest angestellt, bringt nach vier Monaten AZAV-zertifizierter Weiterbildung das Grundhandwerk mit, kennt nach weiteren sechs Monaten die Eigenheiten der eigenen Firma und ist ab dann Teil des Teams. Gehalt in der Einstiegsrolle liegt je nach Region und Vorerfahrung bei 55.000 bis 70.000 Euro brutto im Jahr.

Wann der externe Berater die bessere Wahl ist

Einmaliges Projekt, klar umrissen. Sie wollen ein bestimmtes CRM mit KI-Funktionen einführen, einen Chatbot aufsetzen, oder eine Rechnungsautomatisierung implementieren. Zeitrahmen drei bis neun Monate, danach läuft es weitgehend allein. Dafür lohnt sich keine feste Stelle.

Spezialwissen, das selten gebraucht wird. LLM-Feintuning, komplexe Vektor-Datenbanken, KI-gestützte Bildanalyse in medizinischen Anwendungen. Nischen-Expertise, die ein interner Mitarbeiter nur alle paar Jahre bräuchte, ist extern günstiger.

Firma unter 20 Mitarbeiter. Hier ist selten genug Volumen da, um eine Vollzeitstelle rechtfertigen zu können. Externe Unterstützung im Stundenkontingent ist flexibler.

Strategische Beratung vor einer großen Weichenstellung. Vor der Entscheidung, welche Plattform für die nächsten zehn Jahre gesetzt wird, lohnt sich oft ein externer Blick von jemandem, der schon fünf vergleichbare Projekte gesehen hat.

Wann der interne Digitalisierungsmanager die bessere Wahl ist

Laufende Transformation, nicht Einzelprojekt. KI ist inzwischen nicht mehr „das eine Projekt", sondern dauerhafte Aufgabe. Prozesse werden laufend angepasst, neue Tools kommen, alte werden abgelöst. Wer das einem wechselnden Berater überlässt, zahlt jedes halbe Jahr wieder für den Einarbeitungsaufwand.

Firma ab 30 Mitarbeitern. Ab dieser Größe gibt es genug Prozessvolumen und genug interne Abstimmungsnotwendigkeit, dass eine feste Stelle sich rechnet. Die interne Person kennt die Mitarbeiter, die Kultur, die Historie, und das spart mehr Zeit als jede externe Erfahrung zubringen kann.

Wissensaufbau soll im Haus bleiben. Ein zentraler Unterschied, der oft erst nach dem dritten Beraterzyklus klar wird: Externes Wissen verlässt das Haus wieder. Internes Wissen wächst mit der Firma und wird ein Wettbewerbsvorteil.

Kulturfrage: Der Mensch soll mit der Veränderung mitwachsen. Wenn eine bestehende Mitarbeiterin die Rolle übernimmt und dafür qualifiziert wird, ist das ein anderes Signal in die Belegschaft als ein externer Berater, der „kommt und wieder geht". Gerade in gewachsenen Familienunternehmen funktioniert das oft besser.

Was das konkret kostet über drei Jahre

Vereinfachte Rechnung für ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern, das aktiv KI-Projekte umsetzt:

Modell A: Externer Berater, durchschnittlich 40 Tage pro Jahr. 40 mal 1.200 Euro sind 48.000 Euro pro Jahr. Über drei Jahre 144.000 Euro. Plus Einarbeitungsaufwand bei Wechsel des Beraters (oft 15 bis 20 Prozent zusätzlich). Realistischer Wert: 160.000 bis 180.000 Euro.

Modell B: Interner Digitalisierungsmanager. Gehalt 65.000 Euro plus Arbeitgeberkosten (Sozialabgaben etc.) mal 1,3 sind 84.500 Euro. Pro Jahr. Über drei Jahre 253.500 Euro. Minus mögliche Förderung: Wenn die Weiterbildung eines bestehenden Mitarbeiters über das Qualifizierungschancengesetz läuft, übernimmt die Arbeitsagentur bei 50 bis 499 Mitarbeitern bis zu 50 Prozent der Lehrgangskosten plus Lohnzuschuss während der Weiterbildungszeit. Das reduziert die Kosten im ersten Jahr spürbar.

Die reine Kostenrechnung sagt: Der externe Berater ist günstiger. Aber die reine Kostenrechnung ignoriert, dass der interne Mitarbeiter deutlich mehr Stunden pro Jahr arbeitet als die 40 Beratertage. Rechnet man in „Produktivitätseinheiten für KI-Projekte", dreht sich die Rechnung schnell.

Das Hybrid-Modell

In der Praxis läuft es in vielen erfolgreichen Mittelstandsfirmen nicht entweder-oder, sondern als Kombination: Ein interner Digitalisierungsmanager hat die Verantwortung, zieht aber bei speziellen Projekten externe Expertise hinzu. Der externe Berater kommt für Einzelthemen, das interne Wissen bleibt im Haus.

Dieses Modell funktioniert besonders gut für Unternehmen mit 50 bis 500 Mitarbeitern, die dauerhaft in KI investieren, aber nicht für jede Spezialfrage eine eigene Person beschäftigen wollen.

Den eigenen Mitarbeiter qualifizieren: Wie das konkret geht

Viele Geschäftsführer wissen nicht, dass es für diesen Weg einen klaren Fördertopf gibt. Das Qualifizierungschancengesetz (Paragraf 82 SGB III) ist seit 2019 in Kraft und wurde mehrfach erweitert. Es erlaubt, bestehende Mitarbeiter während der bezahlten Arbeitszeit weiterzubilden.

Die Fördersätze nach Unternehmensgröße:

Die AZAV-zertifizierte Weiterbildung zum Digitalisierungsmanager dauert vier Monate, komplett online, maximal 18 Teilnehmer pro Kurs. Der Mitarbeiter wird während dieser Zeit freigestellt oder arbeitet reduziert und bekommt die Weiterbildung auf Kosten der Arbeitsagentur. Wer bisher für Rechtsfragen den Betriebsrat und die Aufsichtsbehörde ernst genommen hat, sollte auch die KI-Kompetenzpflicht nach Artikel 4 der EU-KI-Verordnung kennen. Die gilt seit 2. Februar 2025 und verlangt, dass KI-nutzende Mitarbeiter ausreichend geschult sind. Die Weiterbildung erfüllt diese Anforderung formal.

Faustregel für die Entscheidung

Wenn die Frage ist „einmal Setup, dann läuft es": externer Berater. Wenn die Frage ist „dauerhafte Transformation und Weiterentwicklung": interner Digitalisierungsmanager, wenn möglich ein bestehender Mitarbeiter, der über das Qualifizierungschancengesetz gefördert wird. Wenn die Firma zwischen 50 und 500 Mitarbeitern hat und KI als langfristige Priorität sieht: Hybrid.

Häufige Fragen

Kann man einen Berater nicht einfach länger im Haus behalten?

Technisch ja, rechtlich problematisch. Wenn ein externer Berater dauerhaft in einem Unternehmen tätig ist, Anweisungen vom Geschäftsführer bekommt und einen festen Arbeitsplatz nutzt, kann das als Scheinselbstständigkeit gewertet werden. Das kostet im Nachhinein beide Seiten viel Geld und ist steuerlich und sozialrechtlich unangenehm.

Kann ich die Weiterbildung während laufender Arbeit machen?

Ja, die Weiterbildung zum Digitalisierungsmanager ist als berufsbegleitendes Format möglich, meist abends oder an bestimmten Wochentagen. Für geförderte Teilnehmer ist aber die Vollzeitvariante üblich, weil die Arbeitsagentur bei Teilzeit in der Regel nur anteilig fördert.

Was ist mit KI-Beratern, die selbst den Digitalisierungsmanager gemacht haben?

Gibt es. Einige Absolventen der Weiterbildung arbeiten danach freiberuflich. Für Unternehmen, die externe Unterstützung suchen, kann das eine Mittellösung sein: Die formale Qualifikation des Digitalisierungsmanagers plus die Flexibilität eines Freelancers.

Wie unterscheidet sich das von IT-Consulting?

Der Digitalisierungsmanager ist prozess-fokussiert, nicht infrastruktur-fokussiert. Er arbeitet dort, wo BWL, Organisation und Technik aufeinandertreffen. Klassische IT-Berater kümmern sich um Server, Netzwerke, Security. Beide Berufsbilder ergänzen sich, konkurrieren aber selten.

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