SkillSprinters KI-E-Mail-Assistent in 30 Minuten
⏱ Gesamtdauer: ca. 30 Minuten

KI-E-Mail-Assistent einrichten

In 6 Schritten bauen Sie einen KI-Assistenten, der eingehende E-Mails liest und passende Antwort-Entwürfe erstellt. Mit Ihren Firmendaten, in Ihrem Tonfall. Nichts geht raus ohne Ihre Freigabe.

Was Sie brauchen

1

Workflow importieren

ca. 2 Minuten

Der gesamte Workflow ist als JSON-Datei vorbereitet. Sie müssen nichts selbst zusammenbauen.

  1. Laden Sie die Workflow-Datei herunter:
    ⬇ ki-email-assistent.json herunterladen
  2. Öffnen Sie n8n und klicken Sie oben rechts auf die drei Punkte (...).
  3. Wählen Sie Import from File.
  4. Wählen Sie die heruntergeladene JSON-Datei.

Nach dem Import sehen Sie 4 Nodes (Bausteine) in Ihrem Workflow:

Node Funktion
E-Mail empfangen Prüft Ihr Postfach auf neue E-Mails (IMAP Trigger)
E-Mail vorbereiten Extrahiert Absender, Betreff und Text
KI-Antwort generieren Erstellt einen Antwort-Entwurf mit Ihren Firmendaten
Entwurf speichern Sendet den Entwurf per E-Mail an Sie (SMTP)
2

E-Mail-Zugang einrichten (IMAP)

ca. 5 Minuten

Der erste Node braucht Zugriff auf Ihr E-Mail-Postfach, um eingehende Nachrichten zu lesen.

  1. Klicken Sie doppelt auf den Node E-Mail empfangen.
  2. Bei Credential klicken Sie auf Create New.
  3. Tragen Sie die IMAP-Daten Ihres Providers ein:
Feld Beispiel (Gmail) Beispiel (All-Inkl / Ionos)
Host imap.gmail.com Ihr Server (z.B. w0137eb4.kasserver.com)
Port 993 993
User ihre@firma.com ihre@firma.de
Password App-Passwort (s.u.) E-Mail-Passwort
SSL/TLS true true
Gmail-Nutzer: Verwenden Sie ein App-Passwort statt Ihres normalen Passworts. Erstellen Sie es unter myaccount.google.com/apppasswords. Voraussetzung: 2-Faktor-Authentifizierung muss aktiv sein.
Microsoft 365 / Outlook: Verwenden Sie outlook.office365.com als IMAP-Host. OAuth2 wird empfohlen. In n8n gibt es dafür ein eigenes Microsoft-Credential.
3

OpenAI API Key eintragen

ca. 3 Minuten

Die KI braucht einen API-Schlüssel, um Antworten zu generieren. Sie zahlen nur pro Nutzung, kein Abo.

  1. Öffnen Sie platform.openai.com/api-keys und melden Sie sich an.
  2. Klicken Sie auf Create new secret key.
  3. Vergeben Sie einen Namen (z.B. "n8n E-Mail-Assistent") und kopieren Sie den Key.
  4. Zurück in n8n: Klicken Sie doppelt auf den Node KI-Antwort generieren.
  5. Bei Credential wählen Sie Create New und tragen den API Key ein.
Budget-Limit setzen: Unter Billing → Usage limits können Sie ein monatliches Limit festlegen (z.B. 5 EUR). So behalten Sie die Kosten immer unter Kontrolle. Pro E-Mail kostet die KI-Antwort etwa 0,5 bis 2 Cent.
4

Firmeninfos einfügen

ca. 10 Minuten

Dieser Schritt macht den Unterschied zwischen einer generischen KI und einem Assistenten, der wie Ihr Unternehmen klingt.

  1. Klicken Sie doppelt auf den Node KI-Antwort generieren.
  2. Öffnen Sie das Feld System Message (der "System-Prompt").
  3. Ersetzen Sie die Platzhalter mit Ihren echten Firmendaten:

Im System-Prompt finden Sie diesen Abschnitt:

== FIRMENINFOS == Firmenname: [FIRMENNAME] [HIER DEINE FIRMENINFOS EINFÜGEN]

Ersetzen Sie [FIRMENNAME] und [HIER DEINE FIRMENINFOS EINFÜGEN] mit den folgenden Informationen:

Beispiel (fiktives Unternehmen):

== FIRMENINFOS == Firmenname: Müller Metallbau GmbH Wir sind ein Metallbaubetrieb aus Nürnberg mit 25 Mitarbeitern. Schwerpunkte: Stahlkonstruktionen, Treppen, Geländer, Balkone. Dienstleistungen: - Stahlbau und Schweißarbeiten - Edelstahl-Geländer und Treppen (innen + außen) - Balkone und Überdachungen - Reparatur und Instandsetzung Erreichbarkeit: - Mo-Fr 7:00 bis 16:30 Uhr - Telefon: 0911 1234567 Häufige Fragen: - Angebote: Wir erstellen kostenlose Angebote vor Ort. Termin vereinbaren per Telefon oder E-Mail. - Lieferzeit: Standardprojekte 4-6 Wochen, Sonderanfertigungen 8-12 Wochen. - Einzugsgebiet: Großraum Nürnberg, Fürth, Erlangen (50 km Umkreis). - Mindestauftragswert: 500 EUR netto. - Materialien: V2A Edelstahl, S235/S355 Baustahl, Aluminium auf Anfrage.
Tipp: Je mehr konkrete Details Sie eintragen, desto besser werden die Antwort-Entwürfe. Besonders hilfreich sind echte Kundenfragen mit den korrekten Antworten. Sie können den Prompt jederzeit erweitern und anpassen.
5

SMTP für Entwürfe einrichten

ca. 5 Minuten

Der letzte Node sendet den fertigen Entwurf per E-Mail an Sie. Dafür braucht er SMTP-Zugang (E-Mail-Versand).

  1. Klicken Sie doppelt auf den Node Entwurf speichern.
  2. Bei Credential wählen Sie Create New.
  3. Tragen Sie Ihre SMTP-Daten ein:
Feld Beispiel (Gmail) Beispiel (All-Inkl / Ionos)
Host smtp.gmail.com Ihr Server (z.B. w0137eb4.kasserver.com)
Port 587 587
User ihre@firma.com ihre@firma.de (oder Kontoname)
Password App-Passwort E-Mail-Passwort
SSL/TLS STARTTLS STARTTLS
Gleiche Zugangsdaten: In der Regel sind die SMTP-Zugangsdaten identisch mit den IMAP-Daten aus Schritt 2. Nur Host und Port unterscheiden sich.
6

Workflow aktivieren und testen

ca. 5 Minuten

Alles ist eingerichtet. Jetzt testen Sie, ob es funktioniert.

  1. Klicken Sie oben rechts auf den Schalter Inactive, um den Workflow auf Active zu setzen.
  2. Senden Sie eine Test-E-Mail an Ihre Firmenadresse. Verwenden Sie eine typische Kundenanfrage, z.B.:
    Betreff: Anfrage Edelstahlgeländer Guten Tag, wir planen den Bau eines Balkons und suchen einen Anbieter für ein Edelstahlgeländer (ca. 8 Meter). Können Sie uns ein Angebot machen? Wie lang wäre die Lieferzeit? Mit freundlichen Grüßen Thomas Berger
  3. Warten Sie 1-2 Minuten (n8n prüft das Postfach im eingestellten Intervall).
  4. Prüfen Sie Ihr E-Mail-Postfach: Sie sollten eine Nachricht mit dem Betreff [KI-Entwurf] erhalten haben, die den Antwort-Entwurf enthält.
  5. Lesen Sie den Entwurf. Wenn er passt: Kopieren, in eine neue Antwort einfügen, ggf. anpassen, absenden.
Nichts geht automatisch raus: Der Workflow erstellt nur Entwürfe. Keine E-Mail wird ohne Ihre ausdrückliche Freigabe an Kunden gesendet. Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle.
Antwort nicht gut genug? Passen Sie die Firmeninfos im System-Prompt an (Schritt 4). Fügen Sie weitere häufige Fragen hinzu oder präzisieren Sie Ihren Tonfall (z.B. "Antworte sachlich und professionell" oder "Duze den Kunden").
✓

Geschafft!

Ihr KI-Assistent läuft. Jede eingehende E-Mail bekommt innerhalb von 2 Minuten einen Antwort-Entwurf. Sie entscheiden, was rausgeht.

Was noch möglich ist

Das war eine Automatisierung. Ihre Mitarbeiter könnten in 4 Monaten Dutzende davon bauen.

📄

Eingangsrechnungen automatisch buchen

KI liest Rechnungs-PDFs und legt sie in der Buchhaltung an. 80% schneller.

👥

Bewerbungen vorsortieren und zusammenfassen

Eingehende Bewerbungen nach Ihren Kriterien bewertet. 90% schneller.

📈

Wettbewerbsanalyse auf Knopfdruck

Preise und Änderungen bei Wettbewerbern. 2 Tage werden 30 Sekunden.

🎤

Meeting-Protokoll automatisch aus Zoom

Zusammenfassung, offene Punkte, nächste Schritte. Automatisch nach jedem Meeting.

📝

Kundendaten aus Formularen direkt ins CRM

Kontaktformulare, PDF-Anfragen oder E-Mails. Kein Abtippen mehr.

Die Weiterbildung zum Digitalisierungsmanager

4 Monate, komplett online, DEKRA-zertifiziert. Ihre Mitarbeiter lernen, genau solche Automatisierungen für Ihr Unternehmen zu bauen. Mit n8n, KI-Tools und strukturiertem Prozesswissen.

Und über das Qualifizierungschancengesetz übernimmt der Staat bis zu 100% der Kosten. Plus einen Lohnkostenzuschuss während der Weiterbildung.

Das ist kein Zuschuss den Sie beantragen und hoffen. Das ist ein Rechtsanspruch für Unternehmen die ihre Mitarbeiter weiterbilden wollen.

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